7 октября, 2021 Автор: Соня Крапива

Подтверждение наличия работы образец

Какие сведения нужны в справке с места работы, а что будет лишним

Когда сотрудник просит выдать справку с места работы, многие кадровики не знают, какую информацию вносить в документ и кто вправе его подписать. В статье – четкие правила оформления, а также образцы справок для самых распространенных случаев.

Реквизиты справки

Справку готовьте по заявлению сотрудника (ст. 62 ТК). Он укажет, какие именно сведения необходимы. Также он может принести образец справки из той организации, которая ее требует.

Обязательные реквизиты. По общему правилу, для справок используют угловой бланк документа. На таком бланке реквизиты компании указывают с левого края листа. Наименование адресата – справа. Если отправляете справку по почте, напишите почтовый адрес полностью. Если сотрудник получит справку на руки, напечатайте только его должность и Ф. И. О. По просьбе сотрудника можете отметить другого адресата или указать фразу «по месту требования».

Укажите сведения о работодателе: наименование организации, почтовый адрес, номер телефона, факса. Дату документа пишите в последовательности: день, месяц, год (п. 5.10 ГОСТ Р 7.0.97-2016). Поставьте регистрационный номер справки – цифровой или буквенно-цифровой. Номер и дату справки отметьте в регистрационном журнале, чтобы при необходимости продублировать справку или подтвердить, что вы ее выдавали сотруднику (образец ниже).

Образец. Журнал учета справок с места работы

Чтобы поставить подпись на справке, как и на других документах, укажите должность и расшифровку подписи, сначала инициалы, потом фамилию. Когда оформляете справку за подписью нескольких должностных лиц, подписи располагайте одну под другой в соответствии с иерархией в вашей компании. Если документ подписывает исполняющий обязанности, например, когда генеральный директор в отпуске, пропишите статус в соответствии с приказом. Можно использовать сокращение «и. о.» или полное написание.

На справке должна быть подпись руководителя компании или другого должностного лица. Право подписи закрепите в инструкции по кадровому делопроизводству, трудовом договоре или приказе о распределении обязанностей (ст. 8, 20, 57 ТК). Если справку подпишет инспектор отдела кадров, ее могут не принять по месту требования или попросят подтвердить полномочия подписавшего. Претензии по поводу справок редки, но лучше, чтобы ее подписывали начальник отдела кадров или генеральный директор. К таким справкам вопросов обычно не возникает. Если в документе есть информация о заработной плате сотрудника или других начислениях, то кроме директора или уполномоченного кадровика ее подписывает главный бухгалтер.

Дополнительные реквизиты. Некоторые организации просят справку с печатью. Если она есть в компании, поставьте оттиск, не захватывая подпись или на месте, обозначенном буквами «МП» («Место печати»). Если в компании нет печати, вы не обязаны ее приобретать (п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ, п. 7 ст. 2 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ). Информацию о том, что в компании не используют печать, укажите в уставе (письмо Минфина от 16.02.2016 № 03-02-07/1/8575). При необходимости сделайте для сотрудника выписку из устава или оформите справку об отсутствии печати в свободной форме.

Чтобы поставить отметку об исполнителе, укажите свои Ф. И. О. и контактный телефон. Также можете написать наименование должности, структурное подразделение и адрес электронной почты. Отметку об исполнителе ставьте на лицевой стороне справки слева, если нет места – на оборотной стороне внизу слева. Отметку оформляйте как нижний колонтитул и печатайте шрифтом меньшего размера, чем остальной текст документа (п. 5.25 ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Прежде чем выдавать справку, запишите в кадровом журнале, что сотрудник ее получил. Если журнала нет, сделайте два экземпляра справки, чтобы работник поставил на вашем свою подпись и отметку о том, что получил справку. Это поможет избежать конфликта с работником, если он потеряет справку или будет утверждать, что вы не выдали ее в срок.

Основные виды справок

Если сотрудник попросил справку с места работы, вы должны в течение трех рабочих дней выдать ее. Запросить у вас информацию вправе и уволенные сотрудники. Справку для них подготовьте в тот же срок (ст. 62 ТК). При этом нет ограничений по времени, в течение которого уже уволенный сотрудник может запросить у вас сведения.

Справка для визы. Для получения визы на поездку за границу сотрудник должен доказать свою платежеспособность. Для этого он запросит справку с места работы (образец ниже). В ней будет подтверждение того, что сотрудник действительно работает в компании и получает доход. В справке укажите должность, ежемесячный заработок сотрудника, а также период его работы в организации. Укажите период, в который сотруднику предоставят отпуск. Не обязательно отмечать, идет ли сотрудник в отпуск по графику или нет. Конкретные требования к справке сотрудник сам уточнит в посольстве и укажет в заявлении (образец ниже).

Образец. Справка для визы

Образец. Заявление на справку

Справка о стаже. Этот вид справки оформляют, когда нужно подтвердить, что сотрудник работал в компании. Если работник в заявлении просит сообщить стаж – укажите даты приема и увольнения (образец ниже). Для сотрудника в штате отметьте, что он работает по настоящее время. Можете указать общий стаж в годах и месяцах. Эта информация есть в любой кадровой программе в разделе сведений о трудовой деятельности.

Или:  Подкатегории прав нового образца расшифровка все

Образец. Заявление на справку с места работы

Если сотрудник просит сообщить о периодах работы – укажите в справке все должности, которые он занимал, пока работал в компании (образец ниже). Пропишите номера и даты кадровых приказов. Сотрудник также вправе запросить и копии или выписки этих приказов. Тогда их нужно предоставить также в течение трех рабочих дней.

Образец. Справка о стаже

Бухгалтерские справки. Финансовые сведения, в отличие от кадровых, обычно оформляют по утвержденной форме (таблица ниже). Поэтому в заявлении сотруднику достаточно указать, какая именно справка ему нужна. Справки с бухгалтерской информацией также нужно предоставлять сотруднику в течение трех рабочих дней (ст. 62 ТК).

Чаще всего бухгалтеры оформляют справку по форме 2-НДФЛ. Выдавайте ее при увольнении каждому сотруднику без заявления. Любая программа электронного учета выводит эту справку автоматически. Однако каждый раз проверяйте форму справки, ведь ее также нужно сдавать в налоговую. Если сведения в экземпляре уволенного сотрудника и справке для налоговой не совпадут, вам придется разбираться с инспектором.

Источник



Справка с места работы (образец)

Работник может попросить бухгалтерию или отдел кадров выдать ему справку с места работы. Обязан ли работодатель выдавать такую справку, по какой форме ее составить, что в ней указать? Ответим на эти вопросы, а также приведем образец справки с работы по месту требования.

Когда может понадобиться справка с места работы

По правилам сотрудник должен запросить справку-подтверждение с места работы, подав соответствующее письменное заявление. Тогда работодатель должен выдать такую справку в течение 3-х рабочих дней (ст. 62 ТК РФ). В заявлении работник должен указать, какая именно справка ему нужна или какие именно сведения следует отразить в справке. Но в принципе можно договориться о выдаче справке и устно. Удобнее, если работник предоставит образец справки из той организации (органа), который просит справку.

Справка с места работы может понадобиться:

  • для получения работником визы. Образец справки о среднем заработке для визы мы привели здесь;
  • для получения работником каких-либо пособий или помощи от государства;
  • для получения кредита в банке и т.д.

От назначения справки будет зависеть, какую именно информацию следует указать в справке.

Как выглядит справка с места работы

Существует несколько случаев, когда справку надо выдать по утвержденной форме:

  • выдача справки о доходах по форме 2-НДФЛ или справки о доходах и суммах налога физического лица (Приказ ФНС от 02.10.2018 N ММВ-7-11/566@);
  • выдача справки о сумме заработка за 2 календарных года, предшествующих году прекращения работы, для начисления работнику пособий по временной нетрудоспособности и в связи с материнством по новому месту работы (Приказ Минтруда от 30.04.2013 N 182н);
  • выдача справки о среднем заработке за последние три месяца по последнему месту работы для постановки граждан на учет в органах занятости населения в целях поиска подходящей работы (рекомендованная форма утверждена Письмом Минтруда от 10.01.2019 N 16-5/В-5).

В остальных случаях форма справки с места работы произвольная. В обязательном порядке в справке указываются:

  • сведения о работодателе: наименование организации, адрес, номер телефона, ИНН. Если работодатель – индивидуальный предприниматель, то нужно указать ф.и.о. предпринимателя, его ИНН, адрес и телефон;
  • кому выдается справка (ф.и.о. работника) и для кого. Если адресат неизвестен, можно указать просто: по месту требования;
  • дата справки;
  • информация о том, что работник в настоящее время трудится у работодателя, выдавшего справку (или трудился там в определенное время).

Дополнительно в справке могут быть указаны:

  • номер справки;
  • с какого момента работник принят на работу к работодателю, выдавшему справку;
  • какую должность занимает работник;
  • сведения о заработной плате или среднем заработке работника;
  • сведения о стаже работника;
  • сведения о получении определенных пособий у конкретного работодателя и т.д.

Кто подпишет справку с места работы

Справку должен подписать руководитель организации (предприниматель) или должностное лицо, имеющее соответствующие полномочия. В справке указываются должность и ф.и.о. работника, который подписывает справку. Если справку подпишет сотрудник, не имеющий должных полномочий (например, инспектор отдела кадров), то справку могут не принять.

Нужна ли на справке печать организации

Уже несколько лет печать не является обязательным реквизитом (п. 5 ст. 2 Закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ). Но если организация приняла решение использовать печать и это закреплено в уставе общества, то печать на справке лучше поставить.

Справка с места работы – образец 2020

Образец справки-подтверждения с места работы мы привели отдельно в разделе «Формы». Там же можно скачать чистый бланк справки с места работы.

Источник

Справка с места работы по месту требования. Актуальный образец и бланк

Документ под названием «Справка с места работы» может понадобиться в самых разных случаях. Очень часто он нужен работнику для предъявления в государственные организации, органы социальной защиты, банковские и кредитные учреждения и т.д. Справка носит подтверждающий характер и может содержать в себя сведения о заработной плате сотрудника, его должности, стаже и опыте работы и т.п.

К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

  • Бланк и образец
  • Бесплатная загрузка
  • Онлайн просмотр
  • Проверено экспертом

Что нужно для получения справки с места работы

На некоторых предприятиях для того, чтобы получить нужную справку от работника не требуется никаких документов – достаточно обратиться к непосредственному начальнику или к представителю иного структурного подразделения с устной просьбой. Но это не всегда так: в большинстве, особенно крупных компаний, сотрудник обязан предоставить письменный запрос или заявление на получение справки, в котором должен указать цель получения документа и также то, какая именно информация нуждается в подтверждении.

Или:  Как установить работнику суточный график работы

Но следует отметить, что закон дает право работнику не сообщать работодателю о том, куда именно и по какой причине требуется справка.

Имеет ли право работодатель отказать в выдаче справки

По закону работник имеет право получить любую информацию от своего работодателя, касающуюся его трудовой деятельности для последующего предъявления по месту требования. Она может быть оформлена в виде копии, выписки из внутреннего документа компании, или же справки.

Срок между заявлением с просьбой выдать справку и ее получением не должен превышать трех дней.

Если предприятие по каким-либо причинам отказывается выдать требуемую бумагу, сотрудник имеет право обратиться в суд.

Кто выдает справку

Обычно справку выписывает руководитель того подразделения, в ведение которого входит запрашиваемая информация. Если работнику необходима справка о профессии или должности, то надо обращать в кадровый отдел, если о заработной плате – соответственно, в бухгалтерию и т.п. Но если непосредственно оформлением справки может заниматься начальник структурного подразделения, то удостоверять ее должен в обязательном порядке директор компании или уполномоченное на подписание подобного рода документов лицо.

Срок действия справки

Каждая справка с места работы имеет свой срок годности, который определяет учреждение или организация, запрашивающая документ в индивидуальном порядке, и который чаще всего не превышает двухнедельный период – за это время сотрудник должен успеть запросить документ в организации и предъявить его туда, куда нужно.

Имеет ли право требовать справку уволившийся работник

По закону, сотрудник, который уволился, также может требовать у бывшего работодателя необходимую ему справку. Правда, законодательно закреплен лишь один вид такого документа, в выдаче которого запрещено отказывать: это справка о заработной плате (например, для получения субсидий, пенсий, пособий и других социальных выплат). Информация для такого рода документов хранится в архиве предприятия.

Правила по составлению справки

Единого, унифицированного, обязательного к применению образца справки с места работы не существует. Предприятия и организации вправе писать ее в свободном виде или использовать шаблон, разработанный внутри компании (правда, такие шаблоны должны быть зарегистрированы в ее учетной политике). Независимо от того, какой вариант выберет фирма, справка должна содержать в себе ряд необходимых данных:

  • название организации,
  • дату составления,
  • сведения, которые нужно подтвердить,
  • подпись директора компании.

Печать на документе ставить не обязательно, поскольку с 2016 года юридические лица освобождены от обязанности удостоверять свои бумаги оттисками печатей и штампов (правда, в этом случае желательно вносить в документ реквизиты организации (адрес и телефон для связи), иначе справку могут просто-напросто не принять там, куда она будет предоставлена).

Справка должна содержать только актуальную и достоверную информацию, внесение в нее заведомо ложных, недостоверных сведений может привести в административному наказанию организации и должностных лиц в виде крупного штрафа.

Если к справке прикладываются какие-то документы или их копии, то информация об этом также должна быть зафиксирована в самой справке в виде отдельного пункта о прилагаемой документации.

Правила оформления справки

Справка может быть написана как от руки, таки в печатном виде, как на стандартном листе А4 формата, так и на фирменном бланке предприятия (последний вариант удобен тем, что содержит в себе реквизиты). Справка может быть выдана в стольких экземплярах, в скольких требуется, при этом каждый из них должен быть заверен должным образом.

При получении справки работник должен ее внимательно проверить и, при обнаружении каких-либо ошибок, потребовать выдачи нового документа — от содержания справки, как правило, зависит решение многих важных вопросов, поэтому неточности, исправления и помарки в них недопустимы.

Иногда предприятия просят подтвердить сотрудника о получении справки подписью во внутреннем журнале учета документов.

Источник

Подтверждение наличия работы образец

Когда сотрудник просит выдать справку с места работы, многие кадровики не знают, какую информацию вносить в документ и кто вправе его подписать. В статье – четкие правила оформления, а также образцы справок для самых распространенных случаев.

Реквизиты справки

Справку готовьте по заявлению сотрудника (ст. 62 ТК). Он укажет, какие именно сведения необходимы. Также он может принести образец справки из той организации, которая ее требует.

Обязательные реквизиты. По общему правилу, для справок используют угловой бланк документа. На таком бланке реквизиты компании указывают с левого края листа. Наименование адресата – справа. Если отправляете справку по почте, напишите почтовый адрес полностью. Если сотрудник получит справку на руки, напечатайте только его должность и Ф. И. О. По просьбе сотрудника можете отметить другого адресата или указать фразу «по месту требования».

Укажите сведения о работодателе: наименование организации, почтовый адрес, номер телефона, факса. Дату документа пишите в последовательности: день, месяц, год (п. 5.10 ГОСТ Р 7.0.97-2016). Поставьте регистрационный номер справки – цифровой или буквенно-цифровой. Номер и дату справки отметьте в регистрационном журнале, чтобы при необходимости продублировать справку или подтвердить, что вы ее выдавали сотруднику (образец ниже).

Или:  Справка для соцзащиты образец от работодателя

Образец. Журнал учета справок с места работы

Чтобы поставить подпись на справке, как и на других документах, укажите должность и расшифровку подписи, сначала инициалы, потом фамилию. Когда оформляете справку за подписью нескольких должностных лиц, подписи располагайте одну под другой в соответствии с иерархией в вашей компании. Если документ подписывает исполняющий обязанности, например, когда генеральный директор в отпуске, пропишите статус в соответствии с приказом. Можно использовать сокращение «и. о.» или полное написание.

На справке должна быть подпись руководителя компании или другого должностного лица. Право подписи закрепите в инструкции по кадровому делопроизводству, трудовом договоре или приказе о распределении обязанностей (ст. 8, 20, 57 ТК). Если справку подпишет инспектор отдела кадров, ее могут не принять по месту требования или попросят подтвердить полномочия подписавшего. Претензии по поводу справок редки, но лучше, чтобы ее подписывали начальник отдела кадров или генеральный директор. К таким справкам вопросов обычно не возникает. Если в документе есть информация о заработной плате сотрудника или других начислениях, то кроме директора или уполномоченного кадровика ее подписывает главный бухгалтер.

Дополнительные реквизиты. Некоторые организации просят справку с печатью. Если она есть в компании, поставьте оттиск, не захватывая подпись или на месте, обозначенном буквами «МП» («Место печати»). Если в компании нет печати, вы не обязаны ее приобретать (п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ, п. 7 ст. 2 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ). Информацию о том, что в компании не используют печать, укажите в уставе (письмо Минфина от 16.02.2016 № 03-02-07/1/8575). При необходимости сделайте для сотрудника выписку из устава или оформите справку об отсутствии печати в свободной форме.

Чтобы поставить отметку об исполнителе, укажите свои Ф. И. О. и контактный телефон. Также можете написать наименование должности, структурное подразделение и адрес электронной почты. Отметку об исполнителе ставьте на лицевой стороне справки слева, если нет места – на оборотной стороне внизу слева. Отметку оформляйте как нижний колонтитул и печатайте шрифтом меньшего размера, чем остальной текст документа (п. 5.25 ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Прежде чем выдавать справку, запишите в кадровом журнале, что сотрудник ее получил. Если журнала нет, сделайте два экземпляра справки, чтобы работник поставил на вашем свою подпись и отметку о том, что получил справку. Это поможет избежать конфликта с работником, если он потеряет справку или будет утверждать, что вы не выдали ее в срок.

Основные виды справок

Если сотрудник попросил справку с места работы, вы должны в течение трех рабочих дней выдать ее. Запросить у вас информацию вправе и уволенные сотрудники. Справку для них подготовьте в тот же срок (ст. 62 ТК). При этом нет ограничений по времени, в течение которого уже уволенный сотрудник может запросить у вас сведения.

Справка для визы. Для получения визы на поездку за границу сотрудник должен доказать свою платежеспособность. Для этого он запросит справку с места работы (образец ниже). В ней будет подтверждение того, что сотрудник действительно работает в компании и получает доход. В справке укажите должность, ежемесячный заработок сотрудника, а также период его работы в организации. Укажите период, в который сотруднику предоставят отпуск. Не обязательно отмечать, идет ли сотрудник в отпуск по графику или нет. Конкретные требования к справке сотрудник сам уточнит в посольстве и укажет в заявлении (образец ниже).

Образец. Справка для визы

Образец. Заявление на справку

Справка о стаже. Этот вид справки оформляют, когда нужно подтвердить, что сотрудник работал в компании. Если работник в заявлении просит сообщить стаж – укажите даты приема и увольнения (образец ниже). Для сотрудника в штате отметьте, что он работает по настоящее время. Можете указать общий стаж в годах и месяцах. Эта информация есть в любой кадровой программе в разделе сведений о трудовой деятельности.

Образец. Заявление на справку с места работы

Если сотрудник просит сообщить о периодах работы – укажите в справке все должности, которые он занимал, пока работал в компании (образец ниже). Пропишите номера и даты кадровых приказов. Сотрудник также вправе запросить и копии или выписки этих приказов. Тогда их нужно предоставить также в течение трех рабочих дней.

Образец. Справка о стаже

Бухгалтерские справки. Финансовые сведения, в отличие от кадровых, обычно оформляют по утвержденной форме (таблица ниже). Поэтому в заявлении сотруднику достаточно указать, какая именно справка ему нужна. Справки с бухгалтерской информацией также нужно предоставлять сотруднику в течение трех рабочих дней (ст. 62 ТК).

Чаще всего бухгалтеры оформляют справку по форме 2-НДФЛ. Выдавайте ее при увольнении каждому сотруднику без заявления. Любая программа электронного учета выводит эту справку автоматически. Однако каждый раз проверяйте форму справки, ведь ее также нужно сдавать в налоговую. Если сведения в экземпляре уволенного сотрудника и справке для налоговой не совпадут, вам придется разбираться с инспектором.

Источник