8 октября, 2021 Автор: Соня Крапива

Приложение Г Пример заполнения листа утверждения на несколько документов справочное

Как ставится гриф утверждения документа — образец оформления

Гриф утверждения документа является неотъемлемой частью большинства бумаг нормативного характера. Данный элемент позволяет придать документации легитимность и юридическую силу.

Оформление грифа должно соответствовать всем требованиям действующего трудового законодательства РФ.

Что такое гриф утверждения документа и его назначение?

Деятельность каждой компании подразумевает собой оформление множества документов. Каждая бумага несет в себе определенный смысл, делающий ее распорядительной, управленческой, инструктивной или информационной. Вся документация подобного характера должна иметь юридическую силу.

Организационно-распорядительная документация должна оформляться согласно требованиям, установленным на государственном уровне. Статус фирмы, ее организационно-правовая форма, значения в данном случае не имеет. Правила оформления документации упомянутого типа едины для всех организаций.

В делопроизводстве имеют важную роль следующие регламенты:

  • государственная система обеспечения управления – ГСДОУ;
  • ГОСТ от 2016 года – Р 7.097-2016;
  • ГОСТ от 2013 года – Р 7.0.8-2013.

Оформление документов в едином виде позволяет добиться следующих результатов:

  • приобретение бумагами юридического статуса;
  • возможность оперативного ведения документооборота в организации;
  • быстрая идентификация и поиск необходимых документов;
  • автоматизация процесса оформления бумаг.

Гриф утверждения является обязательным элементом некоторых бумаг. В ГОСТе данному реквизиту присвоен порядковый номер 16. Описание данного элемента, информация о его необходимости и технология оформления также присутствует в регламенте.

В каждой организации должен быть список документов, подлежащих обязательному утверждению. На бумагах из этого списка должен присутствовать гриф.

Перечень документации, как правило, закрепляется в инструкции по делопроизводству. При его составлении необходимо руководствоваться отраслевыми нормативами и соответствующими требованиями.

Точного перечня документов, подлежащих обязательному утверждению, в трудовой документации, действующей на территории РФ, нет. Поэтому в каждом компании данный список определяется в зависимости от необходимости.

Следует отметить, что документы, имеющие распорядительный характер, в большинстве случаев не утверждают. Следовательно, грифа на них быть не должно. Связано это с тем, что приказы и распоряжения подписывают главные руководители фирмы. Их подписи и выступают в качестве утверждения.

Основное назначение грифа утверждения – придание документу юридической силы. Бумаги могут утверждаться двумя способами – должностным лицом или соответствующим распорядительным актом.

Чаще всего гриф проставляется на следующих бумагах:

  • должностные инструкции и другие материалы инструктивной направленности – по охране труда, технике безопасности и т.п.;
  • отчеты – командировочные, по НИОКР, техническим испытаниям;
  • локальная нормативная документация;
  • штатное расписание, численность сотрудников;
  • организационная структура компании;
  • сметы, в том числе по расходам;
  • перечни и регламенты различного характера.

Где и как ставится?

Информация о расположении грифа утверждения отражена в правилах оформления организационно-правовой документации.

В соответствии с регламентом, место для размещения элемента располагается в правой верхней части титульного листа.

Действующим ГОСТом установлено содержание грифа.

В ситуации, когда документация утверждается одним должностным лицом, он подразумевает собой 4 строки. каждая из них несет определенный смысл и информацию:

  1. Слово «УТВЕРЖДАЮ».
  2. Полное наименование должности лица, утверждающего документ.
  3. Личная подпись утверждающего лица с расшифровкой.
  4. Дата проставления записи об утверждении.

Образец

Как ставится гриф утверждения документа - образец оформления

Выводы

Гриф утверждения – обязательный реквизит некоторых документов. Благодаря данному элементу бумаги приобретают юридическую силу. В связи с этим подойти к организации процесса его оформления необходимо с особой важностью.

Согласно ГОСТу, данный реквизит должен располагаться в правой верхней части титульного листа. В стандартном случае элемент имеет 4 строки. При необходимости они могут смещаться к центру листа.

Источник

Шпаргалка делопроизводителя

Утверждение документа — это способ его удостоверения, придания документу юридической силы, а также подтверждение его подлинности. Утверждение документа осуществляется с помощью грифа утверждения документа.

Гриф утверждения документа является шестнадцатым в списке реквизитов официального документа согласно ГОСТу Р 7.0.97-2016 . Гриф утверждения — дополнительный реквизит документа. Он придает нормативный или правовой характер его содержанию.

Или:  На пенсию надейся но сам не плошай

В любой организации должен быть примерный перечень документов, подлежащих утверждению (см. ниже). Он закрепляется в инструкции по делопроизводству организации.

Гриф утверждения документа проставляется в правом верхнем углу первого листа документа.

Способы утверждения документа:

  • Должностным лицом.
  • Специально издаваемым документом.

Оба способа имеют одинаковую юридическую силу. Издаваемый документ (приказ, распоряжение, решение, протокол) рекомендуется составлять в тех случаях, когда требуются дополнительные разъяснения по применению и исполнению утверждаемого документа.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, его классного чина (при необходимости), личной подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения:

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
подпись
31 декабря 2018 г.

Допускается центрировать гриф утверждения относительно самой длинной строки.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне, а документ не должен оформляться на бланке.

При утверждении документа, который составлен не на бланке (акт, договор), наименование организации при указании должности лица, утвердившего документ, указывается полностью. Полное наименование организации указывается и в том случае, если документ утверждается руководителем вышестоящей организации.

При утверждении документа приказом, решением, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера:

Если приказом (распоряжением) утверждаются несколько документов , то в правом верхнем углу каждого из них проставляется номер приложения, на который дана ссылка в тексте приказа (распоряжения) и гриф утверждения, например:

Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение — УТВЕРЖДЕНО , программа — УТВЕРЖДЕНА , мероприятия — УТВЕРЖДЕНЫ.

Датой утверждаемого документа является не дата его подписания, а дата утверждения.

Источник

Новый гост для оформления документов

Этот гост добровольный — его можно не использовать или применять частично. Но если у вас нет корпоративных стандартов, дизайнера или верстальщика, а хочется составить понятный документ, его стоит иметь в виду. Все-таки это гост, он утвержден и действует. Там есть здравые требования, но есть кое-что странное и даже опасное.

Мы прочитали его весь — вот главное.

Как составлять документы по госту

Вот несколько советов из стандарта:

  1. Используйте бесплатные шрифты: Times New Roman, Arial, Verdana.
  2. Выравнивайте заголовки по левому краю или по центру, а текст — по ширине.
  3. В заголовке пишите не только название, но и содержание документа — о чем он.
  4. Отметку о коммерческой тайне ставьте вверху справа. Советуем на каждом листе.
  5. У адресата инициалы пишите после фамилии, а в подписи — перед ней.
  6. Если адресат — фирма, то указывайте его в именительном падеже, а если человек — в дательном («кому»).
  7. Печать не должна заходить на подпись.
  8. Резолюцию можно ставить в любом месте или на отдельном бланке.
  9. На копии надо написать, где находится подлинник.
  10. Утвердите формы бланков с реквизитами документов, чтобы каждый раз не заполнять заново.

Зачем гост для документов

В России, как и в любой стране, пишут много документов: и чиновники, и бизнес, и мы с вами. От того, как документ оформлен, зависит, насколько легко его прочитать, найти нужное и ответить. Если все договорятся, что адресат там-то, заголовки выглядят так-то, а лучший шрифт для работы такой-то, то всем будет немного легче работать.

У каждой компании и в каждом ведомстве могут быть свои правила оформления документов. Но когда в стране есть об этом гост, компании и ведомства могут основывать свои правила на нем, а не изобретать каждый раз с нуля.

Этот гост — такая опорная точка: вы можете его не придерживаться, но если нужен ответ на вопрос «Как правильно с точки зрения России?» — вот он, этот ответ.

Или:  Рассказываю про дилерский договор во франчайзинге

Применять или не применять гост — решайте сами. Штрафов за это нет. Но если вы где-то публично заявите: у нас, мол, документы по госту, — тогда уже должны применять обязательно.

Когда документ на нескольких страницах

Если документ из нескольких страниц, начиная со второй, их нужно нумеровать. Номер ставят посередине верхнего поля. Отступ сверху — минимум 10 мм. Можно печатать с двух сторон листа, но тогда поля боковые должны совпадать.

У некоторых документов может быть титульный лист. Например, у устава компании, отчета или пакета документов для торгов. Если хотите оформить титульный лист по правилам, в госте есть схема.

Шрифты — бесплатные

Шрифты рекомендуют такие:

  1. Times New Roman, размеры 13, 14.
  2. Arial, 12, 13.
  3. Verdana, 12, 13.
  4. Calibri, 14.

Или похожие по начертанию и размеру.

В таблицах шрифт может быть мельче. Важные реквизиты можно выделять полужирным: например, адресата заявления или заголовок документа.

Отступы и интервалы

Абзацный отступ — 1,25 см.

Заголовки разделов — с таким же абзацным отступом слева или по центру.

Вот требования к интервалам:

  1. Для текста — 1—1,5 межстрочных интервала.
  2. Если нужно уменьшить масштаб документа — тогда через 2 интервала.
  3. Между буквами — обычный.
  4. Между словами — один пробел.
  5. Реквизиты из нескольких строчек — через 1 интервал.
  6. Группы реквизитов — с дополнительным интервалом между группами.

Минимальные поля для всех документов:

  • левое — 20 мм;
  • правое — 10 мм;
  • верхнее — 20 мм;
  • нижнее — 20 мм.

Если документ хранится больше 10 лет — левое поле должно быть минимум 30 мм. Но все это логично использовать для бумажных документов, потому что их скрепляют, прошивают, а края бумаги за годы могут истрепаться. Для электронных документов это не так важно, но гост почему-то этого не учитывает, хотя для электронных документов он тоже работает.

Выравнивание — по ширине

Документы по госту нужно выравнивать по ширине листа.

Если реквизиты пишут в углу, то самая длинная строчка должна быть не больше 7,5 см. Это примерно треть формата А4.

Если реквизиты документа не в углу, а по центру, их тоже нельзя растягивать на всю ширину. Максимум на 12 см — это половина ширины листа.

От редакции: выравнивая документ по ширине листа, включите переносы, иначе между словами будут огромные дыры. Либо люди, которые составляли гост, не знают об этом эффекте, либо у них нет глаз или вкуса.

Реквизиты документа

Товарный знак или логотип — вверху посередине или слева. Можно указать название компании, магазина или бизнеса — которое неофициальное, но к нему привыкли.

В верхней части документа нужно написать, какая компания его составила, ее адрес, телефон и электронную почту, ИНН , ОГРН и другие реквизиты с учетом назначения документа.

По госту нужно написать и название документа. Это не касается только деловых и служебных писем. Если это приказ — нужно так и указать.

Дату ставят вверху. Причем не ту, когда составили документ, а когда подписали. Форматы даты такие:

  1. 19.10.2018;
  2. 19 октября 2018 г.

Отметка о коммерческой тайне

Если в документе есть что-то секретное, нужно написать об этом прямо в реквизитах. В старом госте такого вообще не было. Слова «Коммерческая тайна», «Только для служебного использования» или «Конфиденциально» нужно писать в правом верхнему углу. Если документ на нескольких листах, пишут на титульном.

И это странная рекомендация, потому что по закону такую отметку нужно ставить на каждом листе. Мы советуем ставить на каждом: иначе потом не докажете, что конфиденциальный весь документ, а не только обложка.

Или:  Когда заявление от работника необходимо

Как указать адресата: кому и куда

Адресатом может быть фирма или человек. Его всегда пишут справа — под реквизитами автора документа или в верхнему углу. Тут есть изменения по сравнению с прежними правилами.

Если адресат — человек, нужно писать в дательном падеже:

Если адресат — компания, тогда название пишут в именительном падеже, хотя это тоже «кому»:

Министерство финансов Российской федерации

Если адресат — подразделение или филиал, название фирмы пишут в именительном, а подразделение и должность — в дательном падеже:

ООО «Завод Литий»
Начальнику транспортного цеха
Петрову П. П.

Смотрите, как изменилось место для инициалов адресата. По старому госту их следовало писать перед фамилией:

А теперь — после фамилии:

А еще можно добавить «г-ну» или «г-же». Раньше так было не принято.

Если адресатов несколько

По госту в документе не должно быть больше четырех адресатов. Если их все-таки больше, тогда есть два варианта:

  1. составить отдельный список адресатов и к нему приложить документ;
  2. указать адресатов без фамилий, просто: руководителям филиалов такого-то банка.

Перед каждым следующим адресатом не нужно писать слово «копия».

Судя по всему, гост не учитывает особенности электронных документов. В них адресата на бланке можно не указывать. Или их может быть больше четырех без потери информативности. А еще в электронной переписке и электронных документах физически невозможно перечислить адресатов отдельным списком.

Заголовок документа

Из заголовка должно быть понятно не только что это за документ, но и о чем он.

Плохой заголовок Хороший заголовок
Приказ Приказ о повышении заработной платы

Заголовок документа выравнивают по левому краю или по центру. Если документ из 4—5 строк, можно без заголовка. Раньше тоже было можно, но для формата А5. Теперь условие о формате убрали, потому что гост касается и электронных писем тоже.

Если есть ссылки на другие документы

Если документ составили на основе какого-то закона, письма, постановления, внутреннего приказа компании, то его нужно указывать со всеми реквизитами: номером, датой, составителем, названием.

Если есть приложения, их перечисляют внизу, нумеруют список и указывают количество страниц.

От какого лица писать текст

Это зависит от вида документа. В коммерческом предложении покупателю можно писать как захочется. Но в официальных документах, уставах и кадровых приказах так лучше не делать.

Источник



Приложение Г. Пример заполнения листа утверждения на несколько документов (справочное)

Изменением N 1, утвержденным приказом Федерального агентства по техническому регулирования и метрологии от 22 июня 2006 г. N 117-ст, в настоящее приложение внесены изменения, введенные в действие с 1 сентября 2006 г.

(справочное)
(с изменениями от 22 июня 2006 г.)

Пример заполнения листа утверждения на несколько документов

Примечание — С 2000 г. обозначение года в дате указывают четырьмя цифрами. (Поправка).

<< Приложение
В. Пример заполнения листа утверждения на один документ (справочное)
Приложение >>
Д. Пример заполнения титульного листа (справочное)
Содержание
Межгосударственный стандарт ГОСТ 2.105-95 "Единая система конструкторской документации. Общие требования к текстовым.

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2021. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Источник