7 октября, 2021 Автор: Соня Крапива

Образец положение об ознакомлении работников

Тонкости ознакомления с кадровыми документами

К нормативным актам относят любые документы, которые разрабатываются на предприятии и которые направлены на организацию отношений между работодателем и подчиненным, формирование рабочего процесса, создание внутренних и внешних связей и т.д.

В частности, нормативными актами считаются:

приказы и распоряжения руководства;
правила внутреннего распорядка;
правила охраны труда и безопасности на производстве;
прочие подобные документы.

Необходимо отметить, что нормативные акты могут иметь временный или постоянный характер, но они всегда действуют строго только в той компании, в которой выпускаются и идут от лица директора или администрации фирмы.

Все внутренние нормативные акты должны разрабатываться строго в соответствии с законодательством Российской Федерации и учитывать интересы как работодателя, так и его подчиненных.

Что такое лист ознакомления с локальными нормативными актами

Сведения о том, что сотрудник компании прочел тот или иной нормативный акт вносятся в специальный лист ознакомления.

Этот документ является очень важным, поскольку, в случае, если какие-либо разногласия и конфликты дойдут до трудовой инспекции или суда, он может стать доказательством правоты, причем как со стороны работодателя, так и со стороны подчиненного (в зависимости от того, как развивались события).

Именно поэтому подписи в лист ознакомления следует собирать тщательно и скрупулезно. Недопустимо пропускать кого-либо из работников предприятия, а тем более подделывать их автографы. Если кто-либо из сотрудников по какой-то причине не подписал лист ознакомления с нормативным актом (например, по причине болезни, отпуска или командировки), надо дождаться его возвращения и взять подпись.

Итоги

Знакомить работников с локальными нормативными актами фирма-работодатель обязана в силу требований закона. Лист ознакомления с ЛНА – один из самых удобных инструментов для исполнения организацией требований ст. 22 и 68 ТК РФ.

Ознакомиться со спецификой ряда распространенных ЛНА, с положениями которых работодатели должны знакомить сотрудников, вы можете в статьях:

«Правила внутреннего трудового распорядка — образец 2021»;
«Положение о стимулирующих выплатах с критериями эффективности».

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Что будет если не подписать документ

Каждый сотрудник имеет право подписывать тот или иной нормативный акт или отказаться от этого.

Работодатель не может принудить подчиненного к ознакомлению с документом, как не может и наложить за отказ от этого какое-либо дисциплинарное взыскание.

Единственное, что следует учесть сотруднику при нежелании читать нормативный акт и подписывать лист об ознакомлении с ним – то, что в какой-то момент может возникнуть ситуация, в которой информация, изложенная в документе, может оказаться очень полезной.

Для чего нужен

В таком документе приводится сводная информация обо всех утвержденных нормативных актах внутреннего значения, рассчитанных на неоднократное применение, которые устанавливают порядок управления работниками.

Локальные нормативные акты (ЛНА), которые приводятся в журнале:

должностные инструкции (регламентируют круг обязанностей и компетенцию вопросов, решаемых сотрудниками);
различные положения, например об оплате труда или о работе с персональными данными;
коллективные договоры (выполняют функции координации трудовых отношений);
правила трудового распорядка и другие.

В соответствии с законом, работодатель обязан ознакомить сотрудников с ЛНА, юрисдикция которых затрагивает их деятельность, под подпись (ст. 22 и 68 ТК РФ). Речь идет как о действующих, так и о вновь принятых работниках. Персонал должен знакомиться с ЛНА, регулирующими порядок обработки персональных данных в компании (п. 8 ст. 86 ТК РФ).

Ознакомление сотрудников с ЛНА представляет необходимость и важность не только в связи с требованиями закона. Эта процедура юридически закрепляет обязанности работника, которые не зафиксированы четко в трудовом договоре, но имеют высокую значимость при выстраивании правоотношений между служащим и компанией.

К примеру, если работник не ознакомился с положением о коммерческой тайне (локальные акты, типичные для большинства предприятий), компания не сможет предъявить ему претензии в случае утечки секретных данных за ее пределы. В свою очередь, если сотрудник подписал этот акт, компания сможет привлечь его к ответственности.

Читать дальше: Аккордная система заработной платы предусматривает

По закону, работодатель обязан ознакомить сотрудника с правилами внутреннего распорядка, коллективным договором и иными нормативными актами, имеющими непосредственное отношение к его обязанностям, до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ). Однако ряд документов предлагается работнику в процессе трудовой деятельности. Это графики сменности (ст. 103 ТК РФ), приказы о применении дисциплинарных взысканий (ст. 193 ТК РФ), бумаги по кадровому учету.

Как сформировать документ

Унифицированные формы первичных кадровых и бухгалтерских документов с 2013 года отменены (за некоторым исключением), поэтому лист об ознакомлении с локальными нормативными актами может составляться работниками организации в произвольном виде или по внутреннему шаблону.

Единственное, что при формировании бланка необходимо соблюдать определенную структуру и правила русского языка.

В «шапке» листа следует обозначить:

название предприятия;
наименование документа;
номер, дату и суть нормативного акта, о прочтении которого расписывается работник.

Далее рекомендуется сделать таблицу, в которую нужно внести:

порядковый номер сотрудника;
фамилию-имя-отчество сотрудника;
должность;
дату ознакомления с актом;
подпись.

При необходимости сюда можно добавить и другие столбцы (к примеру, о структурном подразделении, в котором трудится работник или каких-то примечаниях).

Если сотрудников, которых касается нормативный акт много, то для их подписей может потребоваться несколько листов. Все их нужно скрепить (можно при помощи степлера, но лучше суровой нитью) и пронумеровать.

Структура документа

Существует 2 основных подхода к утверждению рассматриваемого журнала, а также к формированию его структуры.

1. Создание документа, являющегося приложением к трудовому договору работника.

подписывается только тем работником, с которым заключен трудовой договор;
включает перечень только тех актов, действие которых распространяется на конкретного работника.

2. Создание самостоятельного нормативного документа, который:

подписывается всеми сотрудниками фирмы;
содержит перечни всех ЛНА, используемых в компании (классифицированные по категориям).

В первом случае в форме журнала отражаются:

тот факт, что документ является приложением к трудовому договору с определенными реквизитами (номером и датой подписания);
перечень актов, юрисдикция которых распространяется на сотрудника, подписавшего соответствующий трудовой договор;
даты ознакомления с ЛНА, указанными в перечне.

В структуре документа также должны присутствовать графы для проставления подписей работника.

Второй вариант структурирования листа ознакомления с ЛНА предполагает включение в него:

граф, предназначенных для указания структурных подразделений фирмы, Ф.И.О. работающих в них сотрудников, а также их должностей;
граф, предназначенных для проставления сотрудниками подписей, удостоверяющих факт ознакомления с локальной документацией;
отметки о заверении документа руководителем фирмы – поскольку в данном случае лист является самостоятельным нормативным актом.

Как оформить документ

Лист ознакомления можно писать на простом листе А4 формата или на фирменном бланке предприятия – это роли не играет, как и то, от руки он будет составлен или на компьютере.

Важно, чтобы документ содержал оригинальные подписи тех сотрудников предприятия, кого он касается.

Заверять бланк печатью организации не обязательно, поскольку начиная с 2021 года юридические лица имеют право не использовать для удостоверения своих бумаг штемпельные изделия (если только иное не прописано в учредительной документации фирмы).

После создания лист надо завизировать в журнале учета внутренних документов.

Образцы журналов и листов ознакомления с ЛНА

Каждый сотрудник предприятия обязан прочесть все внутренние нормативные акты, действующие в организации.

Это необходимо для того, чтобы сотрудник четко знал правила работы в компании, условия труда, права, обязанности и полномочия свои лично и работодателя.

При возникновении каких-либо вопросов или подозрения на нарушение трудовых прав, работник имеет право проконсультироваться у юрисконсульта организации или стороннего юриста.

В «шапке» листа следует обозначить:

название предприятия;
наименование документа;
номер, дату и суть нормативного акта, о прочтении которого расписывается работник.

Далее рекомендуется сделать таблицу, в которую нужно внести:

порядковый номер сотрудника;
фамилию-имя-отчество сотрудника;
должность;
дату ознакомления с актом;
подпись.

Или: Как создать эффективный дизайн грамоты

Важно, чтобы документ содержал оригинальные подписи тех сотрудников предприятия, кого он касается.

После создания лист надо завизировать в журнале учета внутренних документов.

Обратите внимание! Выписка из должностной инструкции представляет собой документ, копирующий отдельные части ДИ.

Оформление выписки из ДИ целесообразно, когда:

ДИ содержит конфиденциальные сведения и их нельзя передавать третьим лицам.
ДИ многостранична, а нужная информация содержится только в небольшой ее части.

Как правило, выписка из ДИ изготавливается следующим образом:

Необходимые фрагменты ДИ переносятся по правилам дословного цитирования.
В наименовании документа указывается: «Выписка из должностной инструкции».
В шапке выписки приводится номер и дата регистрации ДИ.
В конце выписки отмечается должность сотрудника, подписавшего ДИ, его Ф. И. О. Вместо подписи проставляется прочерк.
Выписка заверяется компетентным сотрудником (специалистом отдела кадров и др.) после сверки с оригиналом ДИ путем проставления о. При необходимости на выписке ставится печать организации.

Образец выписки из ДИ на примере ДИ инспектора отдела кадров можно скачать по ссылке: Выписка из должностной инструкции — образец.

Составляются юридическим отделом или отделом кадров в зависимости от специфики работы.

Титульный лист к ПВТР не оформляется. На первом листе содержатся: логотип, полное наименование организации (в случае, если сокращенное наименование закреплено в уставе, можно указывать его), заглавными буквами название документа. Если ПВТР являются приложением к коллективному договору, вверху необходимо сделать отметку.

В верхнем правом углу документ визируется руководителем (УТВЕРЖДАЮ, должность, дата, ФИО, подпись).

Дата составления ПВТР – это дата их утверждения.

Прежде чем представить документ на утверждение руководителя, его необходимо согласовать с другими отделами организации и профсоюзом.

Общие положения. Указывается цель создания, применение, распространение правил и другая общая информация.
Порядок приема и увольнения сотрудников. В данном разделе описывается методика приема и увольнения сотрудников, условия испытательного срока, перевод на другую работу.
Права и обязанности работника.
Права и обязанности работодателя.
Рабочее время. Указывается время начала и окончания работы, длительность рабочего дня, недели, количество смен в сутки, должности работников с ненормируемым рабочим днем.
Время отдыха. Продолжительность обеденного перерыва, специальные перерывы для некоторых категорий работников, список работ, на которых они заняты, выходные дни.
Поощрение работников. Система морального и материального поощрения.
Ответственность за нарушение дисциплины. Описываются виды взысканий за нарушения трудовой дисциплины, которые влекут наказание.
Заключительные положения. Указываются пункты об обязательном исполнении ПВТР, решении спорных вопросов, касающихся трудовых отношений.

С правилами обязан ознакомиться каждый работник, подтверждая это своей подписью. Правила внутреннего трудового распорядка должны быть вывешены на видном и удобном их прочтении месте.

В Трудовом кодексе написано, что ПВТР разрабатываются и утверждаются работодателем (статьи 189 и 190 ТК РФ).

Обязательность наличия данного документа изложена в Общероссийском классификаторе управленческой документации, утвержденном Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 № 299 (ОК 011-93, класс 02000000, кодовое обозначение 0252131).

Согласно статье 189 ТК РФ, в ПВТР обязательно должны содержаться:

порядок приема и увольнения работников;
основные права, обязанности и ответственность работников и работодателя;
режим работы;
время отдыха;
меры поощрения и дисциплинарного взыскания;
иные вопросы рабочих отношений у данного конкретного работодателя.

Отсутствие данного нормативного акта в организации, вне зависимости от причин, является нарушением законодательства и влечет ответственность, предусмотренную статьей 5.27 КоАП, в которой прописано наказание от предупреждения до денежного штрафа в размере 70 000 рублей.

Источник

Лист ознакомления с локальными нормативными актами

Работники предприятий и организаций должны в обязательном порядке знакомиться со всеми нормативно-правовыми актами, издаваемыми внутри компании.

Бланк и образец
Бесплатная загрузка
Онлайн просмотр
Проверено экспертом

Что такое нормативные акты

В частности, нормативными актами считаются:

приказы и распоряжения руководства; ;
правила охраны труда и безопасности на производстве;
прочие подобные документы.

Зачем знакомить работников с локальными нормативными актами

Каждый сотрудник предприятия обязан прочесть все внутренние нормативные акты, действующие в организации.

Что такое лист ознакомления с локальными нормативными актами

На каком этапе происходит ознакомление

Обычно знакомство с большей частью локальных нормативно-правовых актов происходит на этапе трудоустройства работника. Но иногда документы разрабатываются в период текущей деятельности предприятия, и тогда ознакомления происходит после того, как акт будет утвержден руководством компании.

Что будет если не подписать документ

Каждый сотрудник имеет право подписывать тот или иной нормативный акт или отказаться от этого.

Кто составляет акт об ознакомлении с нормативным актом

Нормативные акты обычно разрабатываются специалистами юридических отделов или кадровиками, а вот ознакомление с ними может лечь на плечи любого работника организации. Обычно ответственное за это лицо назначается специальным приказом директора предприятия, который в том числе утверждает и сам акт.

Как сформировать документ

В «шапке» листа следует обозначить:

название предприятия;
наименование документа;
номер, дату и суть нормативного акта, о прочтении которого расписывается работник.

Далее рекомендуется сделать таблицу, в которую нужно внести:

порядковый номер сотрудника;
фамилию-имя-отчество сотрудника;
должность;
дату ознакомления с актом;
подпись.

Как оформить документ

Важно, чтобы документ содержал оригинальные подписи тех сотрудников предприятия, кого он касается.

Заверять бланк печатью организации не обязательно, поскольку начиная с 2016 года юридические лица имеют право не использовать для удостоверения своих бумаг штемпельные изделия (если только иное не прописано в учредительной документации фирмы).

После создания лист надо завизировать в журнале учета внутренних документов.

Или: Трудовой договор с начальником отдела продаж образец

Хранение бланка

Лист ознакомления с нормативным актом должен лежать в отделе кадров предприятия в отдельной папке вместе с тем документом, которого он касается. Срок его хранения законодательно не ограничен, но, как минимум, весь период действия акта он должен быть цел и невредим.

Источник

В каких случаях нужен лист ознакомления?

Факт ознакомления сотрудника с локальными нормативными актами компании подтверждается специальным документом — листом ознакомления. В статье дается пошаговая инструкция оформления листа ознакомления и приводятся образцы этого документа.

Из статьи вы узнаете:

Скачайте документы по теме:

Какие способы ознакомления сотрудников с локальными актами существуют в делопроизводстве?

Локальные нормативные акты адаптируют действующее трудовое законодательство к работе конкретного предприятия. Каждый сотрудник компании должен быть ознакомлен с этими документами.

Существует 4 варианта ознакомления сотрудника с локальной нормативной документацией:

1. Подпись сотрудника в самом документе. С этой целью на последнем листе документа создается специальная таблица. Работник после ознакомления с актом вносит в эту таблицу данные о себе и ставит подпись. Такой порядок не позволяет руководству заменить деловую бумагу в одностороннем порядке или внести в текст изменения. Этот вариант ознакомления вызывает наибольшее доверие у сотрудников проверяющих органов.

2. Специальный лист ознакомления с локальными нормативными актами. Существует два варианта оформления листа:

отдельный лист для каждого существующего локального нормативного акта;
общий лист ознакомления для всех нормативных актов.

Важный компонент обоих вариантов — наличие графы с датой ознакомления. Она будет использоваться проверяющими сотрудниками для сопоставления номера редакции акта и факт знакомства с ним сотрудника. При каждом внесении изменений в текст документа, работник расписывается в том, что ознакомлен с этими изменениями.

3. Журнал ознакомления с локальной документацией. Для каждого факт ознакомления отводится отдельная строка в журнале. Записи вносятся на каждую строку, без пропусков. Документ прошнуровывают и пронумеровывают.

4. Пункт в трудовом договоре. Согласно этому пункту при приеме на работу сотрудника он знакомится со всей действующей на данный момент локальной нормативной документацией компании. Работник ставит в трудовом договоре две подписи — одну в графе о получении своей копии договора, а вторую — в графе об ознакомлении с локальной документацией.

Вопрос — ответ

Людмила Зарипова,
эксперт по делопроизводству и архивному делу.

Ознакомление работника с документом нужно фиксировать в том же документе или могут быть другие варианты? Как это действие оформляют? Есть ли четкие правила?

Как оформить лист ознакомления?

В настоящей статье мы рассмотрим второй вариант ознакомления сотрудников — создание листа ознакомления.

Законодательством не предусмотрена единая стандартная форма этого документа. Каждая организация разрабатывает его в соответствии со своими задачами и добавляет в таблицу необходимые графы. Можно завести один лист ознакомления со всеми локальными актами, а можно — завести отдельные листы для каждого акта. Законом разрешены оба варианта.

Порядок оформления листа ознакомления

1. В верхней части листа, по центру, пишем его заголовок: «Лист ознакомления сотрудников». Далее указываем название компании. Можно дать полный вариант названия, а можно — сокращенный.

2. В следующей строке пишем наименование локального нормативного акта, с которым производится ознакомление. В том случае, если мы составляем лист, распространяющийся на всю локальную документацию, то так и пишем — «С локальными нормативными актами организации». Распространен вариант, когда эта строка просто опускается.

3. Создаем таблицу со следующими столбцами:

порядковый номер. Строго следите за тем, чтобы строки были пронумерованы по порядку. Пропуск строк не допускается;
фамилия, имя, отчество сотрудника, который подтверждает факт ознакомления с локальной документацией;
должность сотрудника;
структурное подразделение компании, к которому принадлежит сотрудник;
название локального акта, с которым проводится ознакомление. Этот столбец создаем в том случае, когда мы знакомим сотрудников сразу со всеми актами компании. Если мы собираем подписи по одному акту, то данный столбец можно исключить.
дата ознакомления. Сотрудник должен сам поставить дату, когда он был ознакомлен с локальным нормативным актом;
подпись сотрудника.

Виза и резолюция: путать нельзя!
Чем поможет: прояснит разницу между понятиями «виза» и «резолюция».
Стандарты и правила теперь в свободном доступе
Чем поможет: укажет, где ознакомиться с национальными стандартами РФ и правилами стандартизации.

Лист ознакомления не заверяется и не подписывается.

Если строки в таблице закончились, следует создать новый лист.

Существует четыре варианта подтверждения ознакомления сотрудников с локальной нормативной документацией — в самом документе, на специальном листе, в журнале и в тексте трудового договора.

Факт ознакомления сотрудника с локальными нормативными актами подтверждается его подписью, поставленной на листе ознакомления. Единой стандартной формы листа ознакомления не существует. Обычно его оформляют в виде таблицы с ФИО сотрудника, указанием его должности, отдела и подписью сотрудника.

Источник