8 октября, 2021 Автор: Соня Крапива

Уничтожение документов бухгалтерского учета

Правила оформления приказов на предприятии — примеры и образцы для скачивания

В делопроизводстве одним их самых распространенных документов является приказ. Выделяют множество их разновидностей, которые оформляются по правилам и имеют разную силу.

Иначе данный документ называют актом управления, что значительно расширяет область применения явления. Он может быть отдан директором предприятия или начальником структурного подразделения и регулировать все основные рабочие процессы в организации.

В статье предлагаем подборку распорядительных актов — скачать примеры, бланки и образцы приказов можно бесплатно в формате word.

Что такое приказы

Распоряжение является локальным нормативным (распорядительным) документом, создающимся для решения актуальных задач производства. Составитель должен иметь полномочия, потому что его решение будет являться обязательным для исполнения сотрудниками.

Как правило, приказ составляет руководитель предприятия независимо от формы собственности (например, генеральный директор акционерного общества или главврач государственной больницы).

Обобщенной функцией любого распорядительного акта является решение организационных, кадровых, хозяйственных, правовых, производственных, экономических и иных вопросов.

В конечном счете, приказы могут затрагивать широкую область деятельности: от ужесточения внутреннего распорядка и установления графика отпусков до модернизации технологических линий, расширения ассортимента, внедрения опытных изысканий и проведения различных аттестаций.

Чтобы иметь юридическую силу, бланк должен быть оформлен в письменном виде по ГОСТ Р 7.0.97-2016. В некоторых случаях приказы могут составляться «в полусвободной форме» – по правилам, уставленным локальными актами организации (при условии, что будет сохранен обязательный минимум реквизитов, необходимых для обеспечения юридической силы).

Какие бывают — виды

Приказы могут охватывать различные сферы деятельности, но на практике по области назначения делятся на три большие группы:

  1. Связанные с основной деятельностью – могут либо составляться по личной воле руководителя, либо формироваться как ответ на распоряжения вышестоящих органов, государственных инспекций и прочего. Регулируют основные этапы произведенной деятельности.
  2. По административно-хозяйственном вопросам, конкретные области применения которых зависят от сферы основной деятельности предприятия.
  3. По кадровому составу – направлены на решения индивидуальных и коллективных вопросов в вертикали «работодатель-работник» и регулируют все трудовые, дисциплинарные, страховые аспекты исполнения должностных обязанностей работников.

Самые распространенные приказы составляются по типовым формам. Статистика запроса форм является опосредованной характеристикой самых востребованных (соответственно, и часто используемых) распорядительных актов.

Так, самыми распространенными унифицированными формами являются распоряжения:

Из-за активного оборота персонала, характерного для большинства организаций, именно группа приказов о кадровом составе является самой обширной.

Как оформляются — основные реквизиты

Независимо от типа формы и ее наличия, приказ должен составляться по общей схеме. Условно делится на две части: вводную (констатирующую) и распорядительную. Вводная часть содержит основные реквизиты.

Обязательными реквизитами являются:

  • наименования организации (полное и краткое);
  • коды деятельности;
  • название и тип документа;
  • дата и место составления;
  • регистрационный номер;
  • визы согласования;
  • подпись руководителя.

Составлять приказ нужно на обычной белой бумаге формата А4 или с использованием штампов и иных элементов корпоративного бренда компании.

При составлении нужно учитывать этапы его существования:

  1. Вначале документ проходит стадию подготовки, когда «черновой вариант» обсуждается, поступает на согласование и при необходимости редактируется.
  2. После у директора происходит утверждение окончательного варианта, после чего приказ считается вступившим в силу, и его можно регистрировать и тиражировать.
  3. Далее копии могут быть направлены по структурным подразделениям и участникам процесса, обсуждаемого в распоряжении. При этом контрольный экземпляр направляется в дело, а затем – в архив на хранение.

Подготовкой составления должны заниматься опытные специалисты: главный бухгалтер, начальник отдела кадров, юридический консультант, заместитель руководителя, иногда – даже сам руководитель.

Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016, если приказ содержит коммерческую, государственную или любую иную тайну, на документе должен стоять гриф ограничения доступа к документу или времени нахождения в статусе секретности.

Важный нюанс: таблицы, схемы, графики, инструкции нужно выносить в приложения и не загромождать основной текст распоряжения.

Еще одно правило – всегда использовать максимально четкие формулировки, избегая неясности и двусмысленности (это касается и основного текста, и приложений).

При наличии электронного документооборота допускается использование электронной подписи, ранее утвержденной на предприятии. Приказ можно составлять и в электронной форме, если это необходимо. Но в большинстве случаев документ составляется на физическом носителе, и только потом бумажная версия сканируется в форматы PDF или JPEG.

Источник



Приказ о формировании комиссии по уничтожению документов

Документооборот любой большой компании предполагает скопление бумаг. Часть из них должна храниться в организации в течение определенного времени. Другая часть утрачивает свое юридическое значение. Из-за этого возникает потребность в уничтожении документов. Однако просто уничтожить бумаги нельзя. Это специальная процедура, в которой участвует комиссия.

  • Бланк и образец
  • Бесплатная загрузка
  • Онлайн просмотр
  • Проверено экспертом
Или:  Образцы протоколов общего собрания для внесения изменений ООО

Способы избавления от бумаг

Уничтожение бумаг может проводиться различными способами:

  • Сжигание.
  • Сдача в пункт приема макулатуры.
  • Уничтожение посредством шредера.

Иногда бумаги просто разрывают вручную. Если документы отправляются на макулатуру, требуется создать или накладную, или акт приема-передачи.

Создание комиссии

Первый шаг – отбор бумаг. Процедура осуществляется на основании главы 4 Постановления 03-33/пс. Она предполагает обязательное формирование комиссии. Она нужна для определения того, какие документы больше не требуются. Представители комиссии проверяют срок действия той или иной бумаги.

Комиссия может функционировать на постоянной основе. Актуально это для компаний с большим документооборотом, где уничтожение бумаг – это постоянная процедура. Однако, в большинстве случаев, комиссия действует на временной основе. Участниками комиссии назначаются квалифицированные сотрудники, которые могут решать, понадобится ли та или иная бумага в дальнейшем.

Издание приказа

Для формирования комиссии необходимо издать приказ. Он будет иметь следующий вид:

4.11.2017
г. Москва

Приказ о формировании комиссии по уничтожению документов

С целью осуществления экспертизы ценности документов, поиска бумаг, срок хранения которых истек, с их последующим уничтожением,

1. Сформировать комиссию со следующим составом участников:

Руководитель: Петров А.С. (гендиректор)
Участники: Ларина Т.А. (главбух), Никольцев П.В. (руководитель отдела кадров), Зайцева П.П. (начальник юридического отдела), Сифонов О.О. (начальник службы ДОУ)

2. Председателю комиссии выполнить инвентаризацию документов.
3. Организовать уничтожение в срок с 5 ноября 2017 года по 1 декабря 2017 года.
4. Контроль над выполнением этого приказа оставляю за собой.

Гендиректор: (подпись) А.С. Петров

Это лишь примерная форма приказа. Он может иметь другой вид. К примеру, перечень участников комиссии можно вынести в приложение к приказу.

ВАЖНО! С приказом нужно обязательно ознакомить всех лиц, которые назначены участниками комиссии.

Работа комиссии

Главная функция комиссии – отбор бумаг, предназначающихся для уничтожения. Рассмотрим все ее функции:

  • Отбор бумаг, предназначающихся для передачи в архив.
  • Отбор бумаг с временным хранением, которые нужно хранить далее.
  • Поиск бумаг с повреждениями, которые невозможно исправить.
  • Полная экспертиза документации.

Срок хранения бумаг можно посмотреть в номенклатуре.

ВАЖНО! Уничтожаются только те бумаги, срок хранения которых завершился на начало года, в котором запланировано уничтожение.

Документальное оформление

После окончания процедуры по рассмотрению создается акт об их выделении к уничтожению. В этот акт нужно внести сведения об уничтожаемых бумагах: наименование папки с делом, срок хранения, число листов. В завершении акта председатель должен проставить свою визу. После того, как акт оформлен, можно поместить все документы в отдельный шкаф. В любое время возможно их уничтожить.

Второй документ, который требуется заполнить – приказ о назначении процедуры. В нем должна содержаться эта информация:

  • Дата.
  • Основание для уничтожения (ранее составленный акт).
  • Распоряжение.
  • Способ избавления от бумаг.

Приказ требуется визировать. После этого производится уничтожение.

Акт об уничтожении

Последний документ, завершающий процедуру – акт об уничтожении. Утвержденной формы его нет. Документ составляется в свободной форме. Однако в нем должны присутствовать эти сведения:

  • Способ избавления от документов.
  • Исполнитель, ответственный за мероприятие.
  • Опись бумаг, которые были уничтожены.

Если документы направлены на макулатуру, соответствующую запись требуется внести в акт. Кроме того, к нему нужно приложить копию акта передачи.

Срок хранения

Акты об уничтожении хранятся на постоянной основе. Под них рекомендуется создать отдельное дело. Если это дело создано, в номенклатуру требуется внести положение о нем. Если компания будет реорганизована, дело передается преемнику. Если же компания ликвидируется, оно направляется в городской архив.

Источник

Уничтожение документов бухгалтерского учета

Уничтожаем документы бухгалтерского учета

Процедура уничтожения документов, не составляющих архивный фонд организации, ни в законах, ни в иных нормативно-правовых актах не урегулирована. Организация вправе самостоятельно разработать и утвердить порядок уничтожения первичных документов бухгалтерского учета.

Обязанность хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, бухгалтерской (финансовой) отчетности, документов, образующихся в результате деятельности общества, предусмотрена законодательно (ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее — Закон о бухучете); ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ (далее — Закон об архивном деле); ст. 50 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ; ст. 89 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ). В компании должны быть проработаны все вопросы по правильной организации отдельных этапов документооборота: от создания документов, работы с ними до последующего хранения и уничтожения документов.

Основания для уничтожения документов

Ориентирами по данным вопросам служат следующие нормативные документы:

    ; (далее — Положение)); (далее — Перечень)); (далее — Правила)).

Компании вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности (ч. 2 ст. 13 Закона об архивном деле), руководствуясь при организации и обеспечении работы своего архива упомянутыми выше Правилами (положение о работе архива организации будет являться приложением к учетной политике).

Или:  Минусы проведения маркетинговых акций

В Законе о бухучете минимальный срок хранения обозначен как «не менее пяти лет после отчетного периода», но с оговорками на сроки хранения документов, предусмотренные правилами организации государственного архивного дела. В соответствии с разъяснениями Минфина России (письма Минфина России от 22.07.2013 № 03-02-07/2/28610, от 07.06.2013 № 03-02-07/1/21191) срок хранения первичных учетных документов организация должна соблюдать в обязательном порядке независимо от того, была ли по этим документам налоговая проверка или нет.

Процедура уничтожения документов, не составляющих архивный фонд организации, ни в законах, ни в иных нормативно-правовых актах не урегулирована. Поэтому организация вправе сама разработать и утвердить порядок уничтожения документов.

При самостоятельной разработке такого регламента можно ориентироваться на порядок, определенный Правилами. Несмотря на то что Правила распространяются на государственные учреждения и на организации, обязанные обеспечивать сохранность документов Архивного фонда РФ, автор полагает, что предусмотренный ими порядок и предложенные формы документов могут быть полезны для всех остальных организаций.

Так, в Правилах указано, что документы, предназначенные для постоянного хранения, должны содержаться в архиве, который может быть самостоятельным структурным подразделением организации или быть подразделением в составе службы документационного обеспечения управления (делопроизводства) (п. 1.1.2 Правил).

Дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет передаче в архив организации, как правило, не подлежат. Они находятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению (пп. 2.4.5, 3.3.2 Правил). Порядок хранения бухгалтерских документов в организации также изложен в разделе 6 Положения, которым определены особенности хранения отдельных видов документов.

Следует отметить, что сроки хранения документов урегулированы рядом законодательных и нормативных актов и для одной и той же категории документов они могут быть разными, при этом одни и те же документы могут быть предназначены и для целей налогообложения, и для бухгалтерского учета. В таких случаях безопаснее руководствоваться тем документом, где установлен более длительный срок хранения.

Исчисление сроков хранения документов производят с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства (абз. 3 п. 1.4 Перечня). Сроки хранения документов, относящихся к бухгалтерскому учету и отчетности, приведены в подразделе 4.1 раздела 4 «Учет и отчетность» Перечня.

Порядок уничтожения документов

Перед уничтожением документов следует провести их экспертизу. Для этого в организации приказом руководителя создают комиссию из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек.

Хранение первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета может осуществляться в электронном виде, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами РФ, в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи» с применением электронной подписи (письма Минфина России от 06.02.2012 № 03-03-06/1/67, от 13.09.2011 № 03-02-07/1-325, от 24.07.2008 № 03-02-07/1-314).

По результатам экспертизы ценности документов составляют описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (п. 2.4.1 Правил). Указанные описи и акты (приложения 1-4 к п. 2.4.1 Правил) рассматривает на заседании экспертная комиссия, и после их одобрения данной комиссией утверждает руководитель (п. 2.4.4 Правил).

Дела, подлежащие уничтожению, передают на переработку (утилизацию) (п. 2.4.7 Правил). Перед сдачей папки с документами для удобства упаковывают. Передачу дел оформляют приемо-сдаточной накладной, в которой указывают дату передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Погрузку и вывоз на утилизацию осуществляют под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.

Таким образом, в 2017 году организация может готовить к уничтожению документы, законченные делопроизводством, у которых истекли сроки хранения. Например, в отношении документов, минимальный срок хранения которых составляет пять лет, это будут документы, датированные не позднее 2011 годом.

Документальное оформление уничтожения документов

Документальное оформление уничтожения документов производится в определенной последовательности.

Издание приказа о создании экспертной комиссии, которая осуществляет экспертизу ценности документов, образовавшихся в деятельности общества.

Формирование по итогам работы комиссии описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, а также составление акта (акт может быть составлен в произвольной форме, за основу которой взята примерная форма акта, содержащаяся в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76) о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (сюда включают документы, хранящиеся как в архиве организации, так и в структурных подразделениях).

Или:  Оформление загранпаспорта для мужчины от 18 до 27 лет

Рассмотрение и утверждение экспертной комиссией описей и акта (которые затем утверждает руководитель организации).

Передача документов на утилизацию по накладной.

Способ уничтожения документов организация определяет самостоятельно (химическое уничтожение, сжигание, измельчение (шредирование)).

Акт об уничтожении документов, срок хранения которых истек


Марина Пивоварова
, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ, аудитор

Источник

Образцы приказов о ликвидации документов

В делопроизводстве одним их самых распространенных документов является приказ. Выделяют множество их разновидностей, которые оформляются по правилам и имеют разную силу.

Иначе данный документ называют актом управления, что значительно расширяет область применения явления. Он может быть отдан директором предприятия или начальником структурного подразделения и регулировать все основные рабочие процессы в организации.

В статье предлагаем подборку распорядительных актов — скачать примеры, бланки и образцы приказов можно бесплатно в формате word.

Что такое приказы

Распоряжение является локальным нормативным (распорядительным) документом, создающимся для решения актуальных задач производства. Составитель должен иметь полномочия, потому что его решение будет являться обязательным для исполнения сотрудниками.

Как правило, приказ составляет руководитель предприятия независимо от формы собственности (например, генеральный директор акционерного общества или главврач государственной больницы).

Обобщенной функцией любого распорядительного акта является решение организационных, кадровых, хозяйственных, правовых, производственных, экономических и иных вопросов.

В конечном счете, приказы могут затрагивать широкую область деятельности: от ужесточения внутреннего распорядка и установления графика отпусков до модернизации технологических линий, расширения ассортимента, внедрения опытных изысканий и проведения различных аттестаций.

Чтобы иметь юридическую силу, бланк должен быть оформлен в письменном виде по ГОСТ Р 7.0.97-2016. В некоторых случаях приказы могут составляться «в полусвободной форме» – по правилам, уставленным локальными актами организации (при условии, что будет сохранен обязательный минимум реквизитов, необходимых для обеспечения юридической силы).

Какие бывают — виды

Приказы могут охватывать различные сферы деятельности, но на практике по области назначения делятся на три большие группы:

  1. Связанные с основной деятельностью – могут либо составляться по личной воле руководителя, либо формироваться как ответ на распоряжения вышестоящих органов, государственных инспекций и прочего. Регулируют основные этапы произведенной деятельности.
  2. По административно-хозяйственном вопросам, конкретные области применения которых зависят от сферы основной деятельности предприятия.
  3. По кадровому составу – направлены на решения индивидуальных и коллективных вопросов в вертикали «работодатель-работник» и регулируют все трудовые, дисциплинарные, страховые аспекты исполнения должностных обязанностей работников.

Самые распространенные приказы составляются по типовым формам. Статистика запроса форм является опосредованной характеристикой самых востребованных (соответственно, и часто используемых) распорядительных актов.

Так, самыми распространенными унифицированными формами являются распоряжения:

Из-за активного оборота персонала, характерного для большинства организаций, именно группа приказов о кадровом составе является самой обширной.

Как оформляются — основные реквизиты

Независимо от типа формы и ее наличия, приказ должен составляться по общей схеме. Условно делится на две части: вводную (констатирующую) и распорядительную. Вводная часть содержит основные реквизиты.

Обязательными реквизитами являются:

  • наименования организации (полное и краткое);
  • коды деятельности;
  • название и тип документа;
  • дата и место составления;
  • регистрационный номер;
  • визы согласования;
  • подпись руководителя.

Составлять приказ нужно на обычной белой бумаге формата А4 или с использованием штампов и иных элементов корпоративного бренда компании.

При составлении нужно учитывать этапы его существования:

  1. Вначале документ проходит стадию подготовки, когда «черновой вариант» обсуждается, поступает на согласование и при необходимости редактируется.
  2. После у директора происходит утверждение окончательного варианта, после чего приказ считается вступившим в силу, и его можно регистрировать и тиражировать.
  3. Далее копии могут быть направлены по структурным подразделениям и участникам процесса, обсуждаемого в распоряжении. При этом контрольный экземпляр направляется в дело, а затем – в архив на хранение.

Подготовкой составления должны заниматься опытные специалисты: главный бухгалтер, начальник отдела кадров, юридический консультант, заместитель руководителя, иногда – даже сам руководитель.

Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016, если приказ содержит коммерческую, государственную или любую иную тайну, на документе должен стоять гриф ограничения доступа к документу или времени нахождения в статусе секретности.

Важный нюанс: таблицы, схемы, графики, инструкции нужно выносить в приложения и не загромождать основной текст распоряжения.

Еще одно правило – всегда использовать максимально четкие формулировки, избегая неясности и двусмысленности (это касается и основного текста, и приложений).

При наличии электронного документооборота допускается использование электронной подписи, ранее утвержденной на предприятии. Приказ можно составлять и в электронной форме, если это необходимо. Но в большинстве случаев документ составляется на физическом носителе, и только потом бумажная версия сканируется в форматы PDF или JPEG.

Источник