1 ноября, 2021 Автор: Соня Крапива

Образец заполнения трудовой книжки 2020 заверить

Трудовая книжка в 2020 году: заполнение, образцы

С 2020 года начинается постепенный переход на электронные трудовые книжки. Но сотрудники вправе остаться с бумажными книжками. А значит, все компании и ИП должны будут вносить записи на бумагу. В статье мы привели образцы и правила заполнения трудовой книжки в 2020 году.

Основные изменения в трудовых книжках в 2020 году

С 1 января начался переход на электронные трудовые. Несмотря на это все работодатели продолжают вести бумажные книжки. Дело в том, что в 2020 году компании и ИП сначала должны уведомить каждого сотрудника об изменениях, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде. Срок – не позднее 30 июня 2020 года. Одновременно с этим нужно сообщить работнику о его праве выбрать, каким способом работодатель должен будет вести трудовую книжку.

Сотруднику в срок с 1 июля по 31 декабря 2020 года включительно нужно выбрать, должен ли работодатель продолжать вести его трудовую книжку на бумаге или вести сведения о его трудовой деятельности только в электронном виде. Свой выбор работник должен оформить в виде письменного заявления.

Если сотрудник до конца 2020 года не напишет никакого заявления, нужно одновременно со сведениями о трудовой деятельности в электронной форме продолжать вести его трудовую книжку на бумаге.

Получается, что оформлять электронные трудовые книжки начнут с 1 января 2021 года. А значит, в течение всего 2020 года придется в ручном режиме вносить записи на бумаге. Кстати, этот год также последний, когда новенькие сотрудники могут оформить бумажную трудовую. Дело в том, что тем, кто начнет впервые работать в 2021 году или позднее, все трудовые книжки надо будет оформлять только в электронном виде.

С 2020 года все работодатели обязаны формировать сведения о трудовой деятельности в электронном виде (Законы от 16.12.2019 № 439-ФЗ и 436-ФЗ). В рекомендации – как перейти на электронные трудовые книжки и можно ли от них отказаться, как вести трудовые книжки на бумаге, образцы уведомлений и заявлений, которые надо оформить в связи с новыми правилами и презентация с пошаговым алгоритмом действий.

Общие правила заполнения трудовой книжки

В трудовую книжку вносите сведения:

  • о сотруднике;
  • о выполняемой им работе;
  • о переводах на другую постоянную работу;
  • о награждении за успехи в работе;
  • об увольнении сотрудника (с основаниями прекращения трудового договора).

Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносите, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

Записи в трудовой делайте аккуратно перьевой, гелевой или шариковой ручкой. Используйте чернила черного, синего или фиолетового цвета. Вносить записи чернилами другого цвета нельзя. Например, красного, зеленого, розового или желтого цвета. Покупайте ручки со световодостойкими чернилами (п. 1.1 Инструкции № 69).

Если вы оформляете записи в книжке и в ручке закончились чернила, то завершите запись другой ручкой с чернилами того же типа и цвета. В ситуации, когда подобрать похожие чернила не смогли, попытайтесь сохранить цвет. В любом случае запись, которую сделали разными чернилами, действительна. Условие – чернила и ручка отвечают установленным требованиям.

Все слова в трудовой книжке пишите полностью. Например, «приказ», а не «пр.», «распоряжение», а не «расп.». Такие правила устанавливает пункт 11 Правил № 225. Признайте запись недействительной, если сделали в ней сокращения.

Больше не придется сомневаться, какую запись сделать в трудовой книжке. Роструд рассказал, как ее заполнять в спорных ситуациях. Редакция подготовила образцы >>>

Порядок заполнения новой трудовой в 2020 году

Оформлять новые бумажные трудовые компании и предприниматели будут весь 2020 год, но это будет последний год для этого. Ведь на новичков, которые начнут свою трудовую деятельность с 1 января 2021 года, получат только электронные документы.

Трудовую книжку сотруднику, который поступил на работу впервые, заполните в его присутствии в течение недели со дня приема на работу (п. 8 Правил № 225).

На титульном листе запишите следующие сведения о сотруднике:

  • фамилию, имя, отчество;
  • дату рождения (число, месяц, год);
  • образование, профессию, специальность (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

Фамилию, имя и отчество укажите полностью, без сокращений и замены инициалами. Полностью напишите и дату рождения. Записи сделайте на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, заграничного паспорта, водительских прав, военного билета и т. п.).

Запись об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний вносите на основании диплома, аттестата и т. д. Варианты записи об образовании:

  • основное общее (если сотрудник окончил девять классов);
  • среднее общее (если сотрудник окончил 11 классов);
  • начальное профессиональное (если сотрудник окончил профессионально-техническое училище);
  • среднее профессиональное (техникум, училище, колледж);
  • высшее профессиональное (университет, институт, академия);
  • послевузовское профессиональное образование (аспирантура, ординатура, докторантура).

После того как внесете данные на титульный лист, укажите дату заполнения трудовой книжки и попросите сотрудника расписаться на специально отведенной для этого строке. Затем записи должен заверить подписью сотрудник, ответственный за выдачу трудовых книжек.

Порядок заполнения трудовой книжки в 2020 при приеме на работу

Чтобы внести запись о приеме на работу, сначала в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки в виде заголовка укажите полное и сокращенное наименование организации прописью или штампом. Запись о наименовании не нумеруйте.

Под наименованием организации в графе 1 поставьте порядковый номер, а в графе 2 укажите дату приема на работу. В графе 3 сделайте запись о том, что сотрудник принят или назначен на должность, специальность, профессию с указанием квалификации. Должность укажите в соответствии со штатным расписанием. Также укажите структурное подразделение, если его указывали в трудовом договоре и приказе о приеме на работу.

В графе 4 укажите дату и номер приказа или другого решения, на основании которого сотрудника приняли на работу (п. 3.1 Инструкции № 69).

Образец заполнения трудовой книжки при приеме на работу

Порядок заполнения трудовой книжки в 2020 при переводе

О переводе сотрудника на другую должность в трудовой книжке пишут в трех ситуациях (п. 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек).

Первая, когда работнику изменили трудовую функцию. Например, бухгалтера повысили до главбуха.

Вторая ситуация — перевод сотрудника из одного подразделения в другое, к примеру из отдела продаж в отдел логистики.

Третья ситуация, когда работника перевели на работу в другую местность, например в обособку (ст. 72.1 ТК).

Но есть исключения. Например, новые записи не понадобятся, если сотрудника перевели в другой отдел, но старого названия отдела в трудовой нет. Еще один случай — перевод временный. Например, сотрудник замещает работника, который в отпуске.

Постоянный перевод оформляют дополнительным соглашением к трудовому договору, а руководитель издает приказ. Этот документ и будет основанием для новой записи в трудовой. Также кадровик вносит изменения в личную карточку работника.

Образец заполнения трудовой книжки при переводе

Порядок заполнения трудовой книжки в 2020 при увольнении

Когда делаете запись об увольнении, в графе 2 укажите его дату (п. 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек). Причину со ссылками на Трудовой кодекс вписывают в графу 3 (п. 15 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Формулировка в графе 3 зависит от причины увольнения. Общие основания расторжения трудового договора, которые нужно указывать в трудовой книжке при оформлении увольнения, мы привели в таблице. А на образцах смотрите, как внести запись об увольнении по инициативе работника (ниже), работодателя, в порядке перевода в другую компанию, по соглашению сторон в журнале «Главбух».

Основания для записи в трудовой книжке про увольнение

Основание увольнения

Статья (пункт, часть) Трудового кодекса РФ

пункт 3 части 1 статьи 77

соответствующий пункт части 1 статьи 81

Обстоятельства, не зависящие от воли сторон

соответствующий пункт части 1 статьи 83

пункт 1 части 1 статьи 77

Истечение срока трудового договора

пункт 2 части 1 статьи 77

Перевод сотрудника на работу к другому работодателю или переход на выборную должность

пункт 5 части 1 статьи 77

Отказ работника от продолжения работы в связи со сменой собственника имущества организации, изменением ее подведомственности (подчиненности) либо ее реорганизацией

пункт 6 части 1 статьи 77

Отказ работника от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора

пункт 7 части 1 статьи 77

Отказ работника от перевода на другую работу вследствие состояния здоровья в соответствии с медицинским заключением, либо отсутствием у работодателя соответствующей работы

пункт 8 части 1 статьи 77

Отказ работника от перевода на работу в другую местность вместе с работодателем

Источник



Трудовая книжка: подробное руководство для кадровика

Поможем разобраться в тонкостях оформления трудовых книжек. Узнайте, какие типы записей следует вносить, что написать на титульном листе, нужны ли записи о совместительстве или вахтовом методе работы.

Трудовая книжка – это по-прежнему основной документ, подтверждающий трудовой стаж работника. И хотя в этой области активно внедряется цифровизация, вопросы заполнения и ведения трудовых книжек остаются актуальными. Узнайте в Системе Кадры, как оформлять трудовые книжки отдельных категорий работников: несовершеннолетних, адвокатов, крымчан и т.д. >>>

Скачайте образцы заполнения бумажных трудовых книжек:

Или:  Отпуск с последующим увольнением как правильно оформить

Образцы заполнения трудовой книжки для других кадровых событий скачайте ниже >>>

Виды трудовых книжек: бумажная и электронная

Трудовая книжка в электронном виде уже со следующего года призвана полностью заменить свой бумажный аналог. В 2020 осуществляется постепенный переход – по всем кадровым событиям работодатели сдают отчёт СЗВ-ТД. На основании этих данных ПФР формирует электронную трудовую книжку – комплекс сведений о месте и периодах работы, должности и квалификации, датах приема и перевода, основаниях увольнения на каждого работника. Если работник перешел на электронную трудовую, узнайте, как с ней работать, в нашей статье: Электронная трудовая книжка 2020: переходим на новый формат >>>

Но это не значит, что бумажная трудовая книжка уходит в прошлое. Сотрудник до конца 2020 года вправе сам выбрать формат трудовой. Для этого он должен подать в отдел кадров соответствующее заявление.

Обязанность работодателя – уведомить в срок, трудовой книжки какого формата хочет сотрудник. Это касается и тех работников, кто отсутствует, например, находится в отпуске по уходу за ребенком, трудится дистанционно или в длительной командировке. Узнайте в журнале «Кадровое дело»: кому когда какой вариант уведомления выдавать, чтобы у ГИТ не было претензий >>>

Чтобы отслеживать, от кого получили заявления о выборе формата трудовой книжки, заведите реестр заявлений. Вести его можно на бумаге или в электронном виде. В отдельной графе документа отмечайте, какую трудовую книжку выбрал сотрудник – бумажную или электронную.

Трудовая книжка: правила заполнения

Ориентируйтесь на требования Трудового кодекса РФ и два других нормативных документа, подробно регламентирующих работу с трудовыми книжками. Это Инструкция по заполнению трудовых книжек (приложение №1 к постановлению Минтруда России №69 от 10.10.2003) и Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные постановлением Правительства РФ №225 от 16.04.2003. В них подробно расписано, как заполняются трудовые книжки сотрудников.

Все перечисленные документы носят не рекомендательный, а четкий нормативный характер, поэтому даже единичное несоблюдение прописанных в них требований чревато предписанием ГИТ или штрафом по статье 5.27 КоАП РФ.

Вносите в трудовую книжку только предусмотренные правилами виды записей:

  • прием на работу и увольнении;
  • постоянный перевод на другую должность;
  • получение второй и последующей профессии или специальности;
  • повышение квалификации;
  • изменение наименования должности, занимаемой работником;
  • награждение за профессиональные достижения и успехи в работе.

Если в период работы сотрудника на организацию ее наименование изменилось, отразите изменения в трудовой книжке (п. 3.2 Инструкции №69). Любые другие записи и дополнения, например, об объявленных выговорах и замечаниях, временных переводах и перемещениях или испытании при трудоустройстве, будут лишними.

Трудовая книжка: 100 готовых образцов идеальных записей смотрите в Системе Кадры

Внимание! Принципиальное значение имеет не только содержание, но и оформление каждой записи. Используйте только ручки с темными чернилами — черными, фиолетовыми, синими, избегайте аббревиатур и сокращений. Почерк должен быть разборчивым и четким. Эксперт Системы Кадры подскажет, как вносить записи в трудовую книжку и вкладыш и какие формулировки в бланке недопустимы >>>

Шпаргалка. Ошибки в трудовой книжке и как их исправить

Оформление новой трудовой книжки: инструкция для кадровика

Если работник трудоустраивается впервые, СНИЛС и трудовую книжку ему оформляет работодатель. Сделать это нужно в течение недели со дня трудоустройства, причем в присутствии работника. Кроме того, новый сотрудник может обратиться с заявлением о выдаче трудовой книжки взамен испорченной или утерянной, если не хочет оформлять дубликат по прежнему месту работы (ч. 5 ст. 65 ТК РФ). Узнайте в Системе Кадры, поможет ли копия трудовой книжки подтвердить стаж, если в дубликате указаны не все места работы >>>

Заполнение трудовой книжки впервые принятому на работу начинают с оформления титульного листа. Используйте только типовой бланк, предусмотренный приказом Минфина России №117н от 22.12.2003 и учтенный в приходно-расходной книге. Не принимайте и не используйте чистые бланки, купленные работником!

Внимание! Речь идет о документах строгой отчетности, поэтому не забудьте вписать серию и номер израсходованного бланка, данные его владельца, дату заполнения и другие обязательные сведения в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

На титульном листе укажите:

  1. Фамилию, имя и отчество сотрудника. Скопируйте данные паспорта, не используя инициалы и сокращения.
  2. Дату рождения. Рекомендуем использовать арабские цифры в формате «дд.мм.гггг». Но если напишите месяц прописью, ошибки не будет.
  3. Полученное образование, профессию, специальность. Учитывайте только завершенные уровни образования, получение которых подтверждено соответствующими дипломами. Реквизиты диплома не указывайте!

Студентам, закончившим ВУЗ после 2014 года, выдают дипломы нового образца с указанием присвоенной квалификации. Поэтому в трудовой книжке такого сотрудника в графе «Образование» следует писать не просто «высшее», а еще и указывать квалификационный уровень (бакалавр, специалист, магистр). Максимально возможный уровень образования присваивают кадрам высшей квалификации, закончившим аспирантуру, ординатуру, ассистентуру-стажировку. Узнайте больше в журнале «Кадровое дело» о нюансах заполнения титулки и хитростях, помогающих избежать ошибок при оформлении трудовой книжки >>>

  1. Дату заполнения документа. Текущую дату можно указывать комбинированным способом: день и год — арабскими цифрами, месяц — прописью.

Образец оформления титульного листа: сотрудник впервые принят на работу

Все сведения вносят на основании паспорта, аттестата, диплома и других документов, представленных сотрудником, и заверяются его подписью. Ниже ставят печать организации (если есть) и подпись кадровика, заполнявшего титулку.

Шпаргалка. Какие ошибки ГИТ выявляет на титульном листе

Заполнение трудовой книжки

Следующий этап — оформление записи о трудоустройстве. Сначала в графе 3 укажите полное и сокращенное наименование организации. Строкой ниже в графе 1 проставьте порядковый номер записи, в графе 2 — дату, в графе 4 — реквизиты приказа о приеме на работу. В графе 3 напишите, на какую должность и в какой отдел принят сотрудник. Наименование должности должно соответствовать штатному расписанию. Если выполняемая сотрудником работа дает право на льготы и компенсации, например, досрочную пенсию, убедитесь, что должность указана в соответствии с профстандартом или тарифно-квалификационным справочником.

Трудовая книжка при переводе на другую работу или к другому работодателю

Если работника переводят внутри организации, например, в другой отдел или на более высокую должность, внесите запись о переводе в раздел «Сведения о работе». Проставьте порядковый номер записи и текущую дату, в графе 3 укажите наименование новой должности, на которую назначен сотрудник. Реквизиты приказа о постоянном переводе впишите в графу 4. Так выглядит пример заполнения трудовой книжки бывшего наладчика оборудования в производственном цехе, переведенного на должность электрика участка:

Трудовая книжка: образец записи о постоянном переводе в разделе «Сведения о работе»

Как заполнить трудовую книжку при переводе в другую компанию? В этом случае понадобятся две записи, идущие подряд. Сначала кадровик организации, из которой переводят сотрудника, делает запись об увольнении в порядке перевода со ссылкой на пункт 5 части 1 статьи 77 ТК РФ. Укажите, как именно оформлен перевод — по просьбе сотрудника или с его согласия. Запись об увольнении заверьте подписью и печатью, поскольку закрывается весь период работы в организации.

Запись о трудоустройстве в порядке перевода вносят уже по новому месту работы, поэтому сначала указывают наименование компании, в которую принят сотрудник, а в графе 4 — реквизиты приказа о приеме на работу. Сделать это нужно в течение недели со дня перевода.

Пример оформления записей о переводе в другую компанию с согласия работника

Отражайте в трудовой книжке только постоянные переводы. Записи о временных переводах не делайте, поскольку это противоречит требованиям статьи 66 ТК РФ и пункту 4 Правил №225. Аналогичного мнения придерживаются и специалисты Роструда (см. доклад с руководством по соблюдению обязательных требований за IV квартал 2018 года).

Трудовая книжка работника, принятого по совместительству

Для начала узнайте, хочет ли сотрудник, чтобы работа по совместительству отражалась в его трудовой книжке. Если нет, запись не вносите. А если с согласия работника запись решили внести, учитывайте вида оформляемого совместительства. Трудовую книжку внешнего совместителя хранят и заполняют только по месту его основной работы. Выдайте заверенную справку о приеме на работу по совместительству, чтобы другой работодатель на ее основании сделал запись.

Внутреннее совместительство оформить проще. Все необходимые для этого документы уже есть в распоряжении службы кадров, поэтому запись о приеме на работу вносится в оригинал трудовой в обычном порядке, но с обязательной отметкой о совместительстве.

Трудовая книжка: прием на работу по внутреннему совместительству

Или:  Приглашаем всех желающих на курсы детского массажа

Трудовая книжка: как исправить ошибки

Зависит от того, на каком этапе заполнения допущена ошибка. Если кадровик неправильно заполнил титульный лист при первичном оформлении трудовой книжки, ее придется признать недействительной и уничтожить, а работнику выдать новый, правильно заполненный бланк. Не удерживайте стоимость бланка с сотрудника повторно, поскольку ошибка произошла не по его вине.

Ошибки, закравшиеся в раздел «Сведения о работе» или «Сведения о награждении», не требуют полного переоформления документа, но нуждаются в исправлении. Инструкция по ведению трудовых книжек запрещает использовать корректирующие жидкости, а также зачеркивать или закрашивать неверно написанные слова и цифры. Поэтому ошибочные записи просто признают недействительными.

Для этого в графе 1 укажите следующий порядковый номер, в графе 2 — текущую дату, в графе 3 напишите «Запись за номером ___ недействительна» и внесите ее правильный вариант. Так следует поступать всякий раз, когда обнаруживаете неправильную по содержанию или форме запись, неправильно указанную дату или номер приказа.

Как исправить ошибки в трудовой книжке, читайте в журнале «Кадровое дело»

Трудовая книжка: режим и характер работы

В общих случаях сведения, уточняющие режим или характер работы, в запись о трудоустройстве не вносятся. Достаточно указать отдел и должность, которую занимает сотрудник, согласно штатному расписанию. Исключение — вахтовики, работающие вне места своего постоянного проживания или места нахождения работодателя. На них распространяется особое правило, утвержденное постановлением Госкомтруда СССР, Минздрава СССР и Секретариата ВЦСПС №794/33-82 от 31.12.1987.

Трудовая книжка работника, принятого для выполнения работ вахтовым методом: образец записи о приеме

Заводить ли трудовую несовершеннолетнему сотруднику

Закон не запрещает принимать на работу несовершеннолетних. Порядок, в котором оформляется трудоустройство подростка, определяют типом договора. Если договор ученический, трудовые отношения на его основании не возникают, поэтому и трудовую книжку оформлять не нужно. Но если со временем ученик станет штатным сотрудником и организация заключит с ним трудовой договор, в течение недели внесите запись о приеме на работу в трудовую книжку, если у подростка она есть. Если трудовой еще нет, заведите.

Учтите, что трудовую книжку работника, которому еще нет 14 лет, заполняют только в присутствии родителя, опекуна или попечителя, заключавшего договор от имени ребенка (ч. 4 ст. 63 ТК РФ).

Чтобы без ошибок оформить трудовую книжку при приеме на работу, воспользуйтесь онлайн-сервисом «Системы Кадры»

Книга учета трудовых книжек

Учет трудовых книжек, порядок их хранения регламентируются законодательно, поскольку это документ строгой отчетности (раздел VI Правил № 225).

Каждая организация обязана вести специальные книги по учету трудовых книжек:

  1. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Ведется, как правило, в бухгалтерии организации. Записи в нее вносят сразу после получения бланков от поставщика. В книге обязательно укажите сведения обо всех операциях, связанных с приобретением и расходованием бланков с указанием серий и номеров, а также информацию об их стоимости, ее должен будет возместить работник.
  2. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Ее должна вести кадровая служба организации. Но если такой службы нет, то эта обязанность обычно возлагается на бухгалтерию. Эксперт Системы Кадры подробно расскажет,как заполнить книгу учета движения трудовых книжек >>>

Все листы в обеих книгах должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Читайте в журнале «Кадровое дело»

Заполнение трудовой книжки: образцы для разных кадровый событий

Работа с трудовыми книжками — одна из наиболее ответственных задач, поручаемых кадровику. Поэтому так важно знать и соблюдать постановление о трудовых книжках и инструкцию по их заполнению, вести точный учет чистых и заполненных бланков, создавать для них безопасные условия хранения.

Если предъявленный сотрудником документ заполнен с ошибками, внесите все необходимые исправления, а если возникают сомнения в его подлинности, проверьте серию, номер и другие реквизиты или отправьте запрос в Гознак.

Источник

Заполнение трудовой книжки: основные правила

На днях Минтруд внес в правительство законопроект, который предполагает полный переход на электронный формат трудовых книжек с 2021 года. Но пока разберемся в правилах ведения обычных бумажных трудовых. Как делать записи, допустимы ли сокращения, чем отличаются друг от друга термины «расторжение» и «прекращение» трудового договора?

Организация работы по ведению трудовых книжек начинается с назначения ответственного за эту работу. В п. 45 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 уточняется, что ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя в лице генерального директора. Он должен приказом, сформированным в произвольной форме, назначить специально уполномоченное лицо. При этом в приказе важно указать, кто будет вести трудовые книжки в случае отсутствия уполномоченного лица. Некоторые работодатели прибегают к формулировке, что в случае возникновения такой ситуации дополнительное ответственное лицо будет назначаться отдельным приказом работодателя. Но одного приказа недостаточно. В противном случае такое действие будет вступать в противоречие со ст. 4 ТК РФ, запрещающей принудительный труд.

У специалистов по кадровому делопроизводству обязанность по ведению трудовых книжек прописана в должностной инструкции. Но часто этот функционал поручают главному бухгалтеру, офис-менеджеру — тем, чьи трудовые функции не связаны с ведением трудовых книжек. Чтобы это сделать на законных основаниях, помимо приказа следует оформить дополнительное соглашение к трудовому договору или дополнительно внести изменения в должностную инструкцию.

Второй важный вопрос, связанный с трудовыми книжками, касается приобретения бланков. Нередко работник сам приносит работодателю бланк трудовой книжки. Однако брать такой бланк работодатель не может. Согласно п. 44 Постановлению Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее. Он может приобрести эти бланки непосредственно у изготовителя либо у официальных распространителей.

На работодателе также лежит ответственность по учету трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладышей в нее. С этой целью он должен вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а кроме того — книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Самое главное — поручить работу тем, кто должен этим заниматься.

Так, например, нередко работодатель совершает ошибку, делегируя ведение приходно-расходной книги отделу кадров, а не бухгалтерии. А вот учетом всех трудовых книжек и вкладышей в нее в книге учета движения трудовых книжек должен заниматься как раз отдел кадров либо лицо, ответственное за ведение трудовых книжек.

В п. 41 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 уточняется, что приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Оформление трудовой: как делать записи

Правила ведения трудовых книжек прописаны в Постановлении Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 (Инструкция № 69). В нем, в частности, проясняется, что указывать даты следует арабскими цифрами.

Кроме того, есть и определенные стандарты по использованию ручки и чернил для внесения записей:

  • допускается использование перьевой или гелевой ручки, ручки-роллера (в том числе шариковой);
  • чернила (паста, гель) должны быть световодостойкими, а цвет — черный, синий или фиолетовый.

Обратите внимание на то, что какие-либо сокращения в записях не допускаются, о чем есть предупреждение в п. 11 Правил Постановления Правительства № 225. Часто работодатели задают вопрос: можно ли с целью упрощения порядка внесения записей в трудовую книжку использовать штамп наименования организации? Если буквально подходить к соблюдению правил, то такой подход не является соответствующим требованиям по оформлению записей в трудовую книжку. Но, как правило, госинспекции по труду не привлекают работодателей к ответственности, если название организации проставляется штампом. Однако важно, чтобы штамп проставлялся правильно: горизонтально, не захватывая лишние графы (в графе 3) и т.д.

В п. 11 Правил Постановления Правительства № 225 содержится предупреждение о том, что каждая запись имеет свой порядковый номер в пределах соответствующего раздела. И эта норма вступает в противоречие с Постановлением Минтруда № 69, в котором говорится о том, что не нужно нумеровать записи при переименовании организации и в случае, когда вы оформляете дубликат, не нужно нумеровать записи об общем стаже. Как правильно поступать в таком случае и на какой документ опираться?

Когда возникают противоречия в нормативно-правовых актах, то с юридической точки зрения правильнее руководствоваться положениями вышестоящего нормативно-правового акта. В данном случае — Постановлением Правительства № 225, которое говорит о том, что нумерация все-таки нужна.

Или:  Образец заполненного искового заявления о разводе

Как заполнить титульный лист

Евгения Конюхова, ведущий эксперт-консультант по трудовому законодательству и кадровому делопроизводству, на вебинаре «Трудовые книжки: стандарты ведения, исправления, записи при увольнении» объясняет, какие правила действуют при заполнении титульного листа трудовых книжек:

Источник

Образец заполнения трудовой книжки 2020 заверить

С 2020 года начинается постепенный переход на электронные трудовые книжки. Но сотрудники вправе остаться с бумажными книжками. А значит, все компании и ИП должны будут вносить записи на бумагу. В статье мы привели образцы и правила заполнения трудовой книжки в 2020 году.

Основные изменения в трудовых книжках в 2020 году

С 1 января начался переход на электронные трудовые. Несмотря на это все работодатели продолжают вести бумажные книжки. Дело в том, что в 2020 году компании и ИП сначала должны уведомить каждого сотрудника об изменениях, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде. Срок – не позднее 30 июня 2020 года. Одновременно с этим нужно сообщить работнику о его праве выбрать, каким способом работодатель должен будет вести трудовую книжку.

Сотруднику в срок с 1 июля по 31 декабря 2020 года включительно нужно выбрать, должен ли работодатель продолжать вести его трудовую книжку на бумаге или вести сведения о его трудовой деятельности только в электронном виде. Свой выбор работник должен оформить в виде письменного заявления.

Если сотрудник до конца 2020 года не напишет никакого заявления, нужно одновременно со сведениями о трудовой деятельности в электронной форме продолжать вести его трудовую книжку на бумаге.

Получается, что оформлять электронные трудовые книжки начнут с 1 января 2021 года. А значит, в течение всего 2020 года придется в ручном режиме вносить записи на бумаге. Кстати, этот год также последний, когда новенькие сотрудники могут оформить бумажную трудовую. Дело в том, что тем, кто начнет впервые работать в 2021 году или позднее, все трудовые книжки надо будет оформлять только в электронном виде.

С 2020 года все работодатели обязаны формировать сведения о трудовой деятельности в электронном виде (Законы от 16.12.2019 № 439-ФЗ и 436-ФЗ). В рекомендации – как перейти на электронные трудовые книжки и можно ли от них отказаться, как вести трудовые книжки на бумаге, образцы уведомлений и заявлений, которые надо оформить в связи с новыми правилами и презентация с пошаговым алгоритмом действий.

Общие правила заполнения трудовой книжки

В трудовую книжку вносите сведения:

  • о сотруднике;
  • о выполняемой им работе;
  • о переводах на другую постоянную работу;
  • о награждении за успехи в работе;
  • об увольнении сотрудника (с основаниями прекращения трудового договора).

Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносите, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

Записи в трудовой делайте аккуратно перьевой, гелевой или шариковой ручкой. Используйте чернила черного, синего или фиолетового цвета. Вносить записи чернилами другого цвета нельзя. Например, красного, зеленого, розового или желтого цвета. Покупайте ручки со световодостойкими чернилами (п. 1.1 Инструкции № 69).

Если вы оформляете записи в книжке и в ручке закончились чернила, то завершите запись другой ручкой с чернилами того же типа и цвета. В ситуации, когда подобрать похожие чернила не смогли, попытайтесь сохранить цвет. В любом случае запись, которую сделали разными чернилами, действительна. Условие – чернила и ручка отвечают установленным требованиям.

Все слова в трудовой книжке пишите полностью. Например, «приказ», а не «пр.», «распоряжение», а не «расп.». Такие правила устанавливает пункт 11 Правил № 225. Признайте запись недействительной, если сделали в ней сокращения.

Больше не придется сомневаться, какую запись сделать в трудовой книжке. Роструд рассказал, как ее заполнять в спорных ситуациях. Редакция подготовила образцы >>>

Порядок заполнения новой трудовой в 2020 году

Оформлять новые бумажные трудовые компании и предприниматели будут весь 2020 год, но это будет последний год для этого. Ведь на новичков, которые начнут свою трудовую деятельность с 1 января 2021 года, получат только электронные документы.

Трудовую книжку сотруднику, который поступил на работу впервые, заполните в его присутствии в течение недели со дня приема на работу (п. 8 Правил № 225).

На титульном листе запишите следующие сведения о сотруднике:

  • фамилию, имя, отчество;
  • дату рождения (число, месяц, год);
  • образование, профессию, специальность (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

Фамилию, имя и отчество укажите полностью, без сокращений и замены инициалами. Полностью напишите и дату рождения. Записи сделайте на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, заграничного паспорта, водительских прав, военного билета и т. п.).

Запись об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний вносите на основании диплома, аттестата и т. д. Варианты записи об образовании:

  • основное общее (если сотрудник окончил девять классов);
  • среднее общее (если сотрудник окончил 11 классов);
  • начальное профессиональное (если сотрудник окончил профессионально-техническое училище);
  • среднее профессиональное (техникум, училище, колледж);
  • высшее профессиональное (университет, институт, академия);
  • послевузовское профессиональное образование (аспирантура, ординатура, докторантура).

После того как внесете данные на титульный лист, укажите дату заполнения трудовой книжки и попросите сотрудника расписаться на специально отведенной для этого строке. Затем записи должен заверить подписью сотрудник, ответственный за выдачу трудовых книжек.

Порядок заполнения трудовой книжки в 2020 при приеме на работу

Чтобы внести запись о приеме на работу, сначала в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки в виде заголовка укажите полное и сокращенное наименование организации прописью или штампом. Запись о наименовании не нумеруйте.

Под наименованием организации в графе 1 поставьте порядковый номер, а в графе 2 укажите дату приема на работу. В графе 3 сделайте запись о том, что сотрудник принят или назначен на должность, специальность, профессию с указанием квалификации. Должность укажите в соответствии со штатным расписанием. Также укажите структурное подразделение, если его указывали в трудовом договоре и приказе о приеме на работу.

В графе 4 укажите дату и номер приказа или другого решения, на основании которого сотрудника приняли на работу (п. 3.1 Инструкции № 69).

Образец заполнения трудовой книжки при приеме на работу

Порядок заполнения трудовой книжки в 2020 при переводе

О переводе сотрудника на другую должность в трудовой книжке пишут в трех ситуациях (п. 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек).

Первая, когда работнику изменили трудовую функцию. Например, бухгалтера повысили до главбуха.

Вторая ситуация — перевод сотрудника из одного подразделения в другое, к примеру из отдела продаж в отдел логистики.

Третья ситуация, когда работника перевели на работу в другую местность, например в обособку (ст. 72.1 ТК).

Но есть исключения. Например, новые записи не понадобятся, если сотрудника перевели в другой отдел, но старого названия отдела в трудовой нет. Еще один случай — перевод временный. Например, сотрудник замещает работника, который в отпуске.

Постоянный перевод оформляют дополнительным соглашением к трудовому договору, а руководитель издает приказ. Этот документ и будет основанием для новой записи в трудовой. Также кадровик вносит изменения в личную карточку работника.

Образец заполнения трудовой книжки при переводе

Порядок заполнения трудовой книжки в 2020 при увольнении

Когда делаете запись об увольнении, в графе 2 укажите его дату (п. 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек). Причину со ссылками на Трудовой кодекс вписывают в графу 3 (п. 15 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Формулировка в графе 3 зависит от причины увольнения. Общие основания расторжения трудового договора, которые нужно указывать в трудовой книжке при оформлении увольнения, мы привели в таблице. А на образцах смотрите, как внести запись об увольнении по инициативе работника (ниже), работодателя, в порядке перевода в другую компанию, по соглашению сторон в журнале «Главбух».

Основания для записи в трудовой книжке про увольнение

Основание увольнения

Статья (пункт, часть) Трудового кодекса РФ

пункт 3 части 1 статьи 77

соответствующий пункт части 1 статьи 81

Обстоятельства, не зависящие от воли сторон

соответствующий пункт части 1 статьи 83

пункт 1 части 1 статьи 77

Истечение срока трудового договора

пункт 2 части 1 статьи 77

Перевод сотрудника на работу к другому работодателю или переход на выборную должность

пункт 5 части 1 статьи 77

Отказ работника от продолжения работы в связи со сменой собственника имущества организации, изменением ее подведомственности (подчиненности) либо ее реорганизацией

пункт 6 части 1 статьи 77

Отказ работника от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора

пункт 7 части 1 статьи 77

Отказ работника от перевода на другую работу вследствие состояния здоровья в соответствии с медицинским заключением, либо отсутствием у работодателя соответствующей работы

пункт 8 части 1 статьи 77

Отказ работника от перевода на работу в другую местность вместе с работодателем

Источник