22 октября, 2021 Автор: Соня Крапива

Новые правила выдачи денег под отчет в 2021 году

Подотчетные суммы: значение, порядок выдачи и расходования в 2021 году

В 2021 году выдавать подотчетные суммы можно без заявления сотрудника и даже в том случае, если он не отчитался за прошлый подотчет. Кроме этого, компания сможет сама устанавливать срок, в который подотчетник должен представить авансовый отчет. В статье расскажем о значении подотчетных, порядке их выдачи и расходования в 2021 году.

Новые правила выдачи денег под отчет в 2021 году

ЦБ внес поправки в Указание № 3210-У (Указание ЦБ от 05.10.2020 № 5587-У). Упростили правила выдачи денег под отчет, установили новые обязанности кассиров при приеме и выдаче денег. Есть и другие поправки. Изменения вступают в силу 30 ноября 2020 года. Рассмотрим подробнее новые правила выдачи денег под отчет в 2021 году с учетом последних изменений.

Упростили правила оформления подотчета

В заявлении на выдачу денег под отчет теперь не обязательно указывать сумму аванса и срок, на который выдают подотчетные суммы. Также организациям и ИП разрешили оформлять один приказ на несколько выдач наличных денег одному или нескольким работникам. В этом случае нужно указать фамилию, сумму и срок, на который выдают деньги, по каждому работнику. Узнайте, как тратить наличные, которые вернул подотчетник >>

Отменили срок для авансового отчета

Теперь организация или ИП сможет сама устанавливать срок, в который подотчетник должен представить авансовый отчет. Такое правило работодатель прописывает в своих внутренних локальных актах, например, в положении о расчетах с подотчетными лицами. Требования отчитаться по подотчетным суммам в трехдневный срок исключили.

Упростили идентификацию получателя наличных

По новым правилам при выдаче денег кассир должен удостовериться, что деньги выдает лицу, указанному в расходном кассовом ордере. При этом исключили требование об обязательной идентификации получателя при помощи документа, удостоверяющего личность. Таким образом, кассир сам принимает решение, какое подтверждение требовать от получателя.

Как можно быстрее наведите порядок в расчетах с подотчетниками. Раньше было не так опасно игнорировать требования ЦБ. Ведь налоговики приостанавливали проверки. Но в январе ревизии возобновятся, и инспекторы начнут выписывать штрафы за нарушения ноября и декабря. Узнайте, как избежать новые риски в расчетах с подотчетниками >>

Как выдать деньги в подотчет в 2021 году

В 2021 году действуют правила, которые Центробанк утвердил с 19 августа 2017 года (Указание от 19 июня 2017 г. № 4416-У). Вы можете упросить себе работу, если воспользуетесь правилами, которые перечислены ниже.

Кому можно выдать подотчет в 2021 году

Порядок контроля за хозяйственными операциями, в том числе за выдачей денег подотчетным лицам, определяет руководитель организации. Поэтому именно он обычно ограничивает список сотрудников, имеющих право получать деньги под отчет. Для этого руководитель должен издать приказ.

Не стоит делать список сотрудников, имеющих право получать деньги в подотчет в 2021 году, частью приказа об учетной политике. Если список подотчетников утвердить отдельным документом, его можно будет изменить в любое время. Вносить изменения в учетную политику можно только в строго ограниченных случаях.

Подотчетные суммы можно выдать:

сотрудникам организации. В том числе ее руководителю, сотрудникам-иностранцам, которых не относят к валютным резидентам РФ и сотрудникам, которые имеют задолженность по ранее полученной под отчет сумме;
физлицам, с которыми организация заключила гражданско-правовой договор. Например, подрядчики.

В 2021 году деньги вправе получить даже те сотрудники, которые не отчитались по прошлым авансам. Требование о том, что сотрудник должен сначала отчитаться за ранее выданные суммы, из пункта 6.3 Указаний ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У убрали.

К слову, подотчет при задолженности компании выдавали и прежде, хотя формально действовали по правилам. Когда подходил срок авансового отчета, бухгалтеры делали приходник на весь аванс, как будто сотрудник ничего не потратил. Затем в тот же день оформляли расходник на того же сотрудника на сумму старого и нового авансов. Узнайте, может ли один подотчетный сотрудник передать другому подотчетную сумму >>

Редакция собрала коллекцию историй, в которых из-за махинаций работников с ресурсами и деньгами компании пострадала бухгалтерия. После каждой истории — рекомендации, как вычислить обманщика и пресечь дальнейшие злоупотребления. Подробнее >>

Лимит подотчетных сумм с 2021 года

В 2021 году лимиты выдачи в подотчет денежных средств не установлены в законодательстве, максимальную сумму подотчетных определяет руководитель компании. Сколько можно выдавать в подотчет, он указывает на заявлении работника или в приказе.

Но прежде чем выдать подотчет, вспомните о предельном размере расчета наличными – 100 000 руб. по одной сделке не применяется при выдаче подотчетных сумм сотруднику. Однако это ограничение действует при расчетах с другими организациями или предпринимателями (п. 5 и 6 Указания ЦБ от 07.10.2013 № 3073-У). Поэтому при оплате товаров, работ, услуг от лица организации сотрудник должен его соблюдать. Если лимит будет нарушен, налоговики могут оштрафовать организацию.

Инспекторы могут установить нарушение этого правила при проверке авансовых отчетов сотрудников, а именно кассовых чеков, квитанций, приложенных к нему. Сумма штрафа для организации в этом случае может составить от 40 000 до 50 000 руб. Помимо этого инспекторы вправе оштрафовать руководителя на сумму от 4000 до 5000 руб.

Как выплатить подотчетные суммы

Наиболее привычный способ выплатить аванс на хознужды или командировку — выдача денег в подотчет из кассы. Еще один способ — выдача корпоративной банковской карты. Ее разрешено использовать для оплаты командировочных и представительских расходов, а также других подотчетных операций. Эта карта может быть расчетной (дебетовой) или кредитной.

Кроме того, в 2021 подотченые деньги можно перечислять на зарплатную карту работника. Но тогда реквизиты зарплатной карты, на которую будете отправлять деньги, отразите в приказе директора. Либо пусть сотрудник напишет их в заявлении на подотчет.

Чтобы налоговики не решили, что вы отправили сотруднику зарплату, и не потребовали НДФЛ с подотчетных сумм в 2021 году, заполните платежку особым образом. В поле 24 «Назначение платежа» уточните, что перечисленные деньги являются подотчетными. Например, можно делать такие записи: аванс на оплату командировочных расходов, аванс на хозяйственные нужды и т. д.

Бывает, что руководитель компании стремится сэкономить и провести свои личные расходы через компанию. А бухгалтеру приходится придумывать, как провести их в учете. Подготовили для вас подсказки о самых распространенных расходах, а также дали советы, как избежать претензий налоговиков. Об этом — в статье.

Оформление подотчетных сумм в 2021 году

Далее расскажем, какие документы необходимо оформить при выдаче подотчетных.

Какие документы оформить, чтобы выдать подотчет

Чтобы выдать подотчет в 2021 году, оформляют любой из двух документов (п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У):

распорядительный документ руководителя. Например, приказ или распоряжение;
заявление работника с визой руководителя.

Значит, можете больше не собирать заявления о выдаче подотчетных с каждого работника. Правила разрешают заменять заявления приказами или распоряжениями директора. Это удобно в трех ситуациях. Первая — бывает, что получить подпись на приказе проще, чем заявление. К примеру, если деньги берет сам директор. Вторая — если в один день подотчетные получают несколько сотрудников. Третья причина — сотрудник каждый месяц получает одну и ту же сумму.

Если выберете первый вариант, составьте приказ (распоряжение) на каждую выдачу наличных денег, к которым подотчетник не написал заявление. Укажите в документе:

фамилию, имя и отчество подотчетника;
сумму наличных;
срок, на который они выдаются;
подпись руководителя;
дату;
регистрационный номер документа.

Хотя заявления на выдачу подотчетных больше не нужны, многие компании продолжают их использовать. В этом случае проследите за отметками руководителя. Он должен проставить сумму и срок, на который выдаете наличные, подпись и дату. Образец заявления в подотчет в 2021 году смотрите в конце статьи.

Выдавать деньги по заявлению удобнее, когда они нужны для разовой покупки. А если выдаете сотруднику сумму на расходы в деловой поездке, в любом случае компания издает приказ на командировку. Тогда удобно указать информацию о выдаче подотчетных прямо в нем. Узнайте, как выдать деньги под отчет на командировку по России и за границу >>

При выдаче денег подотчетному лицу бухгалтеру необходимо оформить не только авансовый отчет, но и приказ о выдаче денег. Получить приобретенные товары или принять работы, услуги может сотрудник, полномочия которого подтверждает доверенность. Как оформить эти документы >> А как оформить авансовый отчет, читайте тут.

Срок составления отчета по подотчетным суммам

С 2021 года организация или ИП сможет сама устанавливать срок, в который подотчетник должен представить авансовый отчет. Такое правило работодатель прописывает в своих внутренних локальных актах, например, в положении о расчетах с подотчетными лицами. Требования отчитаться по подотчетным суммам в трехдневный срок исключили.

Или: Образцы меню ресторан образец

Раньше отчитаться за подотчетные суммы сотрудник должен был в течение трех рабочих дней со дня возвращения из командировки. Изменить этот срок руководитель организации не мог.

Ограничений по срокам, на которые выдаются подотчетные, в законодательстве нет. Особые правила установлены в отношении командировочных расходов.

Как погасить перерасход или взыскать неиспользованный аванс

Расходы превысили выданный подотчет. При проверке авансового отчета может быть выявлено, что сотрудник израсходовал денег больше, чем ему было выдано. Если перерасход обоснован, то организация должна его возместить.

Возмещаемые подотчетному лицу суммы — это не вознаграждение за выполненное задание, а компенсация понесенных им расходов. Эти суммы выплачены сотруднику не в счет оплаты труда. Кроме того, они не приносят сотруднику экономической выгоды (дохода). Поэтому независимо от применяемой системы налогообложения выплаченные подотчетному лицу деньги не облагаются ни НДФЛ, ни взносами. Конечно, если есть подтверждающие документы.

Наличные деньги, которые не использовал подотчетник, сначала внесите на расчетный счет в банке и только потом выдавайте заново. Игнорировать это правило опасно. Есть риск, что налоговики оштрафуют компанию на 50 000 руб. за нарушение кассовой дисциплины. Подробнее >>

Подотчет потрачен не весь. Теперь обратная ситуация — работнику выдали больше денег, чем он потратил. Если неизрасходованный подотчет в 2021 году сотрудник не вернул в срок, то удержите эти деньги из его зарплаты. Для этого руководитель организации должен издать приказ о взыскании в произвольной форме. Оформить приказ нужно не позже чем через один месяц со дня окончания срока, установленного для отчета сотрудника.

Взыскать суммы с сотрудника можно, если он не оспаривает основание и размер удержаний. Когда истечет срок, не позднее которого сотрудник должен был отчитаться или вернуть полученные под отчет деньги, в бухучете придется отразить недостачу материальных ценностей. О том, как удержать из зарплаты не возвращенные в срок подотчетные суммы, рассказали эксперты Системы Главбух.

Работник потратил собственные деньги. И еще одна возможная на практике ситуация. Работник потратил собственные деньги. На практике может возникнуть вопрос — как провести такую покупку и оформить документы?

Сразу скажем, что сотрудник может не оформлять авансовый отчет. Ведь по общему правилу этот документ составляют работники, которые предварительно получили деньги на нужды компании. То есть отчет нужен, чтобы сотрудник показал, на что он израсходовал деньги предприятия. А если компания работнику ничего не выдавала, то и отчитываться не за что.

В данной ситуации от сотрудника потребуется другой документ — заявление о компенсации расходов. К нему работник должен приложить оправдательные документы: кассовые чеки, накладные, бланки строгой отчетности, проездные документы и т. д. В заявлении сотруднику необходимо указать, какие товары, материалы или услуги он оплатил за свой счет, а также их стоимость по документам.

На основании заявления сотрудника оформите расходный кассовый ордер. По нему выдайте деньги из кассы. О том, как заполнить расходный кассовый ордер, рассказали эксперты Системы Главбух.

Источник

Деньги под отчет: пошаговый алгоритм

Главбуху не обязательно лично выдавать сотрудникам подотчетные. Данную функцию можно делегировать. Но сначала, чтобы избежать дополнительных проблем, нужно четко прописать требования. Предлагаем вам пошаговую инструкцию, следуя которой можно без труда, а главное — без ошибок решить эту задачу.

Проверяем возможность выдачи

Прежде чем выдавать деньги, нужно проверить лицо, которое претендует на их получение. Действующее законодательство (пп. 6.3 п. 6 Указаний Банка России от 11.03.2014 № 3210-У) запрещает выдавать средства под отчет тем сотрудникам, у которых имеется задолженность по ранее полученной сумме, если срок отчета по ней уже наступил. Поэтому сначала проверьте, есть ли у претендента уже выданная под отчет сумма, и если есть — наступил ли срок отчета по ней. Когда выполняются оба условия, деньги под отчет выдавать нельзя. Сотрудник должен сначала отчитаться по ранее выданным средствам.

Обратите внимание, это правило касается и средств, выданных под отчет руководителю. Если по ним наступил срок отчета, а отчета нет — новые средства выдавать нельзя. И хотя какой-либо ответственности за данное нарушение не установлено (постановление ФАС Дальневосточного округа от 16.07.2010 № Ф03-4472/2010), лучше не доводить дело до судебных споров. К тому же велика вероятность признания этой суммы доходом сотрудника. Тогда к организации могут возникнуть претензии со стороны налогового ведомства по факту неудержания и неперечисления НДФЛ, а за это нарушение ответственность уже предусмотрена: штраф по ст. 123 НК РФ.

Соответственно, в организации необходимо вести реестр подотчетников, в котором будет фиксироваться факт выдачи средств, срок отчета и факт сдачи этого отчета. И кассир (или иное лицо, ответственное за выдачу подотчетных средств) должен иметь к этому реестру доступ и своевременно его актуализировать.

Получаем заявление

После того как претендент прошел проверку, он должен подать заявление о выдаче денег под отчет. Унифицированной формы нет, но есть требования к содержанию такого заявления (пп. 6.3 п. 6 Указаний № 3210-У). Итак, в нем нужно указать:

размер суммы, которая будет выдаваться под отчет (числом и расшифровать прописью);
срок, на который выдаются деньги;
дату составления.

Заявление должно быть завизировано руководителем организации либо иным лицом, уполномоченным на основании соответствующей доверенности подписывать такие заявления от имени организации.

Разработайте стандартную форму заявления и снабдите исполнителя информацией об образцах подписи руководителя и/или других уполномоченных лиц. Тогда кассиру достаточно будет просто удостовериться, что все поля этого заявления заполнены правильно, а подпись соответствует образцу.

Обратите внимание, деньги под отчет можно выдать не только работнику, но и физлицу, с которым у организации заключен гражданско-правовой договор (п. 5, пп. 6.3 п. 6 Указаний № 3210-У, письмо Банка России от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859). При этом никакой разницы в оформлении заявления и последующих документов нет.

Оформляем расходник

Когда от работника получено правильно оформленное заявление, можно переходить непосредственно к выдаче денег. Для этого сначала оформляется расходный кассовый ордер (РКО) по унифицированной форме № КО-2. Этот документ подписывается главным бухгалтером организации либо иным уполномоченным на подписание кассовых документов лицом. Такое полномочие может быть оформлено приказом или доверенностью, выданной руководителем организации (пп. 4.2, 4.3 п. 4, п. 6 Указания № 3210-У). В том числе таким уполномоченным может быть и кассир или старший кассир. Причем в приказе или доверенности можно установить лимиты, в пределах которых данные лица уполномочены самостоятельно подписывать РКО.

Снабдите исполнителя программным обеспечением, которое позволяет правильно заполнять РКО, или бумажными формами и инструкцией по заполнению каждого поля, а также информацией о том, кто, в каком порядке и на какие суммы подписывает данный документ.

Выдача денег

Когда РКО оформлен, подготовьте деньги и пригласите подотчетника для их получения. Работник подписывает РКО, а кассир в присутствии получателя денег полистно их пересчитывает и передает получателю. После этого кассир заполняет самую последнюю строку РКО: «Выдал кассир», проставляя в ней свою подпись и ФИО (пп. 6.2 п. 6 Указаний № 3210-У).

Ведение бухгалтерии, расчет зарплаты и сдача отчетности для бухгалтеров небольших компаний

Источник

Деньги под отчет: пять главных правил и образцы заявления и приказа

Правила выдачи денег подотчет последний раз менялись 19.08.2017. Тогда же претерпели изменения некоторые кассовые операции. А последующие нововведения в проведении учета и налогообложения затронули порядок расчетов с подотчетниками.

Кто вправе получать деньги

Работодатель, по ч. 1 ст. 19 ФЗ от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», обязан организовать и вести внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной деятельности. Порядок контроля за выдачей денег подотчетным лицам определяет руководитель компании. Он издает приказ со списком лиц, обладающих правом на получение денежных средств из кассы организации.

Подотчетными являются лица, которым организация или ИП выдает деньги для выполнения поручений и которые обязаны предоставить отчет об их использовании. Ими выступают любые работники предприятия.

Или: Бланк и образец заполнения декларации по УСН за 2020 год для доходов и расходов все случаи для организаций

Как получить деньги

Для выдачи денег достаточно приказа или другого распорядительного документа компании от имени директора. Форма такого документа произвольная. Но в нем должны содержаться следующие реквизиты:

Ф.И.О. лица;
регистрационный номер документа;
сумма наличных денег;
срок, на который выдаются наличные деньги; назначение (не обязательно);
подпись директора и дата.

Заявление от работника

Приказ о подотчетных лицах

Какую сумму выдавать подотчет

Считается, что это ограничение превышать нельзя. Но есть и нюансы. Этот лимит на расходы установлен только для расчетов с другими организациями и ИП (см. п. 6 указаний ЦБ РФ № 3073-У). А на расчеты с физлицами, которыми выступают сотрудники предприятия, он не распространяется. Сюда входит заработная плата, социальные выплаты, личные нужды руководителя организации и выдача денежных средств подотчет. Учитывая это, выдача большей суммы не является нарушением кассовой дисциплины.

Необходим ли отчет за полученную сумму

Но это не значит, что оформлять авансовые отчеты по израсходованным суммам сотрудникам больше не нужно. Отчетные документы о потраченных деньгах работник в обязательном порядке передает в бухгалтерию.

Сроки отчета

Если срок возврата не установлен, сотрудник сдает отчет в тот же день, в который их получил. Указание на это имеется в письме ФНС от 24.01.2005 № 04-1-02/704.

А вот для командировочных расходов существуют особые условия авансового отчета. По п. 26 положения, утвержденного постановлением правительства РФ от 13.10.2008 № 749, сотрудник обязан отчитаться по ним в течение 3 рабочих дней со дня возвращения.

Что учесть в 2020 году

Оформляя документы по новым образцам для подотчета с 19 августа 2017 года, помните:

1. Если подотчетнику для приобретения товаров и услуг в интересах организации выдана доверенность и он предъявил ее продавцу, то продавец обязан отразить эти данные в выданном кассовом чеке.

2. Если продавец не в состоянии достоверно установить, что физическое лицо действует в интересах определенной организации, то выполнять это требование к оформлению чека он не обязан. В этом случае покупателем для продавца является само физлицо. И кассовый чек оформляется в обычном порядке.

Изменяем положение о ведении кассовых операций

Сотрудники вправе получать подотчетные средства наличными в кассе предприятия. Также допускается выдача компанией денег на банковскую карту, в том числе на зарплатную карту работника (см. указание № 3073-У, письмо Минфина России от 25.07.2014 № 03-11-11/42288). Чтобы это стало возможным, порядок расчета с подотчетными работниками следует зафиксировать в учетной политике компании.

Через кассу деньги выдаются в соответствии со следующими требованиями:

1. При оформлении кассовых документов бухгалтер обязан руководствоваться положениями указаний № 3210-У.

2. Деньги подотчетному лицу выдаются на основании приказа (или иного распорядительного документа) или по его письменному заявлению. Как указано в письме ЦБ РФ от 06.09.2017 № 29-1-1-ОЭ/2064, приказ подписывает директор, в нем указываются дата и регистрационный номер.

3. Срок, на который выданы подотчетные средства, устанавливается в распорядительном документе на их выдачу. Срок отчета (абз. 2 п. 6.3 указаний № 3210-У) составляет 3 дня. В течение этого времени подотчетник обязан отчитаться или вернуть деньги организации.

4. Выдача денег в подотчет из кассы оформляется расходным ордером. Возврат остатков подотчетных сумм — приходными ордерами. Деньги в подотчет вправе выдаваться и путем их перечисления на банковскую карту заявителя (письмо Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288). Вернуть деньги подотчетнику разрешается путем перечисления средств на расчетный счет предприятия. Возможность безналичных подотчетных расчетов закрепляется в учетной политике.

5. Лимит сумм, которые выдаются в подотчет, не установлен. Предприятие вправе выдать подотчетному лицу деньги в любой сумме. Лимит расчетов (100 000 руб. по одному договору) необходимо учитывать только при расчете между предприятиями. В этом отношении изменения для подотчетных лиц не произошли.

6. Выдача денег в подотчет лицу, у которого имеется задолженность по подотчетным суммам, с 19.08.2017 не является нарушением закона.

7. Организации и ИП вправе выдавать деньги в подотчет не только тем работникам, которые трудятся на основе постоянного трудового договора, но и тем, кто состоит с предприятием в гражданско-правовых отношениях (письмо ЦБ РФ от 02.10.2014 № 29-1-1-6/7859).

8. Выдача из кассы в подотчет оформляется проводкой Дт 71 Кт 50. При переводе денежных средств на карту — проводка Дт 71 Кт 51.

Главные правила

1. Под отчет выдается любая сумма.

2. С 19.08.2017 работнику, чтобы получить деньги подотчет, достаточно распоряжения руководителя компании. Заявление писать не обязательно.

3. Ранее до сдачи отчета за прошлую сумму работник не мог получить подотчетные, теперь ответ на вопрос: можно ли выдавать деньги в подотчет, если сотрудник не отчитался за предыдущий, — да, можно.

4. Подотчетные суммы разрешается переводить на банковские карты.

5. С 19.08.2017 обновлены локальные акты о расчетах с подотчетными лицами.

Источник

Подотчетные суммы: значение, порядок выдачи и расходования в 2021 году

Новые правила выдачи денег под отчет в 2021 году

Упростили правила оформления подотчета

Отменили срок для авансового отчета

Упростили идентификацию получателя наличных

Как выдать деньги в подотчет в 2021 году

Кому можно выдать подотчет в 2021 году

Подотчетные суммы можно выдать:

сотрудникам организации. В том числе ее руководителю, сотрудникам-иностранцам, которых не относят к валютным резидентам РФ и сотрудникам, которые имеют задолженность по ранее полученной под отчет сумме;
физлицам, с которыми организация заключила гражданско-правовой договор. Например, подрядчики.

Или: Цены на печать бланков в Москве и сроки изготовления продукции

Лимит подотчетных сумм с 2021 года

Как выплатить подотчетные суммы

Оформление подотчетных сумм в 2021 году

Далее расскажем, какие документы необходимо оформить при выдаче подотчетных.

Какие документы оформить, чтобы выдать подотчет

распорядительный документ руководителя. Например, приказ или распоряжение;
заявление работника с визой руководителя.

фамилию, имя и отчество подотчетника;
сумму наличных;
срок, на который они выдаются;
подпись руководителя;
дату;
регистрационный номер документа.

Срок составления отчета по подотчетным суммам

Как погасить перерасход или взыскать неиспользованный аванс

Источник