8 октября, 2021 Автор: Соня Крапива

Личная карточка сотрудник образец заполнения

Личная карточка работника Форма Т-2: образец 2021 года

В 2021 году работодатели обязаны вести личные карточки сотрудников. Обычно карточки составляют по типовой форме. В статье вы узнаете, как заполнить личную карточку работника по форме № Т-2 и найдете образец на 2021 год.

Кто обязан вести личные карточки в 2021 году

В 2021 году личные карточки на сотрудников должны вести все организации независимо от организационно-правовой формы (подп. 1.1 п. 1 и п. 2 постановления Госкомстата от 05.01.04 № 1).

Личную карточку оформляют на каждого сотрудника, принятого по трудовому договору. Оформить такой документ нужно при приеме на работу и вести в течение всего периода трудовой деятельности сотрудника в организации.

В случае увольнения сотрудника карточку закройте, но продолжайте хранить в организации. О том, как организовать документооборот в кадровой службе, рассказали эксперты Системы Главбух.

Заранее определитесь со списком документов, которые будете хранить в личных делах сотрудников. Нарушать правила работы с персональными данными стало в два раза опаснее, чем раньше. Подробнее о том, как вести и хранить личные дела, читайте в статье.

Какую форму личной карточки использовать

Организация может по собственному выбору:

  • использовать унифицированную форму личной карточки № Т-2, если это утверждено руководителем организации;
  • применять самостоятельно разработанную форму, утвержденную руководителем. При условии, что в ней содержатся все необходимые реквизиты первички (ч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Такой порядок следует из части 4 статьи 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ и подтвержден в письме Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1. О том, в течение какого срока нужно хранить карточки, рассказали эксперты Системы Главбух.

Унифицированная форма личной карточки № Т-2 и указания по ее заполнению утверждены постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Поскольку данная форма предусматривает полный комплекс сведений о сотруднике, представленных в наиболее удобной форме, целесообразно применять унифицированный бланк.

Как заполнить личную карточку

Личную карточку работника заполняют на основании приказа о приеме на работу и личных документов человека. Это трудовая книжка, паспорт, военный билет, документ об образовании, СНИЛС, свидетельство ИНН. О том, могут ли личные дела заменить личные карточки сотрудников, расскажут эксперты Системы Главбух.

Кроме того, в личной карточке нужно отразить и такие сведения, которые нельзя почерпнуть из перечисленных документов. Контактный телефон, состав семьи, даты рождения родственников, уровень знания иностранных языков – эту информацию сотрудник должен сообщить сам.

Заполняют личную карточку по форме № Т-2 последовательно, таким образом:

Титульный лист. На первом листе карточки запишите полное название организации, а в в правом верхнем углу поставьте код ОКПО. Дату заполнения личной карточки пишите цифровым способом, например, так: 11.08.2021.

Раздел I. Здесь запишите общие сведения о сотруднике:

  • номер и дату заключения трудового договора;
  • фамилию, имя и отчество работника, дату и место рождения, гражданство;
  • знание иностранных языков, образование, профессию, стаж работы;
  • состояние в браке, состав семьи;
  • паспортные данные и адрес места жительства.

При заполнении пунктов «Место рождения» и «Адрес места жительства» раздела «Общие сведения» личной карточки пользуйтесь общепринятыми сокращениями названий адресных объектов. Они приведены в таблице.

Раздел II. В этом разделе заполните сведения о воинском учете сотрудника — категория запаса, воинское звание, состав, полное кодовое обозначение военно-учетной специальности, категория годности к военной службе, наименование военного комиссариата по месту жительства.

Раздел III. Этот раздел содержит информацию о приеме на работу и переводах на другую работу. В частности это:

  • дату приема (перевода);
  • структурное подразделение, куда принимается или переводится сотрудник;
  • должность (специальность, профессию), разряд, класс (категорию) квалификации;
  • оклад или тарифную ставку, надбавку.

Раздел IV. Содержит сведения об аттестации. В разделе записывают дату аттестации, решение аттестационной комиссии, дату и номер протокола заседания комиссии, в графе «Основание» — дату и номер приказа о проведении аттестации.

Раздел V. Этот раздел заполните на основании удостоверения о повышении квалификации.

Раздел VI. В этом разделе запишите данные о переподготовке сотрудника на основании диплома о профессиональной переподготовке.

Раздел VII. Здесь перечислите награды и почетные звания сотрудника — это поощрения от организации и госнаграды. Для этого запишите в графах наименование награды, номер и дату приказа или иного наградного документа.

Раздел VIII. В этом разделе отмечают все виды отпусков — ежегодный, учебный, без сохранения зарплаты и т. п. В графах раздела записывают полный рабочий год, за который предоставляется отпуск. В качестве основания выступает график отпусков или приказ об отпуске.

Раздел IX. Этот раздел содержит информацию о льготах, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством. Данные заполняют на основании удостоверения участника войны, справок об инвалидности, донорстве и т. п.

Раздел X. В этом разделе записывают дополнительные сведения о сотруднике. Здесь можно упомянуть сведения о наличии водительских прав, обучении, которое еще не окончено, загранпаспорта и т. п.

Раздел XI. Посредний раздел содержит основания прекращения трудового договора. Раздел заполняют после того, как сотрудник уволится. Здесь записывают основание увольнения со ссылкой на соответствующую статью Трудового кодекса РФ, дату увольнения, номер и дату приказа о расторжении трудового договора. Закрывают личную карточку подписи ответственного за ведение кадрового учета и сотрудника.

Будьте осторожнее при работе с персональными данными. Законодатели вдвое увеличили штрафы и ввели новые санкции — до 500 000 руб. (Федеральный закон от 24.02.2021 № 19-ФЗ). Поправка действует с 27 марта. В статье можете скачать готовый шаблон политики обработки персональных данных.

Источник



Личная карточка работника по форме Т-2. Образец заполнения

Личные карточки работников используются учреждениями с целью полного учета персонала. Закон обязывает руководителей позаботиться о создании такой карты для каждого сотрудника. Бланком для этих документов служит форма Т-2. Она утверждена и унифицирована постановлением №1 Госкомстата РФ и сохраняет изначальную структуру с января 2004 года.

Образец и пустой бланк личной карточки работника

К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

  • Бланк и образец
  • Бесплатная загрузка
  • Онлайн просмотр
  • Проверено экспертом

Как устроена форма. Основные особенности

Личные карты сотрудников – это необходимая база для создания картотеки всех сотрудников учреждения. Они хранятся в картотеке по алфавиту. Если работников в учреждении много, то документы могут быть структурированы по подразделениям. Четких законных требований к оформлению картотеки нет. Нужно лишь одно – чтобы у каждого работника была личная карточка по форме Т-2.

Форма Т-2 состоит из 4 страниц. Информация в ней разделена на 11 тематических блоков. Заполнять карточку необходимо человеку из кадровой службы, а если это по каким-то причинам невозможно – руководителю учреждения

Форма Т-2 имеет несколько важных особенностей:

  • 1 и 2 страницы заполняются в момент взятия человека на должность, а 3 и 4 – в процессе его работы; (изображения ниже и сам образец заточен именно под документ, который вы формируете при поступлении сотрудника к вам на работу;
  • карточка создается, исходя из ряда документов, предъявленных самим работником;
  • для более простого и удобного заполнения разрешено использование компьютерных программ;
  • оформление карты Т-2 самим работником не допускается.
Или:  Нужно ли при увольнении работника выдавать форму

Важно! От обязательств по созданию личных карт освобождены лишь предприниматели. Но даже они зачастую ведут карты собственному желанию, чтобы использовать их в управленческой работе.

Общие сведения о заполнении карточки

Законодательство не устанавливает четких сроков для создания карточки Т-2. Оптимальный вариант – создать ее в момент взятия человека на должность, но можно и повременить. Главное – чтобы отметка в трудкнижке о взятии на должность была продублирована в карточке.

Для успешного создания карточки Т-2 необходим ряд бумаг:

  • договор о принятии на работу;
  • приказ, выписанный работодателем;
  • паспорт;
  • трудовая книжка (или другой способ подтверждения стажа работы);
  • свидетельство о пенсионной страховке;
  • диплом или другие подтверждения образования, квалификации, спецзнаний;
  • для лиц, которых могут призвать в армию – документы военного учета;
  • автобиография (необязательно – работник может подать сведения и устно).

Важно! Специфика работы, на которую принимается человек, иногда вызывает необходимость предоставления дополнительных бумаг. Работодатель обязан запросить их, чтобы информация в карточке Т-2 была полной.

Чтобы заполнить раздел 2, который содержит информацию о военном учете, понадобятся такие документы:

  • для людей, находящихся в запасе – временное удостоверение или полноценный военный билет;
  • для людей, которые могут быть призваны – подтверждение того, что человек подлежит призыву.

Заполнение. Подробный пример

Форма Т-2 – это довольно крупный документ, поэтому мы рассмотрим ее заполнение отдельно для каждого из 11 подразделов. Чтобы лучше понять структуру карты и узнать, какие существуют подразделы, скачайте бесплатный образец. Этот документ в формате *.xls не содержит ошибок и может смело быть использован как в ознакомительных целях, так и в непосредственной работе службы кадров.

Как заполнить шапку личной карты работника

Шапка содержит коды ОКУД и ОКПО. При этом ОКУД – код самой карточки, а ОКПО – код учреждения, основанный на статистических данных. Помимо этого, нужно вписать полное название учреждения (сокращения недопустимы). После названия нужно поставить запятую и написать адрес (лучше фактический, а не юридический). Это на ваше усмотрение, в примере мы указывать не стали.

Заполнение личной карточки работника

Далее идет небольшая таблица, которая заполняется следующим образом:

Дата ставится в формате ДД.ММ.ГГГГ (к примеру, 01.08.2016).
Табельный номер – это порядковый номер присвоенный работнику в учреждении.
ИНН вписывать не обязательно. Человек не обязан его предоставлять при трудоустройстве, поэтому поле можно оставить пустым.
СНИЛС (номер страховки) является необходимым. Человек должен предоставить его в связи с ч. 1 статьи 65 ТК РФ. Если это его дебютное трудоустройство, то в связи с ч. 4 той же статьи СНИЛС должен быть выдан работодателем.
«Алфавит» – это поле для ввода начальной буквы из фамилии работника.
Характер работы вписывают, основываясь на приказе работодателя. Он бывает постоянным или временным.
Пол можно указать буквой М/Ж, а можно написать слово целиком.

Заполнение формы Т-2 по разделам

Раздел 1. Общие сведения

Этот раздел должен быть заполнен информацией из паспорта работника. Вписывать информацию нужно разборчиво, ничего не сокращая. Есть особенности, которые обязательно нужно учитывать при заполнении:

Заполнение формы Т-2

Дата рождения вписывается целиком (к примеру, 23 мая 1982 г.), а в поле «Код» – дублируется в формате ДД.ММ.ГГ (23.05.82).
Запись о месте рождения не может быть длиннее 100 символов. Использовать географические сокращения (гор., обл., пос. и т.д.) можно, но такие слова, как село, станица, кишлак, аул нужно писать целиком.
При двойном гражданстве нужно указывать название страны, гражданином которой является работник.
Название образовательного учреждения, которое закончил работник, можно сокращать без ущерба для смысла.
Стаж нужно рассчитывать на основании пункта 61 Инструкции, которая утверждена постановлением №192п Правления ПФР.
ФИО членов семьи вписываются полностью, без сокращений.

Если прописка и место фактического проживания идентичны, то адрес не нужно дублировать. Вторая графа просто не заполняется.

Заполнение личной карточки работника. 3 часть

Самый сложный пункт раздела 1 – кодировки. Ошибки в них недопустимы:

ОКАТО – код населенного пункта, утвержденный постановлением №413 Госстандарта РФ;
ОКИН – код гражданства работника (гражданство РФ – 1, двойное – 2, иностранец – 3, отсутствие гражданства – 4);
ОКСО – код профессии или специальности, полученной работником в процессе образования;
ОКПДТР – еще одна форма кода специальности.

Важно! У работника службы кадров быть доступ ко всем кодировкам. Он не может требовать эти коды с человека, на которого создается карточка.

Раздел 2. Сведения о военном учете

Для заполнения этого раздела используются документы военного учета. Трудностей при заполнении быть не должно, ведь требования карты Т-2 предельно понятны. Впрочем, есть несколько важных особенностей:

Форма Т-2. Сведения о воинском учёте

Пункт 1 не нужно заполнять, если человек, устраивающийся на работу – офицер запаса.
Пункт 3 заполняется без каких-либо сокращений.
Пункт 7 может измениться, поэтому его заполняют карандашом.
Раздел 2 должен быть проверен и подписан инспектором по кадрам.
Кроме подписи, должна быть указана ее расшифровка и должность проверяющего.
Подписать этот раздел необходимо и работнику.

Раздел 3. Прием на работу. Переводы

От этого раздела полностью зависит трудовой стаж работника, поэтому ошибки недопустимы. Основной документ для заполнения – приказ руководителя. Вся информация, обозначенная в разделе 3, должна быть продублирована в трудкнижке. Работник должен заверить подписью все записи раздела.

Раздел 4. Аттестация

Главный пункт этого раздела – «Решение комиссии». В этой графе должна стоять официальная формулировка, такая как «соответствует занимаемой должности». В случае несоответствия пишется «не соответствует», а при необходимости переаттестации это указывается в решении специальной комиссии.

Даты проведения аттестации и создания протокола записываются в формате ДД.ММ.ГГГГ. Основанием для заполнения раздела служит документ, выданный человеку в момент аттестации.

Разделы 5-6. Повышение квалификации. Профессиональная переподготовка

Эти разделы заполняются по документам человека, устраивающегося на работу, или по информации отдела подготовки кадров. Особых трудностей в их заполнении нет. Даты нужно указывать в формате ДД.ММ.ГГГГ. Заполнение всех разделов обязательно (кроме случаев, когда написать нечего – например, при отсутствии квалификации или переподготовки).

Раздел 7. Награды

В этот раздел вписываются любые разновидности поощрений, которые сотрудник получил в процессе трудовой деятельности. Основаниями служат статья 191 ТК РФ и локальные акты. Помимо отметок о наградах т почетных званиях, их нужно перечислить. Сокращения допустимы, если они не влекут за собой потерю смысла.

Раздел 8. Отпуск

В этом разделе указываются данные о каждом отпуске, который был получен работником:

  • очередной ежегодный отпуск;
  • отпуск без содержания;
  • отпуск для ухода за ребенком.

Нужно обязательно указывать тип отпуска, его временные рамки, продолжительность и основания для предоставления. Если отпуск был использован по частям, рабочий год всё равно рассчитывают полностью.

Или:  Трудовой договор предмет договора образец заполненный

Важно! Если работник трудится в учреждении долгое время, то раздел отпусков переполнится. После этого создается «Дополнение к личной карточке работника». Это дополнение должно иметь шапку, аналогичную шапке основного документа, а также табличную часть недостающего раздела.

Раздел 9. Социальные льготы

Этот раздел включает всю информацию о льготах, предоставленных работнику в соответствии с законодательством РФ.

Раздел 10. Дополнительные данные

В этом разделе можно вообще ничего не писать. Единственное основание для его заполнения – желание работодателя. Здесь может содержаться информация об учебе работника, о посещении каких-то курсов, о группе инвалидности и т.п.

Раздел 11. Прекращение трудового договора

Особенности заполнения этого раздела – такие же, как и у раздела 3. Разница лишь одна – подпись должен поставить не только работник, но и инспектор по кадрам. Датой увольнения считается день, когда сотрудник в последний раз фактически выполнял свою работу.

Распространенные ошибки при заполнении формы Т-2

Случается так, что сотрудники кадровой службы допускают ошибки в личной карточке работника. Особых последствий это не имеет, а самому работнику – тем более не вредит. Но если ошибок много, то при внешней проверке кадровая служба может быть оштрафована за некачественную работу.

Основные ошибки, встречающиеся наиболее часто:

Использование спецсимволов

Косая черта (/), двоеточие (:), знак равенства (=) и другие спецсимволы нельзя использовать в форме Т-2. Особенно строго они запрещены в зоне кодирования.
Неаккуратное заполнение. Текст может выходить за пределы предназначенных полей, если это необходимо. Но в зону кодирования он выходить не должен. Если в этой зоне окажется хотя бы одна буква, формально карточка будет считаться испорченной, и ее потребуется переписать заново.

Прочерки

Эта распространенная ошибка вызвана тем, что в многих других документах прочерки допустимы или даже необходимы. В форме Т-2 их не должно быть. Если в графе нечего написать, то ее следует оставить полностью пустой.

Заполнение формы на компьютере

Первичное заполнение Т-2 (при приеме на работу) можно проводить на компьютере или вручную. Но записи, сделанные в процессе работы сотрудника, нужно делать строго от руки! С этими записями сотрудника нужно ознакомить под расписку.

Важно! Испорченную карточку (см. ошибку 2) можно переписывать лишь при первичном заполнении. Если документ был испорчен при последующем внесении записей, то переписывать или перепечатывать его нельзя.

Надеемся, данный материал помог вам оформить личную карточку работника. Не забудьте сохранить страницу в социальных сетях — пригодится!

Источник

Заполняем личную карточку работника

Личная карточка по форме Т-2 — это документ, который обобщает сведения о конкретном сотруднике. С октября правила изменили.

Для чего нужна форма Т-2

Закон предусматривает два случая, когда необходима личная карточка:

  • знакомиться с записями в трудовой книжке;
  • вести учет военнообязанных.

ВАЖНО! С 19.10.2019 вступило в силу Постановление Правительства № 1302 от 09.10.2019. Оно отменило использование формы № Т-2 для воинского учета. Минобороны только разрабатывает новый бланк. Пока его нет, рекомендуется заполнять форму Т-2, это предусмотрено Методическими рекомендациями Генштаба ВС РФ по ведению воинского учета в организациях от 11.07.2017.

Если сотрудник переводится на другие должности и в его трудовую книжку вносят изменения, их обязательно отражают в личной карточке, а работник ставит подпись.

Как и сколько хранить

Личную карточку хранят организации на протяжении всего времени работы сотрудника.

После увольнения ее требуется хранить еще 75 лет, только по истечении этого срока организация вправе ее уничтожить.

Инструкция по заполнению личной карточки работника

Бланк формы утвержден Постановлением №1 Госкомстата РФ от 05.05.2004. Форма Т-2 представляет собой объемный документ, поэтому разберем, как заполнить личную карточку работника Т-2.

В шапке содержатся поля для кодов ОКУД и ОКПО. ОКУД — код самой личной карточки, а ОКПО — код предприятия, базирующийся на статистических данных. В шапке вписывают название предприятия, за ним ставят запятую и вписывают адрес (лучше фактический).

Дальше идет таблица, где заполняют данные:

  1. Дату, которую прописывают в виде ДД.ММ.ГГГГ (например, 15.07.2017).
  2. Табельный номер (порядковый номер, который служащему присвоили в компании).
  3. ИНН (можно не приводить).
  4. СНИЛС, который является необходимым при поступлении на работу (ч.1 ст.65 ТК РФ). Если гражданин трудоустраивается впервые, работодатель обязан выдать ему этот документ.
  5. Алфавит, поле для ввода первой буквы фамилии сотрудника.
  6. Характер работы записывают на основе приказа директора: временный или постоянный.
  7. Пол вписывают буквами М/Ж либо слово целиком.

ВАЖНО! Вид работы, который приводят в личной карточке по форме Т-2, — исключительно основной. Если служащий устраивается на предприятие по совместительству, личную карточку для него не заводят, поскольку она есть на основном месте работы.

Шаг 1. Заполняем Раздел I

Этот раздел заполняют сведениями из паспорта сотрудника. Их вписывают разборчивым почерком, сокращения недопустимы. Есть нюансы, которые следует учитывать:

  1. Дату рождения вписывают полностью (например, 17 мая 1985 года), но записать ее в формате 17.05.1985 не возбраняется.
  2. Запись о месте рождения (до 100 знаков). Использование географических сокращений допускается (гор., обл. и т.д.), но такие термины, как аул, кишлак, станица и село требуется вписывать целиком.
  3. При наличии двойного гражданства указывают наименование государства, гражданином которого является служащий.
  4. Наименование образовательного учреждения, которое закончил служащий, вписывается таким образом, чтобы было понятно, какое учебное заведение он закончил.
  5. Стаж рассчитывают на основании п. 61 Постановления Правления ПФ РФ от 01.06.2016 N 473п.
  6. ФИО членов семьи вписывают полностью, без сокращений.
  7. Если прописка и адрес фактического проживания совпадают, дублировать адрес не требуется. Во вторую графу в этом случае пишут что фактический адрес совпадает с регистрацией. Разрешается продублировать адрес, главный принцип при заполнении формы — простота и понятность.

Наиболее трудный пункт части I — кодировки. Ошибки здесь не допускаются:

  • ОКАТО — код населенного пункта, утвержденный постановлением №413 Госстандарта РФ;
  • ОКИН — код гражданства сотрудника (гражданство РФ – 1, двойное – 2, иностранец – 3, нет гражданства – 4);
  • ОКСО — код профессии или специальности, приобретенной сотрудником в процессе образования;
  • ОКПДТР — дополнительная форма кода специальности.

Вот пример заполнения личной карточки работника Т-2.

Шаг 2. Заполняем Раздел II

Эту часть личной карточки заполняют на базе документов военного учета. Сложности при заполнении возникнуть не должны, но присутствует ряд важных особенностей:

  1. Пункт 1 не следует заполнять, если принимаемый на должность является офицером запаса.
  2. Пункт 3 заполняют без сокращений.
  3. Пункт 7 заполняют при помощи карандаша, потому что эти сведения часто меняются и их исправляют.
  4. Раздел 2 проверяет и подписывает инспектор по кадрам.

Кроме подписи приводят ее расшифровку и наименование должности лица, которое проверяло.

Раздел 2 подписывает и сам работник. Вот так выглядит образец заполнения личной карточки Т-2 ГС МС с пояснениями.

Или:  Договор мены земельными участками

Шаг 3. Заполняем Раздел III

Ошибки в этой части личной карточки недопустимы, поскольку от этих сведений зависит, как будут считать стаж работника. Исходные данные для заполнения содержатся в трудовой книжке и приказе директора предприятия. Все данные служащий заверяет своей подписью.

Шаг 4. Заполняем Разделы IV–VII

Раздел 4 — аттестация, основной пункт — «Решение комиссии». В этой графе следует привести официальную формулировку, такую как «соответствует занимаемой должности». При несоответствии пишут «не соответствует». Если требуется переаттестация, это указывают в решении специальной комиссии.

Даты прохождения аттестации и оформления протокола записывают в формате ДД.ММ.ГГГГ. Информацию для заполнения этого раздела черпают из бумаги, которая выдана работнику при аттестации.

Разделы 5-6 — повышение квалификации, профессиональная переподготовка. Их заполняют по документам гражданина, который устраивается на работу, или по информации из отдела кадров. Даты указывают как ДД.ММ.ГГГГ. Заполнение всех граф обязательно, кроме ситуаций, когда вписывать нечего (например, если переподготовки не было).

Раздел 7 — награды. В этот раздел вписывают любые виды поощрений, которые работник получил в ходе трудовой деятельности на основании ст.191 ТК РФ и локальных актов. Кроме записей о наградах и почетных званиях, следует привести их перечень. Разрешено писать с сокращениями, если это не исказит смысл.

Источник

Личная карточка сотрудник образец заполнения

В 2021 году работодатели обязаны вести личные карточки сотрудников. Обычно карточки составляют по типовой форме. В статье вы узнаете, как заполнить личную карточку работника по форме № Т-2 и найдете образец на 2021 год.

Кто обязан вести личные карточки в 2021 году

В 2021 году личные карточки на сотрудников должны вести все организации независимо от организационно-правовой формы (подп. 1.1 п. 1 и п. 2 постановления Госкомстата от 05.01.04 № 1).

Личную карточку оформляют на каждого сотрудника, принятого по трудовому договору. Оформить такой документ нужно при приеме на работу и вести в течение всего периода трудовой деятельности сотрудника в организации.

В случае увольнения сотрудника карточку закройте, но продолжайте хранить в организации. О том, как организовать документооборот в кадровой службе, рассказали эксперты Системы Главбух.

Заранее определитесь со списком документов, которые будете хранить в личных делах сотрудников. Нарушать правила работы с персональными данными стало в два раза опаснее, чем раньше. Подробнее о том, как вести и хранить личные дела, читайте в статье.

Какую форму личной карточки использовать

Организация может по собственному выбору:

  • использовать унифицированную форму личной карточки № Т-2, если это утверждено руководителем организации;
  • применять самостоятельно разработанную форму, утвержденную руководителем. При условии, что в ней содержатся все необходимые реквизиты первички (ч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Такой порядок следует из части 4 статьи 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ и подтвержден в письме Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1. О том, в течение какого срока нужно хранить карточки, рассказали эксперты Системы Главбух.

Унифицированная форма личной карточки № Т-2 и указания по ее заполнению утверждены постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Поскольку данная форма предусматривает полный комплекс сведений о сотруднике, представленных в наиболее удобной форме, целесообразно применять унифицированный бланк.

Как заполнить личную карточку

Личную карточку работника заполняют на основании приказа о приеме на работу и личных документов человека. Это трудовая книжка, паспорт, военный билет, документ об образовании, СНИЛС, свидетельство ИНН. О том, могут ли личные дела заменить личные карточки сотрудников, расскажут эксперты Системы Главбух.

Кроме того, в личной карточке нужно отразить и такие сведения, которые нельзя почерпнуть из перечисленных документов. Контактный телефон, состав семьи, даты рождения родственников, уровень знания иностранных языков – эту информацию сотрудник должен сообщить сам.

Заполняют личную карточку по форме № Т-2 последовательно, таким образом:

Титульный лист. На первом листе карточки запишите полное название организации, а в в правом верхнем углу поставьте код ОКПО. Дату заполнения личной карточки пишите цифровым способом, например, так: 11.08.2021.

Раздел I. Здесь запишите общие сведения о сотруднике:

  • номер и дату заключения трудового договора;
  • фамилию, имя и отчество работника, дату и место рождения, гражданство;
  • знание иностранных языков, образование, профессию, стаж работы;
  • состояние в браке, состав семьи;
  • паспортные данные и адрес места жительства.

При заполнении пунктов «Место рождения» и «Адрес места жительства» раздела «Общие сведения» личной карточки пользуйтесь общепринятыми сокращениями названий адресных объектов. Они приведены в таблице.

Раздел II. В этом разделе заполните сведения о воинском учете сотрудника — категория запаса, воинское звание, состав, полное кодовое обозначение военно-учетной специальности, категория годности к военной службе, наименование военного комиссариата по месту жительства.

Раздел III. Этот раздел содержит информацию о приеме на работу и переводах на другую работу. В частности это:

  • дату приема (перевода);
  • структурное подразделение, куда принимается или переводится сотрудник;
  • должность (специальность, профессию), разряд, класс (категорию) квалификации;
  • оклад или тарифную ставку, надбавку.

Раздел IV. Содержит сведения об аттестации. В разделе записывают дату аттестации, решение аттестационной комиссии, дату и номер протокола заседания комиссии, в графе «Основание» — дату и номер приказа о проведении аттестации.

Раздел V. Этот раздел заполните на основании удостоверения о повышении квалификации.

Раздел VI. В этом разделе запишите данные о переподготовке сотрудника на основании диплома о профессиональной переподготовке.

Раздел VII. Здесь перечислите награды и почетные звания сотрудника — это поощрения от организации и госнаграды. Для этого запишите в графах наименование награды, номер и дату приказа или иного наградного документа.

Раздел VIII. В этом разделе отмечают все виды отпусков — ежегодный, учебный, без сохранения зарплаты и т. п. В графах раздела записывают полный рабочий год, за который предоставляется отпуск. В качестве основания выступает график отпусков или приказ об отпуске.

Раздел IX. Этот раздел содержит информацию о льготах, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством. Данные заполняют на основании удостоверения участника войны, справок об инвалидности, донорстве и т. п.

Раздел X. В этом разделе записывают дополнительные сведения о сотруднике. Здесь можно упомянуть сведения о наличии водительских прав, обучении, которое еще не окончено, загранпаспорта и т. п.

Раздел XI. Посредний раздел содержит основания прекращения трудового договора. Раздел заполняют после того, как сотрудник уволится. Здесь записывают основание увольнения со ссылкой на соответствующую статью Трудового кодекса РФ, дату увольнения, номер и дату приказа о расторжении трудового договора. Закрывают личную карточку подписи ответственного за ведение кадрового учета и сотрудника.

Будьте осторожнее при работе с персональными данными. Законодатели вдвое увеличили штрафы и ввели новые санкции — до 500 000 руб. (Федеральный закон от 24.02.2021 № 19-ФЗ). Поправка действует с 27 марта. В статье можете скачать готовый шаблон политики обработки персональных данных.

Источник