7 октября, 2021 Автор: Соня Крапива

Пример оформления журнала учета путевых листов 8212 как правильно вести

Пример оформления журнала учета путевых листов — как правильно вести?

Для осуществления перевозок пассажиров и грузов юридические лица и индивидуальные предприниматели обязаны оформлять путевые листы для всех видов транспорта. В этот документ следует заносить информацию о виде перевозок, техническом состоянии транспортного средства и медицинском осмотре водителя.

Оформление нужно производить перед каждым рейсом, а после хранить на предприятии не менее пяти лет. Помимо этого, необходимо вести учет путевых листов в специальном журнале регистрации.

Нужно ли вести учет путевых листов?

Оборот на предприятии путевых листков должен находиться под строгим учетом руководителя и бухгалтерии. До 1997 года правила ведения журнала были унифицированы и оформлялись по форме №8, однако после 2013 года точное соответствие стало необязательным, но желательным.

ИП или юрлицо при желании могут спроектировать свой журнал или дополнить необходимой информацией типовую форму, но такая работа потребует затрат усилий и времени. В любом случае удалять обязательные пункты запрещено, а вносить дополнительные сведения – можно.

Журнал учета должен храниться не менее 5 лет. Период, на который он должен оформляться, чаще всего равен 1 календарному году. Однако данный срок можно уменьшить до 1 месяца.

В журнал обязательно должны быть внесена следующая информация:

  • дата выдачи путевого листа водителю;
  • дата его получения от водителя;
  • дата приема документа в бухгалтерию организации.

При регистрации следует соблюдать правила:

  1. Должны регистрироваться все ранее выданные листки.
  2. Следует придерживаться сквозной нумерации.
  3. Новые пометки ставятся строго в хронологическом порядке.
  4. Когда заканчиваются свободные страницы, журнал нужно прошить, а после заверить печатью с росписью руководителя.
  5. Ведение должно поручаться на одного сотрудника (чаще всего бухгалтера), данная обязанность строго прописываться в трудовом договоре с сотрудником.

Руководитель предприятия имеет право передать обязанности ведения учета другому ИП или юрлицу. Чаще всего обязанности делегируются особой фирме, специализирующейся на ведении документации.

В случае невыполнения каких-либо требований по оформлению отчетности фирма-помощник обязана возместить контрагенту финансовый и материальный ущерб.

Как заполнить журнал регистрации?

С 1 января 2021 года новым приказом Министерства транспорта №60678 от 11.09.2020 был принят ряд нововведений в оформлении самих путевых листов и журналах их учета.

Так, с начала года было разрешено вести журнал регистрации листов в электронном формате, но при условии, что распечатанная форма будет сохранять исходную структуру. Если это условие не соблюдается, рекомендуется дублировать бумажный вариант.

Еще одно нововведение – в электронном формате применима только усиленная квалифицированная электронная подпись. Заверять информацию другими способами запрещено.

В общем виде журнал должен сохранять типовую структуру:

  1. Вначале должен идти титульный лист с указанием наименования и юридического адреса организации, код по ОКПО, период ведения.
  2. Далее следует табличная часть, в которой должны быть отражены сведения о номере регистрируемого документа, дате его выдачи, ФИО водителя и табельном номере, гаражном номере автомобиля, приемке путевого листа. Эти данные должны быть заверены личными подписями водителя, диспетчера и бухгалтера. Дополнительно выделяется место для примечаний.

Своеобразный итог подводится подписями директора предприятия и ответственного за ведение. Разрешено вносить дополнительные сведения, такие как маршрут, нормативный и фактический расход топлива, пробег и тип транспортируемого груза.

Журналы могут использоваться для предоставления отчетности в ФНС, поэтому электронная форма также должна находиться в базе как минимум 5 лет после заполнения. Как первичная документация, учетный документ требует грамотности и аккуратности при его ведении. При оформлении бумажной вариации исправление ошибок должно производиться по правилам.

Так, согласно действующим нормативом оформления документации, необходимо соблюсти алгоритм:

  • неправильную надпись исправить одной чертой, при этом исправленная надпись должна свободно читаться;
  • оставить пометку «исправлено» и рядом указать верные данные;
  • привести дату внесения корректировки;
  • ответственный за ведение должен заверить исправление личной подписью.

Делать исправления в электронном журнале намного проще, поэтому такой формат более удобен.

Скачать бесплатно образец

Выводы

Нововведения 1 января 2021 года позволяют заполнять журнал учета путевых листов в электронной форме и на бумажных носителях.

В него должны вноситься все сведения о датах выдачи листка водителя, его приемки через диспетчера в бухгалтерию.

Журнал должен включать подписи всех ответственных лиц. Обязательно «цифирное сопровождение»: номера листков, даты и время их получения, гаражный номер автомобиля и табельный номер водителя.

Или:  Справка 2 ндфл корректирующая образец

Сшитый и заверенный печатями документ считается первичной документацией и должен храниться на предприятии не менее пяти лет.

Источник



Приложение. Промысловый журнал

Подпись, Ф.И.О. и печать должностного лица уполномоченного федерального органа исполнительной власти, присутствовавшего при приемке, выгрузке или перегрузке уловов водных биоресурсов, рыбной и иной продукции из них

Находится на борту судна уловов водных биоресурсов, рыбной и иной продукции из них (в пересчете на сырец) (кг)

Дата добычи (вылова) водных биоресурсов

Наименование (бортовой номер) судна

Идентификационный номер судна (IMO)

Позывной сигнал судна

Номер разрешения на добычу (вылов) водных биоресурсов

Наименование орудия добычи (вылова)

Минимальный размер ячеи орудия добычи (вылова) (мм)

Операция, связанная с добычей (выловом) водных биоресурсов

Номер порядка орудий добычи (вылова)

Судовое время осуществления каждой операции, связанной с добычей (выловом) водных биоресурсов (час, минута)

Координаты осуществления каждой операции, связанной с добычей (выловом) водных биоресурсов (N/S, E/W, градус, минута, десятая доля минуты)

Количество орудий добычи (вылова) в порядке (поставленных /поднятых) (шт) и общая длина порядка (поставленного /поднятого) (м)

Вес добытых (выловленных) водных биоресурсов по видам (кг) (добыто (выловлено) / возвращено в среду обитания)

(виды добытых (выловленных) водных биоресурсов указываются в столбцах, расположение которых сохраняется пои переходе на новую страницу в течение всего времени добычи (вылова))

Всего добыто (выловлено) водных биоресурсов (кг)

Начало постановки (подъема) порядка орудий добычи (вылова)

Окончание постановки (подъема) порядка орудий добычи (вылова)

Начало постановки (подъема) порядка орудий добычи (вылова)

Окончание постановки (подъема) порядка орудий добычи (вылова)

Постановка порядка орудия добычи (вылова)

Подъем порядка орудий добычи (вылова)

Информация о приемке, выгрузке или перегрузке уловов водных биоресурсов, рыбной и иной продукции из них

Добыто (выловлено) водных биоресурсов за сутки (кг)

Место (порт, координаты) выгрузки, приемки или перегрузки уловов водных биоресурсов, рыбной и иной продукции из них (с указанием вида операции)

Наименование (бортовой номер) выгрузившего (принявшего) судна (организации), вид и номер приемо-сдаточного документа

Идентификационный номер (IMO) выгрузившего (принявшего) судна

Позывной сигнал выгрузившего (принявшего) судна

Улов водных биоресурсов с начала добычи (вылова) (нарастающий итог) (кг)

Выгружено (перегружено) уловов водных биоресурсов, рыбной и иной продукции из них (в пересчете на сырец) (кг)

Подпись, Ф.И.О. и печать должностного лица уполномоченного федерального органа исполнительной власти, присутствовавшего при приемке, выгрузке или перегрузке уловов водных биоресурсов, рыбной и иной продукции из них

Находится на борту судна уловов водных биоресурсов, рыбной и иной продукции из них (в пересчете на сырец) (кг)

Дата добычи (вылова) водных биоресурсов

Наименование (бортовой номер) судна

Идентификационный номер судна (IMO)

Позывной сигнал судна

Номер разрешения на добычу (вылов) водных биоресурсов

Наименование орудия добычи (вылова)

Минимальный размер ячеи орудий добычи (вылова) (мм)

Операция, связанная с добычей (выловом) водных биоресурсов

Номер порядка орудий добычи (вылова)

Судовое время осуществления каждой операции, связанной с добычей (выловом) водных биоресурсов (час, минута)

Координаты осуществления каждой операции, связанной с добычей (выловом) водных биоресурсов (N/S, E/W, градус, минута, десятая доля минуты)

Количество орудий добычи (вылова) в порядке (поставленных/поднятых) (шт.) и общая длина порядка (поставленного/поднятого) (м)

Вес добытых выловленных водных биоресурсов по видам (кг)
(добыто (выловлено) / возвращено в среду обитания
(виды добытых (выловленных) водных биоресурсов указываются в столбцах, расположение которых сохраняется при переходе на новую страницу в течение всего времени добычи (вылова))

Начало постановки (подъема) порядка орудий добычи (вылова)

Окончание постановки (подъема) порядка орудий добычи (вылова)

Начало постановки (подъема) порядка орудий добычи (вылова) водных биоресурсов

Окончание постановки (подъема) порядка орудий добычи (вылова) водных биоресурсов

Источник

Журналы

Журнал – это книга для фиксации сведений и документов, ведения учета. Является ключевым элементом в ведении документооборота. Существует много видов журналов. Их перечень зависит от специфики работы компании.

Какие журналы должны быть в компании обязательно?

Каждая фирма обязана вести некий перечень журналов. Этот документ требуется для фиксации разных аспектов деятельности организации. Он предъявляется представителям госорганов в ходе проверки. А потому журналы требуется вести на основании регламента. В обратном случае возникнут нарекания со стороны проверяющих.

Или:  Правила составления рабочего графика

Перечень журналов определяется типом компании, сферой ее работы. Но есть и форма документа, которая должна быть в любой организации. Это журнал, в котором учитывается движение трудовых книжек. Если такого документа в документообороте компании нет, ее ждут штрафы. В частности, штраф в размере 5 000 рублей накладывается трудовой инспекцией.

Если книжки не учитываются, специалисты могут сами направить жалобу в соответствующие органы.

Как правило, в организации ведутся эти формы журналов:

  • Журнал трудовых соглашений. В этом документе отражаются трудовые договоры, которые компания оформила с сотрудником. Требуется он для того, чтобы упорядочить соглашения. Как правило, он запрашивается в ходе проверки.
  • Журнал приказов. В нем отражаются приказы, которые были оформлены компанией. На основании приказов начисляется ЗП, рассчитываются отпускные/премии. А потому это важный документ, который нуждается в учете.
  • Журнал учета трудового времени. Отражает время, которое было фактически отработано трудящимися. Этот документ может помочь при конфликтах с работниками, касающимися начисления ЗП.
  • Журнал учета командировочных. Этот документ необходим компаниям, сотрудники которых ведут разъездную работу. То есть, журнал нужен, если работники постоянно ездят в командировку. Документ помогает управлять периодичностью поездок, исполнением обязательств.
  • Журнал учета больничных. Необходим для регистрации больничных листов. В нем также отражается время, на протяжении которого сотрудник фактически отсутствовал на рабочем месте.
  • Журнал входящей и исходящей документации. В нем могут фиксироваться, к примеру, заявления от сотрудников.
  • Журналы, касающиеся экономики компании. К примеру, это кассовая книга, журнал кассира. Последний необходим тогда, когда фирма ведет расчеты через кассовый аппарат.
  • Журнал бланков отчетности. Бланки используются в том случае, если компания не использует кассу.

Очевидно, что крупная компания будет вести несколько журналов. И они также должны учитываться в журнале.

Ведение рассматриваемых документов упрощает управление деятельностью компании. Журналы пригодятся при различных спорах с сотрудниками и госорганами.

Перечень журналов, нужных для конкретной организации

Перечень необходимых журналов определяется сферой деятельности организации.

Предприятия общественного питания

В субъектах общественного питания обычно ведется бракеражный журнал. В нем фиксируются сведения о качестве выпускаемых товаров. Бракераж – это дегустация, в процессе которой устанавливается вкус продукции, проверяется ее внешний вид.

На предприятиях питания формируется комиссия, ответственная за бракераж. В нее входят эти специалисты: директор, заведующий, медработник, старший правил. Эти сотрудники занимаются дегустацией блюд. Результаты дегустации фиксируются в бракеражном журнале. В нем отражается запах, консистенция блюда, его особенности.

Кроме того, на предприятии должен быть санитарный журнал.

Предприятия, работа которых связана с вредными выбросами

Предприятия, деятельность которых связана с вредными выбросами, должны вести журналы по экологии. Они будут считаться первичными журналами. К ним относятся эти журналы:

  • Учета выбросов в атмосферу.
  • Учета потребления воды и ее отведения.
  • Книга движения отходов.

Ведение экологических журналов строго регламентируется Росприроднадзором. Если документация будет вестись неправильно, на предприятие накладывается штраф.

Журналы, связанные с безопасностью

Любое предприятие должно следить за безопасностью. В частности, за пожарной безопасностью. То есть, придется завести журнал пожарной безопасности. Но у этого документа нет единой формы. Он также подразделяется на виды:

  • Журнал инструктажа. Предприятие обязано проводить инструктаж по пожарной безопасности. И эти мероприятия должны учитываться. В журнале фиксируются сотрудники, которые прошли инструктаж.
  • Журнал учета огнетушителей. В нем фиксируется состояние огнетушителей, находящихся на предприятии. Состояние их должно проверяться раз в 6 месяцев.
  • Журнал по электрической безопасности. В них заносятся, в том числе, сведения о проверках электроинструмента.
  • Журнал о проблемах в системе автоматической защиты. Здесь отражаются обнаруженные неполадки.
  • Журнал регистрации. Нужен для целей документооборота.

Обязательная бумага – журнал по охране труда.

Требования к оформлению

Особенности оформления зависят от вида журнала. Первый шаг к заведению документа – регистрация журналов или в госоргане, или на самом предприятии. Следующие виды бумаг должны оформляться в полном соответствии с образцами:

  • Журнал для фиксации движения трудовых книжек.
  • Журнал по командировкам.
  • Журналы воинского учета.

Большая часть других документов не имеет установленной формы. То есть, руководитель предприятия может сам определять вид документа. Однако, в любом случае, в журнале должны быть обязательные положения: номер, дата регистрации, сжатое содержание и так далее.

Или:  Что представляет собой процедура признания

К документам предъявляются эти требования:

  • Журнал прошивается.
  • Должна присутствовать нумерация листов.
  • В завершении должно стоять указание на то, что документ прошит и пронумерован.

Документ обязательно заверяется подписью руководителя и печатью компании.

К СВЕДЕНИЮ! Журналы должны храниться в компании на протяжении 75 лет. А потому рекомендуется, при оформлении, предпочесть мягкой обложке твердую.

Источник

Законодательная база Российской Федерации

1. Каждый промысловый журнал должен быть прошнурован, пронумерован по листам, скреплен печатью и подписью судовладельца.

2. Промысловый журнал должен постоянно находиться на судне и отражать весь период промысла за данный год.

3. Промысловый журнал ведется и хранится на судне до конца года отдельно по каждому виду промысла. Судно, совмещающее два или более вида промысла, должно иметь журнал по каждому из них.

4. В промысловый журнал информация заносится с момента начала промысловых операций до их завершения.

5. В промысловом журнале отражается каждая промысловая операция.

6. При записи в промысловом журнале сведений об улове, упомянутых в п. 7 Перечня информации (Приложение 9), допускается отклонение от фактического улова в пределах 5%.

7. Капитан судна должен ежедневно не позднее 24 часов заверять своей подписью и печатью записи в промысловом журнале. Для кальмароловных судов и судов, ведущих промысел сайры бортовыми ловушками, журнал заполняется и заверяется ежедневно не позднее 12 часов.

8. Информация о выходе из порта (дата, название порта) и о возвращении в порт (предполагаемая дата возвращения, название предполагаемого порта) заносится в примечание.

9. На судне, ведущем промысел в двух и более промысловых районах, ведется единый промысловый журнал, в котором записи по каждому району заносятся отдельно.

В этом случае в промысловом журнале на следующей после обложки странице указываются нумерация района и соответствующие ему страницы журнала.

10. Исправления, подчистки и другие изменения в записях не допускаются, за исключением описок, других неумышленных ошибок, которые могут исправляться лицом, допустившим ошибку, или капитаном, который в течение суток должен заверять такие исправления своей подписью и печатью. Неправильные записи зачеркиваются, а рядом делаются правильные. Допускается зачеркивание всей строки или страницы.

11. Заполнение промыслового журнала карандашом не допускается.

12. В случае захода рыболовного судна в исключительную экономическую зону России с уловом, добытым за пределами этой зоны, в промысловом журнале в графе "Примечание" указывается происхождение и вес этого улова или рыбопродукции, их видовой состав. Если улова нет — необходимо ставить прочерк.

13. В промысловом журнале плавбаз, рыбообрабатывающих и транспортных судов заполняются только пункты 1, 2, 3 и 8 Перечня, указанного в Приложении 9.

14. Вылов прочих указывается по видам.

15. Капитан судна несет ответственность за правильное ведение промыслового журнала.

16. На промысловых журналах на концы шнурков наклеивается бумага четырехугольной формы, которая скрепляется печатью с трех сторон.

17. Капитан судна должен регистрировать в промысловом журнале вылов неиспользуемых объектов с включением их в общую квоту по данному виду рыб, выделенную на судно или кооператив. В случае выброса этих объектов их вес записывается в скобках в соответствующих для каждого вида графах промыслового журнала с подведением нарастающего итога.

18. На судне, ведущем промысел на взаимной и платной основе, ведется единый промысловый журнал, в который записи по каждому виду промысла заносятся отдельно.

В этом случае в промысловом журнале на следующей после обложки странице указывается вид промысла и соответствующие ему страницы.

19. Рыболовные суда, ведущие промысел донными ярусами, в промысловом журнале на следующей после обложки странице указывают количество имеющихся на судне рабочих и запасных ярусов в начале каждого рейса. Рыболовные суда, применяющие автоматизированную систему, в графе "тип орудий лова" записывают слова "яруса (автоматизированная система)". Количество крючков в одном ярусе учитывается с точностью + 5 штук. Рыболовные суда, применяющие автоматизированную систему, указывают количество крючков с точностью + 60 штук на порядок. При записи о постановке порядка указывается количество выставленных ярусов. Запись о количестве выбранных за промысловые сутки ярусов делается на 24 часа. В случае утери или повреждения ярусов в условиях промысла и при использовании запасных ярусов, делается запись об этом в графе "Примечание" промыслового журнала.

Источник