8 октября, 2021 Автор: Соня Крапива

Практикум с презентацией quot Умеете ли вы оформлять документы официально делового стиля quot

Практикум с презентацией "Умеете ли вы оформлять документы официально-делового стиля?"

Ответьте на вопрос темы занятия. Вы уверены в том, что умеете оформлять документы официально-делового стиля? Если нет, то к этому вопросу мы вернёмся в конце урока.

Необходимы ли вам знания в оформлении данных документов? Какие жанры документов официально-делового стиля вы знаете? С какими уже работали? Когда и где? Какие трудности испытывали в составлении бумаг стиля?

Каждому человеку в жизни приходится сталкиваться с деловыми бумагами. Вот почему их нужно уметь составлять грамотно и корректно. Сегодня вы должны выяснить, какие правила следует соблюдать при написании различных деловых бумаг и самостоятельно составить аналогичные деловые бумаги.

(Постановка целей и задач.)

1. Официально-деловой стиль в современном языке

Актуализация имеющихся у учащихся знаний.

а) Необходимые термины и понятийные аппараты (словарь перед каждым учеником):

Клише – выражение, механически воспроизводимое в типичных речевых контекстах; шаблонная фраза, выражение (во исполнение решения).
Номенклатурные наименования – наименования, принятые в определённой области науки (история).
Канцелярская лексика (канцеляризмы) – слова и выражения, употребление которых в литературном языке закреплено за одним стилем (ниже подписавшийся).
Аббревиатура – слова, образованные слиянием элементов, входящих в сложное слово.
Отглагольные существительные – существительные, образованные от глаголов (перечислить – перечисления).
Отыменные предлоги – образованные от имени существительного (на основании).
Сложные союзы – союзы, содержащие более чем один компонент в своей структуре.
Устойчивые сочетания – сочетания слов, которые существуют в сознании в готовом виде.

б) Основная характеристика официально-делового стиля.

Вопросы: Что представляет собой официально-деловой стиль? Какие его основные черты?

Из книжных стилей официально-деловой стиль является наиболее консервативным, отличается устойчивостью и замкнутостью.

Наличие клише или речевых стандартов присуще официально-деловому стилю. Если для других стилей это не всегда хорошо, то для официально-делового стиля это считается нормативным. Большинство деловых документов имеет общепринятые формы изложения и расположения материала, и не случайно в деловой практике часто используются готовые бланки, которые предлагается заполнить. Даже конверты принято подписывать в определённом порядке.

Официально-деловой стиль – это стиль документов, международных договоров, государственных актов, юридических законов, инструкций, служебной переписки, деловых бумаг.

Основные черты официально-делового стиля:

Сжатость, компактность изложения, экономное использование языковых средств.
Стандартное расположение материала, использование клише.
Широкое использование терминологии номенклатурных наименований, наличие канцелярской лексики, значительное количество аббревиатур.
Частое употребление отглагольных существительных, отыменных предлогов, сложных союзов, а также различных устаревших сочетаний, служащих для связи частей предложения.
Повествовательный характер изложения.
Прямой порядок слов в предложении.
Тенденции к использованию сложных предложений, отражение логических подчинений одних фактов другим.
Практически полное отсутствие эмоциональных речевых средств.

В рамках официально-делового стиля выделяются две разновидности:
1) Официально-документальный – язык законодательных документов, связан с деятельностью государственных органов. Язык дипломатических актов.
2) Обиходно-деловой – переписка между учреждениями и организациями, частные деловые бумаги.

Язык законодательных документов включает в себя определённую лексику и фразеологию. Например: законодательство, конституция, прокурор, улики, вступить в силу, занять должность.

Другая разновидность официально-делового стиля – это обиходно-деловой стиль (деловые письма, коммерческая корреспонденция, частные деловые бумаги, справка, протокол, заявление, доверенность, расписка, автобиография).

в) Формулирование вывода:

функция официально-делового стиля – информативная (предписывающая, констатирующая);
основная форма реализации – письменная;
типичный вид речи – монолог;
жанры: устав, закон, приказ, распоряжение, инструкция, заявление, докладная записка, объяснительная записка, автобиография, анкета…

Интернациональные требования к документу (документ – деловая бумага, обладающая юридической силой).

Общие для разных языковых культур требования к документу:

соблюдение норм официально-делового этикета;
лаконичность и информативность содержания;
объективность информации;
структурированность изложения;
стандартизация и унификация языковых и текстовых средств.

2. Заявление как официально-деловой документ

Вопросы:

Как раньше называлось заявление? (Прошение)
Что вам известно, как оформляется заявление.
Что такое заявление?
Какие ключевые слова используются при написании заявления?

Заявление – внутренний служебный документ.

Ключевое слово «прошу», но могут использоваться языковые формулы:

— Ставлю Вас в известность …
— Довожу до вашего сведения …
— Ввиду того, что …
— В связи с тем, что …
— Прошу Вашего разрешения …
— Прошу дать ответ …
— Прошу оказать содействие …
— Прошу принять меры …
— В случае неполучения ответа …

Этот документ предназначен для доведения до сведения должностного лица информации узкой направленности. Адресантом заявления может быть должностное лицо внутри этой же организации (служебное заявление), частное лицо (личное заявление). В некоторых случаях заявление может быть коллективным: когда проблема, затрагиваемая в документе, касается нескольких человек или даже всего коллектива.

Заявления всегда пишутся по конкретному поводу и посвящены обычно одному вопросу. Цель личного документа – реализация или защита своих интересов.

3. Практическая работа 1

А) Написать заявление (самостоятельный выбор темы) (задание выполняется в тетради и на доске). Анализ выполненной работы (правильность, ошибки, недочёты.)

Б) Предлагаются образцы двух вариантов заявления. Какое заявление, первое или второе, правильно оформлено? (Оба варианта верны. Определитесь с выбором написания. Объяснение написания вариантов заявления.) (Приложение 1)

У кого из вас не было ошибок в предыдущей работе (задание А)?

Или: Стоимость перевода свидетельства о браке с нотариальным заверением

Кто может сказать, что умеет оформлять заявление в соответствии с требованиями?

4. Варианты и требования к написанию заявления

Спорные вопросы:

Как правильно оформляется заявление в соответствии с требованиями по делопроизводству?
Где пишется слово «заявление»?
Какими буквами пишется слово «заявление»? Как правильно писать слово «заявление»: с заглавной или строчной буквы? Или полностью прописными, строчными?
Нужно ли ставить точку после слова «заявление»?

Итак, допустимы варианты:

тому-то от такого-то. Заявление
тому-то от такого-то. ЗАЯВЛЕНИЕ
тому-то от такого-то. заявление.
тому-то такого-то. Заявление
тому-то такого-то. ЗАЯВЛЕНИЕ
тому-то такого-то. заявление.

писать слово полностью большими, прописными буквами, особенно если текст — печатный: ЗАЯВЛЕНИЕ. Точку тогда ставить не нужно, так как это название;
писать прописной только первую букву слова (Заявление) — здесь точка также не ставится;
писать полностью слово строчными и ставить после слова точку (заявление.) Такой вариант, хоть и допустим, но является малоупотребительным и считаетсяустаревшим. В этом случае — «шапка» документа и само слово «заявление» рассматривается как цельное предложение, поэтому точка в конце необходима.

— Как правильно писать: заявление кого (Полищука) или от кого (от Полищука)?

Допускается и написание кого, и написание от кого. То есть и Полищука, и от Полищука — оба варианта правильны.

— Где правильно указывать в заявлении дату?

Дату можно писать в верхней части листа после названия документа (Заявление) слева после поля.

Директору ЗАО «Элита»
Иванову И. И.
Петрова Петра Петровича

Заявление

10.12.2019
Прошу зачислить меня в штат на должность технолога по пошиву одежды. В 2006 г. окончил Минский институт легкой промышленности и дизайна. До декабря 2012 г. работал в ООО «Стиль».
Необходимые документы прилагаю:
Трудовая книжка.
Копия диплома.
Копия паспорта.
Две фотографии.
Рекомендательное письмо ООО «Стиль».
(Подпись)

Дата пишется и после основного текста — тоже слева после границы поля.

Дата может оформляться тремя парами арабских цифр (02.11.19.) или развёрнуто (2 ноября 2019 г.).

Реквизиты личного документа:

именование заявителя (адресанта): фамилия, имя, отчество (адрес, телефон);
наименование жанра документа (заявление);
текст, формулирующий интересы или права заявителя с необходимой аргументацией;
дата;
подпись заявителя.

Схема расположения реквизитов заявления:

1___________
2___________
___________

____3____
__________4_________________________
____________________________________

5. Практическая работа 2

Как правильно? Работа в группах. Отредактировать тексты заявления. Обосновать изменения. (Приложение 2)

(Что получилось, а что вызывает трудности?)

6. Докладная записка и объяснительная записка

Что такое докладная записка? Чем она отличается от объяснительной?

Докладная записка – это документ, адресованный руководству и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя.

Цель инициативной докладной записки – побудить руководителя принять определённое решение.

Реквизиты докладной записки:

адресат (наименование должностного лица, его фамилия, инициалы);
наименование жанра документа (докладная записка);
текст (информация; предложение и его аргументация);
список документальных приложений (если они требуются);
дата;
наименование организации (или Ф.И.О. частного лица), т.е. подпись.

Докладная записка может содержать заголовок.

Ключевое слово докладной записки – Прошу… Широко используются клишированные конструкции:

— В связи с …
— В соответствии с …
— Возникла необходимость (чего) …
— Согласовать вопрос …

Объяснительная записка – это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчёта, проекта) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. По своей форме объяснительная похожа на докладную записку, отличие между ними в том, что текст последней содержит еще определенные выводы и предложения, а вот оформление внешне похожее.

Соответственно объяснительные записки делятся на две группы. К первой относятся документы, сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Они оформляются на общем бланке учреждения. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо ситуаций, происшествий, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, мотивированным.

Писать следует сухим канцелярским языком, постарайтесь выразить все-таки свои мысли короче. Лучше избегать любой эмоциональности. Излагать нужно только факты, непосредственно относящиеся к делу. Подумайте над тем, чтобы объяснение звучало веско и аргументировано, избегайте при этом неправды и оправданий. Полезным бывает обсуждение ситуации с умными людьми (коллеги, друзья, родственники).

Допускается написать объяснительную записку в рукописной форме, подписывает работник, её составивший.

Как написать объяснительную записку?

Данный документ пишется в произвольной форме, но желательно придерживаться такой структуры:

шапка – содержит реквизиты получателя: фамилия, инициалы человека, которому адресована объяснительная (в дательном падеже);
заголовок документа – «Объяснительная записка» (пишется без кавычек);
заголовок к тексту — «О …», «Касательно …» (при составлении объяснительной в школу заголовок можно не писать);
сам текст пояснения — сначала излагаются факты, затем причина. Главное требование к написанию текста – чтобы он был убедительным и содержательным;
дата;
подпись составителя – должность (при написании записки в школу должность не указывается), собственно подпись, фамилия и инициалы.

Образец объяснительной записки:

Директору МОУ СОШ № 10
Петрову П.И.
от ученика 11 класса
Маслова В.С.

Объяснительная записка
Я, Маслов Виктор, отсутствовал на занятиях спортивной секции в период с 10.09. по 20.09. 2019 г. по причине болезни. Медицинская справка прилагается.

Дата Подпись

Образец объяснительной записки кассира:
Директору магазина № 8
Климовой Н.П.
от кассира отдела промышленных товаров
Поповой О.В.

Объяснительная записка
Касательно ошибочно пробитого чека 5 апреля 2019 года.
Я, Попова Ольга Владимировна, 5 апреля 2019 года ошибочно пробила кассовый чек, обнаружила ошибку до снятия суточного отчёта с гашением. Моей вины в произошедшем быть не может, так как я очень внимательно отношусь к работе с ККМ. Причиной этого считаю неполадки в работе ККМ, поскольку такие ошибки наблюдаются несколько дней подряд. Прошу Вас обратить внимание на работу данного ККМ.
5 апреля 2019 года Попова О.В.

В качестве домашнего задания предлагается написать объяснительную записку на имя классного руководителя (Тема: объяснить причину вашего отсутствия на общешкольном мероприятии).

Или: Образец договора о задатке при покупки коммерческой недвижимости

7. Практическая работа 3

(Учащиеся самостоятельно выбирают задание. Задания А, Б – работа в парах.)

А) Стилистическая задача. Зная реквизиты докладной записки и учитывая, что она внешне похожа на оформление объяснительной записки, которая не содержит выводы и предложения, составить докладную записку. (Приложение 3)

Б) Мозаика. Собери мозаику и по тексту картинки определи жанр официально-делового стиля (автобиография, объяснительная, заявление, объявление, докладная и пр.).

В) Индивидуальная работа (карточки, В. 1–4). По тексту задания определить жанр официально-делового стиля. (Приложение 4)

8. Самооценка работы на уроке

Возвращаемся к теме занятия. Так умеете ли вы оформлять документы официально-делового стиля?

9. Заключительная часть занятия

В жизни вам придётся очень часто иметь дело с официальными бумагами. Думаю, что сегодняшнее занятие поможет вам грамотно составить объяснительную записку, заявление и какую-либо ещё официальную бумагу. Помните, что любой документ, составленный вами, может служить характеристикой вашей грамотности и компетентности. Не допускайте досадных и ненужных оплошностей. Ведь ваш документ «по одёжке встречают»! Дерзайте и будьте грамотными людьми во всех отношениях!

Источник

Деловой текст

Каждый современный человек хотя бы раз в жизни сталкивался с необходимостью написать текст в официально-деловом стиле. Это обусловлено современными требованиями к общению между юридическими лицами, частными лицами и гос.органами, либо частными лицами и юридическими лицами. Проще говоря, обращаясь в организацию как представитель другой организации или как частное лицо, вы вынуждены будете писать текст в официально-деловом стиле.

Одним из наиболее встречающихся видов текстов в деловом стиле является коммерческое предложение.

Отправьте заявку на написание текста в деловом стиле по адресу: Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript

Чтобы не грузить вас правилами написания официально-деловых текстов, сразу рассмотрим пару примеров.

Пример делового текста 1. Отсрочка.

Уважаемый Николай Сергеевич!

12 января мы получили от вас коммерческое предложение, в котором вы предлагаете нашему предприятию регулярные поставки металла для реализуемых нашей компанией проектов.

Наше руководство рассмотрело ваши условия и готово заключить с вами договор о намерениях и, в дальнейшем, договор о сотрудничестве. Единственным препятствием для плодотворного сотрудничества может стать невозможность поставки металлопроката с отсрочкой платежа, которую вы отказываетесь нам предоставить.

Просим вас ещё раз рассмотреть возможность предоставления отсрочки для партий большого объёма! В противном случае, мы будем вынуждены искать партнёров по регулярным поставкам металлопроката среди ваших конкурентов.

начальник коммерческого отдела Петрякова И. И.

Пример делового текста 2. Претензия

В марте текущего года наша компания заключила с вами договор на изготовление и установку пластиковых окон для оборудования офисных помещений. Общее количество окон составило 48 штук, сумма договора 593000 рублей.

Следуя договору, окна должны были быть установлены в срок до 1 сентября. На сегодняшний день работы выполнены лишь на треть, несмотря на полную оплату с нашей стороны.

Учитывая, что наша компания полностью выполнила обязательства по оплате, мы требуем в кратчайшие сроки выполнить работы по установке окон в полном объёме, а также устранить недостатки, описанные в ранее присланных претензиях, в срок до 1 ноября, либо вернуть нам денежные средства за невыполненные работы. Также мы намерены требовать компенсацию за причинённый ущерб.

В случае невыполнения вашей компанией взятых на себя по договору обязательств, либо в случае отказа в возврате денежных средств и выплаты компенсации, мы обратимся в суд РФ, а также составим жалобу в Прокуратору РФ по месту расположения вашей фирмы.

Другие примеры смотрите ниже, после прочтения правил написания текста в деловом стиле.

Правила написания делового текста

Теперь можно познакомиться и с правилами. Итак, из примеров видно, что главное правило делового текста — сохранять деловую стилистику. Что такое «деловой стиль» в текстах? Это, прежде всего, краткость изложения, отсутствие эмоций и факты.

В деловом тексте недопустимо применять эмоционально окрашенные выражения, просторечные обороты.

Первое, что нужно помнить, приступая к написанию делового текста в официальном стиле — ваша задача как можно более кратко изложить суть того, что вы хотите написать. Будь то жалоба на чьи-то действия (либо на бездействие), просьба в оказании помощи, претензия, требование или что-то другое.

Официально-деловой стиль чаще всего используется в бизнесе для составления коммерческих предложений, но и в частной жизни нам не редко приходится излагаться именно в деловом стиле, если речь идёт об общении с государственными структурами, либо о возникшей конфликтной ситуации, например, при покупке некачественного товара.

Или: Письмо Федеральной антимонопольной службы от 12 ноября 2020 г N АД 98798 20 О порядке заполнения протокола согласования цен

Для текстов в деловом стиле принято использовать определённые слова, что чётко видно во всех приведённых примерах.

«Следуя», «учитывая», «просим вас рассмотреть возможность», «просим оказать содействие» и т.п. Набор этих фраз зависит от ситуации, и конечно, вы должны научиться интуитивно чувствовать, когда нужно использовать фразу «просим вас», а когда «требуем».

Источник

Заявления

Заявление – это документ, в котором содержится предложение или просьба. Обычно направляется от ФЛ госучреждению, компании или ФЛ. Наделен юридической силой. Это официальный документ, на который получатель обязан как-то отреагировать. Заявление может быть не основной, но дополнительной бумагой. В этом случае к нему прилагается оригинал или копия основного документа.

Основные виды

Заявления подразделяются на эти основные виды:

Касающиеся кадровых вопросов. К примеру, это заявление о принятии на должность, об увольнении, о переназначении, о предоставлении отпуска.
Информирующие. В заявлении могут содержаться указания на недостатки, различные нарушения в работе компании/ее сотрудников.

Заявление и жалобы – это похожие между собой документы. Однако между ними есть отличия. В частности, в заявлении нет указания на нарушение прав и интересов составителя. В жалобе же это указание является основным предметом.

Адресат заявления – это конкретное лицо. К примеру, это может быть должностное лицо, руководитель компании/подразделения. Текст документа начинается с вопроса или обращения. Только после этого вопроса нужно детализировать суть обращения.

К заявлению могут прилагаться дополнительные документы. К примеру, к заявлению о приеме на должность прилагается свидетельство об образовании, резюме, анкета. В завершении документа ставится подпись отправителя. Получатель должен рассмотреть заявление в обязательном порядке, а затем принять свое решение. Принимается оно через резолюцию. Именно резолюция и заявление являются основанием для приказа руководителя.

Особенности оформления

Форма заявления законом не определена. Однако любой вид документа составляется более или менее одинаково. В нем должны присутствовать обязательные реквизиты:

Название документа («Заявление на…»).
Дата составления.
Регистрационный номер.
Информация о получателе: наименование, адрес и прочее.
Информация о заявителе: ФИО, адрес, должность, телефон.

Заявление должно также соответствовать общим требованиям:

Текст может быть составлен как от руки, так и с помощью ПК.
Если это письменное заявление, должна быть подпись, поставленная вручную.
Текст нужно писать ручкой с одной и той же пастой.
Исключены ошибки, помарки, исправления и зачеркивания.
Текст носит деловой стиль. Исключен сленг и мат, излишняя эмоциональность.

При составлении заявления следует быть лаконичными. Однако текст не должен быть тезисным. Из него должно быть все понятно. Нельзя допускать формулировок, которые можно толковать двояко.

Разновидности заявления

Заявления могут составляться в самых различных ситуациях: прием в университет, в ЗАГС, в больницу. Они нужны при получении паспорта, приеме на работу. Рассмотрим наиболее распространенные виды заявления, используемые в большинстве компаний.

Заявление в отпуск

Ежегодно каждый сотрудник может уйти в отпуск. Соответствующее право предоставлено ТК. Содержание заявления определяется видом отпуска: ежегодный, по БиР, академический, за свой счет. В документе нужно указать предпочтительную длительность отпуска, его точные даты. Необходимо также прописать точные указания на получателя (ФИО руководителя, наименование компании).

Заявление при приеме на работу

Составлять данный вид документа необязательно. Трудовые отношения с сотрудником базируются не на заявлении, а на трудовом договоре. Однако заявление иногда оформляется. Но нужно помнить, что этот документ не обязывает ни к чему составителя. Исключение – поступление на государственную и муниципальную службу.

Заявление на увольнение

Если сотрудник желает уволиться по собственному желанию, ему нужно отправить работодателю заявление. Крайне важно указать в нем дату. Дело в том, что сотрудник должен уведомить работодателя о своем увольнении за 2 недели. Эти 2 недели начинает течь с даты, указанной в заявлении.

ВАЖНО! Заявление рекомендуется составлять в 2 экземплярах. Один экземпляр отправляется работодателю, второй остается у сотрудника. На втором экземпляре должна стоять отметка о получении. Она проставляется секретарем, который принимает основной экземпляр.

Источник

Официально деловой стиль (примеры)

Официально-деловой стиль встречается не только в узких рабочих кругах. Это инструкции и аннотации, документы коммерческих или государственных организаций, законодательные акты и прочие деловые бумаги.

К примерам официально-делового стиля можно отнести:

Заявление;
Расписку;
Объяснительную;
Постановление;
Характеристику на ученика или работника;
Приказ;
Законодательный акт;
Договор;
Инструкцию;
Деловую переписку;
Автобиографию и многое другое

Я, Иванов Иван Петрович, прошу предоставить мне недельный отпуск без содержания для поездки по семейным обстоятельствам. Число, подпись

Я, Иванов Иван Петрович, 21.08.2019 задержался на 30 минут по причине аварийного состояния на дорогах. Прошу допустить меня к дальнейшей работе. Дата, подпись.

Приказ №44
от 19.09.2019 г.

Об оказании благотворительной помощи

На основании ФЗ №135, главы 32 ГК, в целях оказания поддержки экологии

В целях борьбы с загрязнением окружающей среды оказать единовременную помощь НКО «Экология» в размере 10 000 рублей.
Бухгалтеру Петровой О. А. перевести средства в срок до 15.05.2021 года.
Ответственность за исполнение настоящего распоряжения оставляю за собой.

Документ, на основании которого составлен приказ: письмо-просьба о пожертвовании от НКО «Экология».

Источник