8 октября, 2021 Автор: Соня Крапива

Журнал операций расчетов с подотчетными лицами 3

Регистры учета: заполняем, распечатываем и прилагаем первичку

Учетные регистры помогают систематизировать и накапливать поступающую из первичных документов информацию, которую бухгалтер отражает на счетах и в отчетности. Поэтому, занося данные в регистры, можно одновременно регистрировать первичку и контролировать деятельность.

Какую первичку регистрировать в журналах операций

Основные регистры учета — это журналы операций (ф. 0504071) и главная книга (ф. 0504072). Именно с их помощью вы систематизируете практически все первичные документы. Записи хозяйственных операций при регистрации или создании первичных документов в учетной программе фиксируйте в том или ином журнале в зависимости от экономического содержания. В таблице 1 мы показали, в каких журналах регистрируют те или иные первичные документы.

Таблица 1. Регистрация первичных документов в журналах операций

Название журнала операций

Журнал операций по счету «Касса»

Все первичные документы кассы вместе с листом кассовой книги (приходные и расходные кассовые ордера, ведомости на выдачу денег и т. п.)

Журнал операций с безналичными денежными средствами

0 201 11 000, 0 201 21 000, 0 201 03 000, 0 201 27 000, 0 210 02 000, 0 210 03 000, 0 210 04 000, 0 303 05 000 — по платежам в бюджеты, 0 304 01 000, 0 304 05 000, 0 304 04 000, 0 201 02 000, 0 201 26 000, 0 207 00 000, 0 215 00 000, 0 301 00 000

Документы, прилагаемые к выписке по лицевому счету (заявки на кассовый расход, платежные поручения и требования, мемориальные ордера и т. п.)

Журнал операций расчетов с подотчетными лицами

0 208 00 000, 0 304 04 000

Авансовые отчеты и прилагаемые к ним первичные документы, подтверждающие расходование наличных денег или денежных документов

Журнал операций расчетов с поставщиками и подрядчиками

0 302 00 000, 0 206 00 000, 0 303 00 000 — по начисленному НДФЛ, 0 304 04 000

Первичные документы, поступающие от поставщиков и подрядчиков: накладные, акты приема-передачи, акты выполненных работ, универсальный передаточный документ (УПД) и т. д.

Журнал операций расчетов с дебиторами по доходам

0 205 00 000, 0 209 00 000, 0 304 04 000

Документы учреждения о выполненных работах, оказанных услугах, проданных товарах: акты, накладные, УПД и т. д.

Журнал операций расчетов по оплате труда, денежному довольствию и стипендиям

0 302 00 000, 0 303 01 000, 0 304 02 000, 0 304 03 000

Первичные документы, на основании которых начисляется заработная плата, денежное довольствие и стипендии: расчетные ведомости, своды расчетно-платежных ведомостей, записки-расчеты и копии кадровых приказов (или выписки из них), касающиеся приема, увольнения, перемещения, командировок и отпусков сотрудников и т. п.

Журнал операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов

0 101 00 000, 0 102 00 000, 0 103 00 000, 0 104 00 000, 0 105 00 000, 0 106 00 000, 0 108 00 000, 0 107 00 000, 0 111 40 000, 0 114 00 000, 0 304 04 000

Все первичные документы, касающиеся перемещения и списания нефинансовых активов: требования-накладные, ведомости, акты, а также документы принятия к учету объектов нефинансовых активов по сформированной первоначальной стоимости или операций по увеличению балансовой стоимости объектов в случае их достройки, дооборудования, модернизации

Журнал по прочим операциям

0 101 00 000, 0 109 00 000, 0 201 35 000, 0 202 00 000, 0 203 00 000, 0 210 10 000, 0 210 05 000, 0 210 06 000, 0 211 00 000, 0 212 00 000, 0 215 00 000, 0 207 00 000 и 0 301 00 000 — по переоценке заимствований и начислению процентов, 0 302 00 000 — по пенсиям, пособиям, иным соцвыплатам, 0 303 00 000, 0 304 04 000, 0 304 06 000, 0 401 00 000

Все остальные первичные документы, которые не вошли в предыдущие семь журналов

Особое внимание при регистрации хозяйственных операций в учетной программе обращайте на операции, которые вводите вручную. Самое большое количество ошибок возникает именно в таких проводках. Если не указать журнал операций, то хозяйственная операция может не попасть в главную книгу и далее в отчетность. По окончании месяца (квартала) сведения из журнала операций сверяйте с данными главной книги, затем подбирайте к журналу в хронологическом порядке первичные документы, брошюруйте и подписывайте (п. 11 Инструкции № 157н).

Можно ли отразить операции в нескольких журналах

Рассмотрим, как занести в журнал первичный документ, если он одновременно относится к нескольким журналам операций.

Например, вы выдали сотруднику из кассы наличные на покупку бумаги. В учете сделали проводку:

ДЕБЕТ 0 208 34 560
КРЕДИТ 0 201 34 610

— выданы деньги под отчет на покупку материальных запасов.

Операцию зафиксируйте в двух регистрах: журнале операций по счету «Касса» и журнале операций расчетов с подотчетными лицами. Документы на выдачу денег приложите к журналу операций по счету «Касса».

Другой пример. От поставщика поступили строительные материалы по накладной. В учете записали проводку:

ДЕБЕТ 0 105 34 340
КРЕДИТ 0 302 34 730

— поступили строительные материалы.

Операцию отразите в журнале операций расчетов с поставщиками и подрядчиками и журнале операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов (НФА). Первичку — документы поставщика, а также приходный ордер (ф. 0504207) или бухгалтерскую справку (ф. 0504833) — приложите к журналу операций расчетов с поставщиками и подрядчиками. Приходный ордер можно продублировать и приложить его к журналу операций по выбытию и перемещению НФА.

Или:  Нотариальный перевод паспорта иностранного гражданина

Что не включать в журнал операций по счету «Касса»

В журнал операций по счету «Касса» не включайте первичные документы по учету денежных документов (со штампом «Фондовый»), даже если в учреждении ведется одна кассовая книга. Смотрите образец, как сформировать журнал операций по счету «Касса». Операции по денежным документам учитывайте в журнале по прочим операциям. Ведите две кассовые книги (такая возможность сейчас имеется): отдельно по наличным денежным средствам и денежным документам.

Образец. Журнал операций по счету «Касса»

С какой периодичностью формировать и распечатывать регистры

Журналы операций и главную книгу формируйте ежемесячно, так как обороты из журналов ежемесячно переносят в главную книгу (п. 10 Инструкции № 157н). Другие регистры составляйте и распечатывайте с той периодичностью, которая прописана в учетной политике. Например, инвентарную карточку учета нефинансовых активов (ф. 0504031), которую обычно ведут в электронном виде, можно распечатывать на момент выбытия объекта (или объектов) из учреждения.

Оборотные ведомости по нефинансовым активам (ф. 0504035) распечатывайте поквартально или помесячно в зависимости от объема операций с такими объектами учета и частоты проведения сверок.

Читайте также:

Регистры-книги (книгу учета материальных ценностей (ф. 0504042), книгу регистрации боя посуды (ф. 0504044), книгу учета животных (ф. 0504039)) материально ответственные лица ведут постоянно. Данные из этих книг сверяйте с данными бухгалтерского учета. Периодичность сверок установите в учетной политике учреждения. Существуют регистры учета, которые позволяют быстро произвести внутреннюю сверку или сверку с контрагентами, например отдельно по каждому договору. Это карточка учета средств и расчетов (ф. 0504051) или многографная карточка (ф. 0504054). Такие регистры формируйте по мере необходимости по тем параметрам, которые нужны для сверки.

Периодичность формирования регистров на бумаге установите в учетной политике (см. табл. 2).

Таблица 2. Периодичность формирования регистров на бумажных носителях

Источник

Журнал операций расчетов с подотчетными лицами № 3

Журналы — один из видов бухгалтерских регистров. Журнально-ордерная система учета — это один из видов организации учетной работы бухгалтерии. Напомним, что существует три вида организации бухгалтерской работы, три формы бухучета:

  1. Простая форма учета, применяется СМП.
  2. Журнально-ордерная форма учета.
  3. Мемориально-ордерная система учета.

Простая форма учета предназначена для малых предприятий, число операций которых не превышает, как правило, 30 в месяц и не несет больших материальных затрат (п. 22 ст. 4.1 приказа Минфина от 21.12.1998 № 64н, далее — приказ № 64н). В этом случае основной формой учета является Книга учета операций хозяйственной деятельности. Кроме этого ведутся следующие регистры:

  • книга расчетов по заработной плате и по НДФЛ;
  • ведомость учета зарплаты (по форме № В-8);
  • книга по форме № К-1 для учета операций с имуществом.

Напомним, что кроме простой формы бухучета, согласно п. 8 ст. 3.1 Рекомендаций для СМП «Института профессиональных бухгалтеров и аудиторов России» от 25.04.2013 № 4/13 (далее по тексту — протокол ИПБ РФ № 4/13), малые предприятия имеют право использовать такие виды организации учетной работы, как:

  • полная форма учета,
  • сокращенная форма учета.

Подробнее о том, как организовать бухучет упрощенцам, рекомендуем ознакомиться в статье «Порядок ведения бухгалтерского учета при УСН».

Мемориально-ордерная форма учета схематично представлена на рис. 1. Как видно, основу этой формы бухучета составляют ведомости и карточки аналитического учета, главная книга, в которой сводятся данные синтетического учета, журналы регистрации операций. Эта форма учета проще для понимания, но сложнее в формировании сводных данных — формирование мемориальных ордеров для каждой операции (вручную) занимает довольно много времени. Такая форма учета имела широкое применение на предприятиях Советского Союза. Сегодня многие программные платформы для ведения бухучета строятся на базе мемориально-ордерной системы учета.

Журнал операций расчетов с подотчетными лицами № 3

Рисунок 1. Схема организации мемориально-ордерной формы учета

Подробнее о правилах работы с регистрами бухучета можно узнать из статьи Учетные регистры бухгалтерского учета (формы, образцы).

Журнально-ордерная форма учета — это хронологическая регистрация хозяйственных операций в журналах-ордерах. Формируются по каждому месяцу на основании данных первичных документов или накопительных ведомостей. При журнально-ордерной системе учета регистрация операции производится по кредиту счета с одновременным отображением дебета счета-корреспондента. На рис. 2 приведена схема организации учета при журнально-ордерной форме.

Журнал операций расчетов с подотчетными лицами № 3

Рисунок 2. Схема организации учета при журнально-ордерной форме

Журнал по учету операций расчетов с подотчетными лицами

Журнал по учету операций расчетов с подотчетными лицами является одним из регистров бухучета при журнально-ордерной системе учета. Номер этого журнала в учете может быть 3, 7 или 6. Это зависит от того:

  • относится ли предприятие:
    • к бюджетным (журнал № 3 для бюджетных организаций),
    • не бюджетным (журнал № 3, 6 или 7);
    • упрощенная (журнал № 3 для СМП на упрощенной системе учета — письмо Минфина СССР от 06.06.1960 № 176, далее Письмо № 176),
    • полная (журнал № 7);

    Для коммерческих структур, использующих полную форму бухгалтерского учета, установлен перечень регистров, в котором журнал расчетов с подотчетными лицами значится под номером 7 (Приложение № 2 к письму Минфина от 24.07.1992 № 59, далее — письмо № 59). Данная форма журнала № 7 рекомендована к применению в строительстве, на промышленных предприятиях, в науке, в организациях сферы снабжения и сбыта.

    Для предприятий, относимых к числу СМП, перечень регистров, которые они могут использовать при упрощенной системе бухучета, установлен Письмом № 176. Этим же документом установлен номер журнала, в котором отражаются операции по расчетам с подотчетными лицами.

    Перечень журналов для бюджетных организаций установлен приказом Минфина от 30.03.2015 № 52н (далее — приказ № 52н) и приказом Казначейства РФ от 08.02.2005 № 165 (далее — приказ № 165). Журнал для расчетов с подотчетными лицами в этих документах указан под номером 3.

    Журнал № 3 для СМП

    В приложении № 2 Письма № 176 установлено, что в журнале № 3 отражаются операции по кредиту счетов: 60, 71, 76 (61, 67, 73, 76) и 77 (77, 79). Накопление информации, переносимой в журнал, производится в соответствующих ведомостях.

    Сведения о расчетах с подотчетными лицами первоначально накапливаются в ведомости № 2. Это годовая ведомость. Здесь производится аналитический учет расчетов с разными дебиторами и кредиторами (включая подотчетников), за исключением расчетов по счету 60 (для этого счета создается отдельно ведомость № 1).

    СПРАВКА: если предприятие относится к числу СМП, то оно может и не использовать журнально-ордерную форму учета. В этом случае необходимо руководствоваться положениями приказа № 64н и протокола ИПБ РФ №4/13.

    Первичными документами для оформления записей в ведомости № 2 и последующего переноса в журнал № 3 при расчетах с подотчетными лицами являются:

    1. Расходный кассовый ордер или платежное поручение (выдача или перечисление денег в подотчет), оформленные на основании заявления подотчетного лица. Заявление должно быть согласовано и утверждено руководством.
    2. Авансовый отчет.
    3. Первичные документы, подтверждающие факт целевого расхода денежных средств подотчетником.
    4. Приходный ордер — в случае возврата части аванса (или полной его суммы) подотчетным лицом.
    5. Расходный ордер — в случае необходимости доплаты подотчетнику, если сумма целевого расхода оказалась выше аванса.

    В соответствии с целевым назначением использования выданных средств в журнале № 3 кредит 71-го счета может корреспондировать с дебетом счетов: 08, 10, 20 (23, 25, 26), 70 и др.

    Такой важный аспект расчетов, как наличие у подотчетного лица задолженности по подотчетным суммам, можно увидеть только в ведомости № 2, где выводится сальдо расчетов по каждому выданному авансу и по каждому подотчетнику.

    ВНИМАНИЕ! С 30.11.2020 правила оформления подотчета упростили. Теперь в заявлении на выдачу денег под отчет не обязательно указывать сумму аванса и срок, на который выдают подотчетные суммы. Срок организация устанавливает самостоятельно.

    Какие еще нововведения в порядке учета кассовых операций вступили в действие с 30.11.2020, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в обзорный материал.

    Подробнее о правилах работы с подотчетными суммами в 2021 году можно прочитать в статье: «Порядок выдачи денег в подотчет из кассы».

    Журнал № 3 для учета расчетов с подотчетниками в бюджетных организациях

    В Приложении № 3 к приказу № 52н и к приказу № 165 установлено, что № 3 соответствует журналу операций расчетов с подотчетными лицами. Несмотря на совпадение основных правил работы с подотчетными суммами в коммерческих и бюджетных предприятиях, существуют все же некоторые различия.

    Если для вас этот аспект учета представляет особенный интерес, рекомендуем обратиться к статье «Расчеты с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях».

    Журнал операций в бюджетных организациях выполняет ту же функцию, что и в общей системе бухгалтерского учета — здесь аккумулируются обороты по счету расчетов с подотчетными лицами в корреспонденции с дебетом счетов, куда производится списание суммы выданного аванса.

    Счет кредита, на котором отражаются расчеты с подотчетниками в организациях бюджетной сферы, — 1 208 00 000. Кодами КОСГУ установлена классификация расходов, на основании которой производится формирование 22-го и 23-го разряда чисел в номере счета.

    Минфин опубликовал поправки к порядку применения КОСГУ. Ознакомиться с ними можно в КонсультантПлюс. Изучите материал, получив пробный доступ к системе К+ бесплатно.

    Так, например, суммы, выданные в подотчет на оплату транспортных расходов, отражаются на счете 1 208 22 000 (по КОСГУ код 222). Выдача денег для оплаты покупки ТМЦ отражается по счету 1 208 34 000 (код КОСГУ 340). Приказ Минфина России от 01.07.2013 № 65н (далее — приказ № 65н) — основной документ, которым пользуются для определения кода расходов или доходов в бюджетных организациях.

    Зачем вести журнал № 3

    Если для бюджетных организаций такой вопрос не стоит (ведение журнала № 3 предписывается нормативными документами и является обязательным), то предприятия коммерческой структуры могут задаться таким вопросом.

    Насколько строго нормируется применение того или иного регистра бухучета в коммерческой сфере? Предприятие самостоятельно выбирает не только форму бухгалтерского учета. При выборе формы бухучета предприятие самостоятельно определяет, какие именно регистры оно будет формировать. Выбор этот делается исходя из принципа целесообразности. При этом необходимо обеспечить достоверность, своевременность и точность бухгалтерской информации, формируемой в регистрах бухучета.

    Если у предприятия активно используется 71-й счет, то можно для отражения расчетов с подотчетными лицами использовать отдельный журнал. Если выдачи денег в подотчет нет или таких операций немного, и при этом предприятие имеет право вести упрощенный бухучет, то можно не использовать специальный регистр. Нумерация журналов тоже может отличаться от рекомендуемой.

    Эти решения должны найти свое отражение в учетной политике предприятия. Напомним, что формы учетных документов организации вправе разрабатывать самостоятельно (информация Минфина РФ от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012). При этом в журнале-ордере должны быть все обязательные реквизиты для регистров бухгалтерского учета, установленные ч. 4 ст. 10 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

    Итоги

    Журналы — часть системы бухгалтерского учета при ведении его по журнально-ордерной форме. Операции по расчету с подотчетными лицами относятся к наиболее контролируемым со стороны проверяющих органов. Поэтому они требуют особо внимательного оформления.

    Бюджетники для отражения операций по расчетам с подотчетниками используют журнал операций № 3. Принцип учета остается похожим на принцип формирования журналов-ордеров при учете в организациях, не имеющих отношения к бюджету. Суммы кредита счета расчетов с подотчетными лицами корреспондируют с дебетом счетов, куда суммы списываются.

    Журнал № 3 используется и малыми предприятиями. Но в данном случае этот журнал носит комплексный характер, и в некоторых источниках его называют «Расчеты». Предприятия, относящиеся к СМП и выбравшие журнально-ордерную систему бухучета, могут использовать журнал № 3 для отражения расчетов не только по счету № 71, но и по счетам 60, 61, 67, 76, 73, 76, 77, 79.

    Источник

    Как правильно заполнять журнал-ордер

    Журнал-ордер — это особый учетный регистр для ведения бухучета. Рассказываем, для чего нужны журналы-ордера и в чем особенность заполнения каждой формы.

    Для чего необходим журнал-ордер

    ЖО отвечает в бухгалтерском учете за систематизацию первичной документации. При помощи журнально-ордерной системы ведения учета фиксируются хозяйственные операции, которые ежемесячно выполняет каждая организация.

    ЖО заполняются на унифицированных формах (код по ОКУД № 0504071), утвержденных Минфином посредством Приказов № 123н от 23.09.2005 и № 25н от 10.02.2006. Однако при необходимости учреждение может воспользоваться самостоятельно разработанными бланками ЖО, предварительно утвердив их приказом и закрепив в учетной политике.

    Каждая форма ЖО используется для отражения той или иной операции по кредиту, затем все произведенные операции объединяются в едином регистре синтетических счетов с выделением итогов по каждому отдельному счету.

    Кредитовые ЖО состоят из двух разделов:

    • основной — для записей по КТ;
    • дополнительный (ведомость) — для ведения аналитического учета.

    Оборот по ДТ вносится в специальные ЖО вместе с корреспондирующимися счетами по КТ, что обеспечивает выполнение принципа двойной записи в бухучете. Сальдо на начало и конец периода из ЖО по каждому счету переносятся в главную книгу организации.

    Каждое учреждение вправе выбрать тот тип формы, при помощи которой будет вестись бухучет:

    • журнально-ордерная;
    • мемориально-ордерная.

    Однако применение журнально-ордерной формы ведет к упрощению работы бухгалтерии, так как ее основным принципом является систематизация бухгалтерских данных и автоматизация составления периодической и итоговой отчетности.

    Журнал ордер 1 и ведомость 1

    Журнал-ордер № 1 и ведомость к нему заполняются учреждением по счету 50 «Касса» в соответствии с приходными и расходными кассовыми ордерами. Сальдо по КТ счета отражает все произведенные выплаты из кассы, по ДТ — те средства, которые были получены. Итоговая строка показывает те суммы, на которые были выплачены денежные средства. ЖО 1 должен отражать остатки денег на конкретные даты. Эти остатки в обязательном порядке должны совпадать с итоговым сальдо на указанные день в отчете кассира. Итоговая строка ЖО должна быть аналогична обороту по КТ счета 50 в главной книге за выбранный период.

    Ведомость к ЖО №1 заполняется в аналогичном порядке. Итоговые обороты должны обязательно совпадать с показателями ЖО «Касса». По окончании отчетного месяца бухгалтеру необходимо сделать сверку конечного сальдо по ЖО №1, ведомости №1, и показателям кассовой книги учреждения.

    Источник

    

    Журнал-ордер 7: бланк и образец заполнения

    Особенности применения журнально-ордерной формы бухгалтерского учета мы рассматривали в нашей отдельной консультации. В данном материале расскажем о журнале-ордере № 7.

    Для чего используется журнал-ордер 7

    Журнал-ордер № 7 используется для учета расчетов с подотчетными лицами (Письмо Минфина СССР от 08.03.1960 № 63).

    В этом журнале-ордере в единой системе записей ведутся синтетический и аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

    Аналитический учет ведется позиционным способом по отдельно выданным под отчет суммам. По каждой отдельной строке показываются выданный аванс, суммы расхода на основании утвержденного авансового отчета, а также возвращенная сумма неиспользованного аванса или возмещенная сумма перерасхода. Таким образом, операции по одному авансовому отчету находят отражение только по одной строке.

    Для получения синтетических данных по счету 71 суммы расхода по авансовым отчетам и возврат неиспользованного аванса показываются в журнале-ордере в корреспонденции с дебетуемыми счетами.

    Журнал-ордер 7: образец заполнения

    Организация может разработать форму журнала-ордера № 7 самостоятельно, воспользовавшись образцом.

    При автоматизации бухгалтерского учета журнал-ордер № 7 может быть сформирован автоматически на основе учтенных операций по расчетам с подотчетными лицами на счете 71.

    Для заполнения журнала-ордера № 7 представим условные данные за октябрь 2016 года и предположим, что на 01.10.2016 по утвержденному авансовому отчету № 62 от 22.09.2016 числится задолженность офис-менеджера Нестеровой Д.П. в размере 1 200 руб., в связи с тем, что излишне полученные 20.09.2016 денежные средства работник еще не вернул:

    Источник

    Или:  Как документ правильно составить