6 апреля, 2022 Автор: Соня Крапива

Как провести стратегическую сессию инструкция

Как провести стратегическую сессию: инструкция

Как провести стратегическую сессию

Многие собственники и руководители думают о том, как спланировать развитие своей компании с учётом постоянных изменений рынка и заработать прибыль. Найти решения помогают мозговые штурмы и разработочные семинары с управленческой командой. Всё более популярными становятся стратегические сессии. В этой статье я расскажу о том, как провести стратегическую сессию и на чём заострить своё внимание. Этот инструмент в хороших руках может быть очень эффективным. Я многократно проверила это на практике.

Стратегическая сессия — это форма групповой работы управленческой команды организации, направленная на совместную разработку стратегически значимых решений организации. Несмотря на общие законы развития организаций, управляются они совершенно разными людьми. Всегда задачу проведения стратегической сессии нужно персонифицировать и учитывать множество факторов. Каждая компания уникальна, не может быть универсальной инструкции. Но могут быть отдельные элементы, стыкуемые как пазлы.

Этапы подготовки и проведения стратегической сессии

Как правило, понятие стратегической сессии шире, чем просто разработочный семинар. Можно выделить 4 основных этапа:

  1. Подготовительный (цели сессии плюс аналитика);
  2. Непосредственно «стратегическая сессия» — групповая работа, разработочный семинар;
  3. Систематизация выводов, сделанных участниками на сессии, принятие управленческих решений (протоколы и приказы);
  4. Сопровождение реализации принятых решений.

В рамках этой статьи расскажу очень коротко. Вся логика работы над стратегией предполагает решение трёх задач в следующей последовательности:

  1. Оценить текущие состояние.
  2. Разработать образ желаемого будущего (видение компании на заданную перспективу).
  3. Создать план мероприятий, который позволит перейти из текущего состояния в желаемое.

Эта универсальная картинка, в ней сосредоточено всё, что необходимо сделать для разработки стратегии, независимо от размеров, возраста, специфики компании. И даже разработка личностной стратегии требует выполнения этих же этапов. Попытка из трёх этапов сделать два, обязательно снизит качество полученного результата и приведёт к дополнительной работе впоследствии.

Как не парадоксально, не всегда на мероприятиях под названием «Стратегическая сессия», ставится цель разработать реалистичные цели и работающие планы. Например, целью сессии может быть командообразование. У собственника стоит цель, чтобы руководители приняли его стратегию и вместе поработали над планом реализации, поучились взаимодействовать. В этом случае, можно, например, отказаться от аналитики. Аналогичные сессии я не провожу, но часто слышу о существовании такой практики. Каждый из этапов может выполняться по-разному.

Подготовительный этап

Оценка текущего состояния может проводиться собственными силами, могут привлекаться консультанты. Аналитику можно делать на подготовительном этапе и выходить на сессию вооружившись цифрами, отчётами, презентациями. А можно делать на самой сессии при помощи аналитических инструментов. Как правило, выясняется, что для полноценной работы не хватает корректных показателей.

На подготовительном этапе выделяются области для проведения анализа текущего состояния. Возможный перечень областей анализа следующий: рынок, продажи и клиенты, продуктовая корзина, закупки и поставщики, конкуренты, производство, технологии, качество продукции и услуг, оргструктура, персонал, основные фонды, энергоресурсы, затраты, финансовый результат. Содержание и количество докладов должно корректироваться под специфику компании в ходе подготовки.

Стратегическая сессия

Непосредственно на стратегической сессии, на основе проведённого анализа, разрабатываются цели, планы мероприятий и процедуры, обеспечивающих достижение целевых показателей. На сессии используется много форм работы: выступления участников, теоретический материал с презентацией по всем ключевым вопросам рассматриваемой темы, индивидуальные и групповые задания, мозговые штурмы, презентации результатов и обсуждение, обмен мнениями и опытом, сведение результатов обсуждения.

Разработка стратегических целей организации

Бизнес-результатом сессии может быть документ, определяющий направления развития компании на заданную перспективу и регламентирующий деятельность персонала в течение года – «план жизни». Очень важно, чтобы на сессии были приняты механизмы реализации стратегии: выбран стратегический совет, определена форма и периодичность контроля целевых показателей.

Сессии нужно проводить хотя бы раз в год. В моей практике на повторных сессиях всегда идёт обсуждения принятого ранее видения компании. Сейчас рынок так быстро и кардинально меняется, что часто становится нецелесообразно двигаться в выбранном ранее направлении. Важно это понять вовремя и переопределяться, а не слепо следовать выбранной стратегии.

Формализованный результат и механизмы реализации стратегии

После сессии принятые управленческие решения нужно формализовать, подписать соответствующие приказы об утверждении целей, планов и механизмов реализации стратегии. А далее контролировать исполнение этих приказов. При таком подходе стратегическая сессия вписывается в оперативное управление, а не живёт отдельной жизнью. Решения сессии не должны конфликтовать с бюджетами, титулами, проектами.

В реализации стратегии помогут стратегические советы, балансовые комиссии, система оплаты труда, привязанная к стратегическим показателям. Одним из механизмов реализации стратегии, которой я люблю, является новая система оплаты труда. В её основу ложатся целевые показатели, принятые на стратегической сессии. У меня было несколько проектов, когда разрабатывала и внедряла систему оплаты труда сразу же после сессии. В этом случае, все, кто отвечает за достижение целевых показателей, отвечает за реализацию стратегии «своим рублём». По стратегическим показателям могут быть годовые бонусы, например.

Какие бывают стратегические сессии

Я прошлась по просторам нашего интернета для анализа предложений, существующих на рынке. И обнаружила разные подходы к стратегическим сессиям. Конечно, каждый «кулик своё болото хвалит», а каждый консультант продвигает тот формат стратегических сессий, который умеет делать. Повторяющихся предложений от разных компаний много, и это понятно. Кто-то имеет одного учителя или одну школу, вышли из одной консалтинговой компании. А кто-то, просто копирует предложения других, более успешных консультантов, не стесняясь. Я систематизировала ту информацию, которую изучила, и вот сколько получилось разных моментов на каждом этапе.

Наличие и продолжительность подготовительного этапа

  • Предлагается только стандартная сессия, подготовительный этап отсутствует.
  • Только уточняются цели и задачи сессии, согласовывается программа.
  • Экспресс-диагностика консультантами от 1 до 3 рабочих дней.
  • Аналитика, выполняемая консультантами от 1 до 6 недель.
  • Руководители делают аналитику под руководством консультанта 4-5 недель.

Продолжительность стратегической сессии (разработочного семинара)

  • 3 рабочих блока по 1,5 часа.
  • Online формат по 2-3 часа.
  • 4-5 часов.
  • 1-3 дня.
  • Несколько сессий по 1-2 дня.

Формализованный результат

  • Отсутствует.
  • Передаётся запись онлайн-сессии.
  • Консультанты систематизирует все выводы и решения, сделанные участниками на сессии за 2-3 дня.
  • Подготовка и доработка итоговых документов от 1 до 2 недель.

Сопровождение

  • Отсутствует.
  • Консалтинговые сессии – по 4-6 часов. Индивидуальный коучинг топ-менеджеров.
  • Внедрение функциональных политик с проведением совещаний с ревизией стратегии.
  • Сопровождение «под ключ», консультанты отвечают за реализацию принятых решений.

Всё многообразие стратегических сессий представляет из себя комбинации из перечисленных выше элементов. Нет на рынке не у консультантов, не у руководителей единого понимания, что это за «зверь такой и с чем его едят». И если существует такое разнообразие, значит оно имеет свой спрос. Формат сессии зависит от её целей.

8 критических ошибок в стратегических сессиях

За моими плечами несколько десятков стратегических сессий, но до сих пор я не могу о какой-то сессии сказать, что она подготовлена и проведена идеально. Всегда есть над чем ещё работать. Но есть ошибки, которые категорически нельзя допускать. Топ этих ошибок появился у меня из практики.

  1. Не чётко поставлены цели и задачи сессии.Надо иметь ввиду,что собственник может озвучивать одни цели, а реально будут другие.
  2. Сессия проводится без участия собственников.Решения сессии, в которой не участвовали собственники, мало реализуются. Им будет непонятно, откуда эти решения взялись. То, что логично для команды, которая занималась несколько часов аналитикой и выработкой решения, не очевидно для человека, который не принимал в этом участие.
  3. Не проводится аналитика. Несколько раз я шла на поводу у заказчика, когда мне говорили, что аналитика не нужна, потому что все данные по текущему состоянию бизнеса у них есть. В результате трудоёмкость и продолжительность сессии оказывалась ещё выше. При разработке и принятии решений выяснялось, что не хватает данных. Приходилось прерывать работу на несколько дней, а иногда недель, для проведения аналитики.
  4. Не определён бизнес — результат, что компания получает при завершении сессии. Результатом сессии должны быть не только эмоции и констатация факта, что хорошо пообщались по поводу будущего компании. Факт, что ведущий понравился, хорошо организовал процесс, вообще является необходимым, но не достаточным. В каком виде фиксируется достижение целей и задач сессии? Какие должны быть документы, и как потом их будут использовать руководители?
  5. Не определены механизмы реализации и контроля выбранной стратегии.Часто бывает так, что собрались на 2-3 дня, пообщались, разошлись, и через 2 недели уже забыли об этом мероприятии. К сожалению, сессии могут иметь очень разный эффект. В руках одних руководителей, разработанная стратегия становится планом жизни, дорожной картой, по которой он руководит, а другие руководители складывают материалы в стол.
  6. Не определена персональная ответственность за достижение целей.Те цели, по которым не поставлены конкретные фамилии ответственных, не будут достигнуты.
  7. Не проводится экономическое обоснование принятых решений.Любое решение требует каких-либо затрат: временных, трудовых, а в конечном итоге финансовых. А доходы компании позволят эти решения реализовать? А реализация решения принесёт компании ожидаемый эффект? Если ответа на этот вопрос нет в рамках сессии, то нужно определить сроки, когда будет подготовлено технико-экономическое обоснование.
  8. Не оцениваются риски достижения целей.Всегда будут препятствия в достижении целей, как внешние, так и внутренние. Это и есть риски. Их нужно оценить на стадии постановки целей. Я часто вижу в компаниях очень интересные и амбициозные цели, которые не достигаются. На этапе принятия целей не были определены внутренние ресурсы для их достижения. При этом деньги в компании есть, а вот одномоментно набрать персонал для реализации такой цели нереально. В этом случае, как минимум, сроки достижения целей должны пересматриваться.

Какую выгоду можно получить от стратегической сессии

Проведение стратегической сессии – очень трудоёмкий процесс. Ключевой персонал надолго погружается в работу над стратегией. Но я считаю, что работа над стратегией входит в задачи и функционал всех руководителей. Даже в должностных инструкциях это прописано. И если менеджмент решает задачи стратегического планирования в оперативном режиме, то сессия не нужна. По моему опыту, чаще всего этого не происходит. Именно поэтому приходится организовывать отдельный процесс. Что может дать собственникам стратегическая сессия?

  • Согласованное видение и цели компании на заданную перспективу.
  • Расстановка приоритетов деятельности в соответствии с целями.
  • Возможность жёстко планировать бюджеты.
  • Вовлеченность персонала в процесс разработки и реализации стратегии.
  • Снижение сопротивления изменениям. Уменьшение сроков проведения изменений.
  • Освоение персоналом инструментов анализа и планирования. Практические навыки разработки и реализации стратегии.
  • Создание команды, способной работать над поставленными задачами.
  • Выявленные проблемы деятельности и найденные способы их решения.
  • Увеличение мотивации персонала.
  • Создание плана мероприятий, понятного для исполнителей.
Или:  Образец трудовой договор иностранный сотрудник

Выгоды от стратегической сессии

Выбор ведущего стратегической сессии: на что обратить внимание

Вашим помощником в проведении сессии может быть экспертный консультант, процессный консультант, тренер, фасилитатор, коуч. А ещё может быть сотрудник вашей компании. В зависимости от целей стратегической сессии требования к помощнику будут отличаться. Давайте разберёмся, чем они отличаются и кого выбрать.

  • Экспертный консультант. Хорошо знает и понимает отрасль, которой вы занимаетесь. Например, как строится и развивается бизнес по производству и поставкам питьевой воды. Такие бизнесы, как правило, имеют охват небольшой территории. Экспертный консультант может аккумулировать и передавать лучший опыт в отрасли не нарушая этику. Он не усиливает конкуренцию между аналогичными компаниями, которые находятся в разных регионах. Консультант интересен прежде всего для отраслевого бенчмаркинга.
  • Процессный консультант. Хорошо понимает разные модели бизнеса и ключевые бизнес-процессы, но может не понимать тонкости вашего бизнеса. Процессным консультант называется не потому, что оптимизирует бизнес-процессы, а потому что может организовать групповые процессы по выработке любых решений. Решения будут рождаться из компетенций вашего бизнеса, а консультант может привнести опыт из других отраслей. Часто прорывные идеи приходят из внеотраслевого бенчмаркинга.
  • Тренер вам подойдёт, если вы решаете задачи взаимодействия и командообразования. Упор в работе сессии будет не на содержании, а на создании атмосферы. Значительное время на сессии может быть посвящено деловым играм, решению бизнес-задач, работе с состоянием.
  • Фасилитатор – это тот, кто помогает группе понять общую цель и поддерживает группу в ее достижении в процессе дискуссии, не защищая при этом одну из позиций. Он превращает процесс коммуникации в удобный и легкий для всех ее участников. Часто в компаниях бывает такая проблема, что обсуждение превращается в «базар», или оно вообще не практикуется. Фасилитатор построит процесс обсуждения, постоянно определяя его рамки. Он отвечает за процесс, группа – за содержание.
  • Организационный коуч взаимодействует с ключевым лицом организации, применяет системные вопросные методики, направленные на выявление потенциала первого лица проекта и всей организации в целом. Это вопросы о том, чего уже достигла организация, и что поможет им развиваться. При этом главной фигурой в организационном коучинге для коуча является первое лицо проекта, его лидер. Личная эффективность первого лица во многом определяет эффективность его организации. В фокусе внимания будут прежде всего цели и эффективность.

ведущий стратегической сессииi

Если будете выбирать для сессии сотрудника внутри организации, то к нему нужно предъявлять те же требования, что и к внешнему консультанту. Какие же это требования?

  • Ведущий должен иметь высокую репутацию, и ему должны доверять собственники и топ-менеджмент компании.
  • У него должно быть глубокое знание бизнеса и процессов его функционирования. А этим может похвастаться далеко не каждый бизнес-тренер и консультант.
  • Ключевой навык специалиста: умение управлять группой людей, которые являются личностями, вести их по запланированному сценарию и не отступать от него без согласованной необходимости.

Если вы решили, что будете привлекать специалиста или компанию со стороны, то обратите внимание на некоторые моменты. Хорошо, если у специалиста есть свой опыт управления, и он будет смотреть на ваш бизнес с позиции руководителя. Лучше, если ваша стратегическая сессия для специалиста не первая. Должна быть история проведения таких мероприятий, в том числе повторные заказы. Не ограничивайтесь просто списком. Возьмите координаты первых руководителей или собственников компаний-клиентов и созвонитесь. Поинтересуйтесь у них не только тем как прошла сессия и какое впечатление произвёл специалист, но и её результатами.

Должен ли разбираться специалист в вашем бизнесе? Это зависит от целей сессии. Если вы решаете узконаправленные вопросы, связанные с повышением эффективности производства, оптимизацией бизнес-процессов, изменением бизнес-модели, тогда экспертные знания специалиста будут крайне необходимы. В этом случае обращайте внимание на наличие опыта работы или проведения сессий в вашей или смежной сфере деятельности.

Если вам понравился мой подход, и вы хотите научиться проводить стратегические сессии, приходите на мой онлайн тренинг.

Надеюсь, что у вас сложилась общее представление о том, как провести стратегическую сессию. Более детально о тонкостях подготовки и проведения сессии читайте в статьях в рубрике «Стратегия».

Источник



Протокол совещания

Протокол совещания – документ, который фиксирует все происходящие события на собрании работников коллектива предприятия. Он не относится к строго обязательным документам, но в некоторых случаях бывает действительно необходим.

К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

  • Бланк и образец
  • Бесплатная загрузка
  • Онлайн просмотр
  • Проверено экспертом

Роль протокола

Совещания в организациях, независимо от их статуса, направления бизнеса и величины проводятся с определенной частотой. Они позволяют решить множество текущих проблем, своевременно принять необходимые меры для урегулирования сложных вопросов, определить стратегию развития компании и пр.

Тем не менее, далеко не все совещания фиксируются с помощью протокола и это не является нарушением закона. В принципе руководство компании вправе определять, какие именно совещания нужно протоколировать, а какие можно проводить и без оформления данного документа.

Основная функция протокола — письменно зарегистрировать все задачи, вопросы, мнения, озвученные на совещании и, что самое важное — коллегиально принятые решения.

Чем тщательнее и детальнее будет вестись протокол, тем лучше.

Обычно протоколы необходимы на тех совещаниях, которые оказывают прямое воздействие на будущее фирмы. Также рекомендуется протоколировать встречи с участием представителей других предприятий и работников государственных учреждений.

Порядок проведения совещания

Совещание – это не то мероприятие, которое проводится, что называется, с бухты-барахты. Оно требует тщательной предварительной подготовки, которой занимается обычно ответственный сотрудник, назначенный на это специальным распоряжением директора. Он собирает необходимые документы, пишет список актуальных вопросов и насущных проблем, которые нужно решить, уведомляет о намечающемся совещании всех потенциальных участников и проводит прочие подготовительные мероприятия.

Следует отметить, что работники предприятия, получившие информацию о готовящемся совещании и приглашение к участию в нем, могут и отказаться, но только при наличии уважительных и достаточно веских причин, поскольку совещание является частью их должностных обязанностей.

Совещание обычно имеет своего председателя, который следит за его ходом, оглашает повестку дня, проводит голосование. Чаще всего это руководитель компании, но может быть и другой сотрудник. При этом сведения о председателе нужно обязательно вносить в протокол.

С самого начала заседания все события, происходящие на нем, тщательно фиксируются. Причем делается это разными способами: ведение протокола не исключает использования средств фото и видео фиксации.

Протокол после окончания совещания обязательно подписывается секретарем и председателем собрания, а также при необходимости его участниками, которые таким образом подтверждают то, что все внесенные в него сведения верны.

Кто должен оформлять протокол

Функция по оформлению протокола обычно входит в компетенцию секретаря предприятия или иного работника, назначенного для выполнения этой миссии прямо на совещании. При этом человек, выбранный для ведения протокола, должен иметь четкое понимание того, как и для чего это делается и обладать хотя бы минимальными навыками по написанию протоколирующих документов.

Составление протокола

На сегодня закон не предусматривает строгой унифицированной формы протокола совещания, так что организации могут составлять его в произвольном виде или по образцу, утвержденному в учетной политике фирмы. Однако определенную информацию указывать в нем обязательно:

  • номер документа;
  • дата создания;
  • наименование организации;
  • населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие;
  • список лиц, присутствующих на совещании (с внесением их должностей, ФИО);
  • данные по председателю совещания и секретаря;
  • повестка дня (т.е. те вопросы, которые необходимо решить);
  • факт проведения голосования (если оно проводилось) и его итоги;
  • результат совещания.

Иногда в протокол вносят точное время (вплоть до минут) начала и окончания совещания – это позволяет дисциплинировать сотрудников и оптимизировать в будущем время, которое тратится на подобного рода собрания.

При необходимости к протоколу совещания могут быть прикреплены какие-то дополнительные документы, фото и видео свидетельства. Если таковые имеются, их наличие нужно отразить в протоколе совещания отдельным пунктом.

Следует отметить, что протокол должен вестись крайне внимательно, нужно избегать ошибок и исправлений, и совершенно недопустимо вносить в него недостоверные или заведомо ложные сведения. При выявлении таких моментов в случае проверки внутренней документации фирмы контролирующими органами, компания может понести серьезное наказание.

Образец протокола совещания

Основные правила оформления протокола

Протокол, как правило, составляется в единственном экземпляре, но при необходимости могут быть сделаны его копии, количество которых не ограничено.

Документ должен быть обязательно подписан непосредственным составителем, секретарем, а также всеми членами собрания.

Оформлять протокол можно на простом листе А4 формата или на фирменном бланке организации – это роли не играет, как и то, ведется он в рукописном виде или заполняется на компьютере. Удостоверять его печатью предприятия не обязательно, так как с 2016 года юридические лица по закону имеют полное право не использовать для заверения своей документации печати и штампы.

Содержание и хранение протокола

После оформления и надлежащего визирования протокол должен содержаться вместе с другими документами фирмы, фиксирующими внутренние совещания, переговоры и заседания. После утраты актуальности его следует отправить на хранение в архив предприятия, где он должен находиться установленный законом или внутренними локальными актами компании срок (не меньше 3 лет), после чего он может быть подвергнут утилизации (эта процедура также должна проводиться строго в определенном законом порядке).

Или:  Приложение N 21 Составление заголовков дел

Источник

Сценарий стратегической сессии. Практическое видение. Общие вопросы

Прежде, чем мы перейдем к описанию формирования видения, давайте обозначим в чем уникальность метода Партисипативного Стратегического планирования (PSP): его и «непогрешимость» (он никогда не подведет, если все будет сделано правильно).

Метод позволяет группе всегда найти то, с чем участники группы согласны (если у них есть желание). Он универсален. Он позволяет в рамках внимания держать всё, что касается процесса планирования. А использование метода консенсуса в рамках PSP позволяет достичь приверженности участников к полученным результатам и к людям, которые работали в группе. Это повышает шансы, что разработанная стратегия будет претворяться в жизнь. То есть использование методологии консенсуса повышает эти шансы. Опыт работы в консенсусе (он создает условия для того, чтобы участники договорились) дает участникам шанс трансформации. И — это процесс развития и достижения решения. То есть рациональная цель – выработка плана или стратегии. А эмпирическая цель – достижение приверженности. И если стратегия не так привлекательна на бумаге, но участникам удалось достигнуть желания претворения ее в жизнь, то скорее всего люди начнут претворять в жизнь этот план и в процессе будут его улучшать.

Теперь давайте перейдем к этапу формирования практического видения. Данный этап сессии посвящен формированию практического видения. Это не фантазии и не коллективный список желаний для будущего. Это надежды и мечты, которые являются для нас реальными. Каждый на сессию приносит свое видение и это важно для формирования картины общего видения группы, которое разделяет каждый.

Есть разные варианты создания видения. Его могут «спустить» сверху вниз или попросить участников сформировать (снизу вверх). В последнем случае нужно задать масштаб планирования, который определяется заказчиком и желательно его проговорить до сессии. Затем определить его перед участниками, тем самым задать рамки, а потом в этих рамках дать свободу группе. Но люди всегда должны понимать в каких границах они работают! Это очень важно, так как это принцип партисипативного подхода в фасилитации (ТОП фасилитация). На своих семинарах мы обучаем методам ТОП фасилитации.

Фокусирующий вопрос, который можно задать — это (пример):

  • Что Вы хотите увидеть на месте существующей структуры через 3 – 5 лет, как результат нашей совместной работы?

Для формирования практического видения мы используем метод консенсуса (можно познакомиться здесь).

HighAdvance Consulting Group оказывает услуги по проведению фасилитационных сессий, в том числе стратегических и обучению фасилитации.
За дополнительной информацией обращайтесь к ведущему эксперту Максиму Александровичу Логинову +7 921 334 67 62 | mrloginov2209@gmail.com

Сценарий стратегической сессии. Первый этап. Индивидуальная работа

Сначала каждый работает индивидуально. Пишет карточки, которые затем мы разместим на нашу стену. Но перед этим проводят «разогрев мышления». Нужно предложить участникам представить, что будущее наступило.

«Сядьте поудобней и отложите ручки, телефоны и все что есть у Вас в руках. Вообразите и представьте это будущее перед своими глазами! Ощутите на что оно похоже. И так далее».

Время погружения составляет 5 – 7 минут. В рамках этого времени заранее продумайте свой монолог.

Далее просим участников записать как можно больше мыслей, которые пришли в голову. Участникам предлагаем поработать несколько минут самостоятельно, а затем поделиться с коллегами за столом и написать идеи от стола.

Если при самостоятельной работе участник написал много идей, то его просят поставить звездочку на той карточке, где написана наиболее вдохновляющая идея. И именно их желательно в первую очередь обсуждать за столом.

Сценарий стратегической сессии. Самостоятельная и групповая работа

В результате обсуждения группа пишет 5 – 6 карточек от стола. На карточках идеи, которые понравились группе. При выборе идей важно помнить, что мы строим практическое видение. Поэтому предложите участникам задавать вопрос: «На что это было бы похоже, если этого удалось добиться?». Предлагайте написать об этом, как о явлении, которое можно увидеть (как будто это фотография). На совместную работу за столами дайте 10 – 15 минут.

HighAdvance Consulting Group оказывает услуги по проведению фасилитационных сессий, в том числе стратегических и обучению фасилитации.
За дополнительной информацией обращайтесь к ведущему эксперту Максиму Александровичу Логинову +7 921 334 67 62 | mrloginov2209@gmail.com

Сценарий стратегической сессии. Мастерская консенсуса

Карточку с ключевым вопросом размещаем на стене. Перед началом на фасилитационной стене размещаются карточки с символами.

При работе в группе мы используем методологию консенсуса (с методом можно познакомиться здесь). Для сбора карточек в одну группу используем принцип: похожие слова (идеи). Вопрос для организации кластера такой же, как и вопрос для запуска мозгового штурма.

Вся кластеризация идет под карточками с символами. Это дает возможность больше структурировать процесс, так как креатива на этой стадии много.

Карточки, собранные со столов, мы размещаем на стене. Зачитываем их и задаем вопрос участникам группы на понимание содержания карточек.

Далее задаем участникам вопрос о присутствии на доске карточек, на которых написаны одинаковые достижения. Мы ищем пары. Создаем кластеры, которые затем называем (в случае более двух пар в кластере). Названия должны отвечать на ключевой вопрос или то, к чему должны прийти. Должно быть одно существительное, глагол и несколько прилагательных.

После создания всех кластеров и написания всех названий кластеров делаем закрытие консенсуса, уточняя насколько группа довольна своей работой и насколько выработанное участниками видение вдохновляет.

Обычная история, если во время сессии одни люди больше вовлечены, чем другие. Это может быть связано с тем, что люди по-разному чувствуют себя в разных типах мышления (в том числе на этапе видения или противоречия). Это нормально и это трудная работа.

Если есть задача трансляции видения, после сессии (после планирования действий) необходимо решить вопрос как будет доноситься видение другим стейкхолдерам, которых не было на сессии и как у них получить обратную связь. Иногда участники могут на этом этапе принять решение о формулировке миссии. Как вариант решения этой проблемы: можно воспользоваться видеозаписью обсуждения видения.

Еще одна из проблем: разное понимание терминов. Необходимо проговорить на начале сессии что: есть общее понимание термина «Видение» – это то, что компания несет в мир и оно должно быть глобальным. Поэтому целесообразно ввести термин «Практическое видение» — это видение, основанное на нашей практической деятельности.

Источник

Сценарий стратегической сессии. Пример программы. Как разработать?

Вы уже запланировали проведение стратегической сессии.Вам точно понадобится сценарий. Заранее разработанная программа, которая приведет вас к нужной цели, также как автотрасса приводит автомобиль в нужный пункт назначения.

Но как составить программу сессии? С чего начать? Какой план стратегической сессии может быть? Есть ли универсальный шаблон, который вам поможет разработать самостоятельно свой сценарий? Как рассчитать время на сессию и на какие еще нюансы стоит обратить внимание? Давайте разбираться!

Для начала сформулируем что такое сценарий стратегической сессии. Сценарий — это предварительная карта процесса, а стратегическая сессия — это несомненно процесс, в результате которого мы хотим достичь конкретную, заранее определенную цель.Для чего нужна программа?

Стратегическая сессия не просто ведет команду к нужной цели. Она позволяет улучшить взаимоотношения, вовлечь участников, сделать их соавторами принятых решений. Что впоследствии существенно повышает шансы реализации принятых решений.

Сценарий призван запланировать процесс сессии таким образом, чтобы учесть вышеперечисленные моменты.

С чего начать? С цели! Программа стратегической сессии напрямую вытекает из сформулированной цели. Какую задачу решаем и что должны получить на выходе.

Какие бывают сценарии? Определенно для каждой сессии нужна индивидуальная программа. Это обусловлено разными задачами, количественным и качественным составом участников, корпоративной культурой, прошлым опытом взаимодействия участников, располагаемым временем и другими факторами.

Если максимально упростить, то план стратегической сессии включает следующие этапы:

  • Определение точки А, где мы сейчас.
  • Определение точки Б, где хотим оказаться.
  • Анализ текущей ситуации.
  • Поиск возможных решений.
  • Выбор самых эффективных решений.
  • Разработка программы действий.

В итоге, к концу сессии, всем участникам должно быть понятно, что именно нужно делать в дальнейшем и почему .

Нужно учесть, что по ходу сессии идет смена этапов: сначала нужно, включив творческий потенциал группы и задействовав разный опыт участников, обеспечить максимально широкий набор возможностей. А далее он должен сужаться. Фасилитаторы часто применяют для этих процессов такие термины как дивергенция и конвергенция.

А что после сессии? Сессию нельзя рассматривать как завершенный процесс. По итогам обязательно должны последовать конкретные действия по воплощению в жизнь принятых решений.

Пример базового сценария стратегической сессии

Рассмотрим пример базового сценария сессии стратегического планирования по разработке стратегии организации.

Цель • Обеспечить единообразное понимание общей цели и разработать стратегию ее достижения, другими словами найти наилучший способ организации ресурсов для достижения цели.

Результат. Что мы должны получить по итогам сессии?

1 Сформулированная оцифрованная цель, и понимание как понять что цель достигнута.

2 Стратегия достижения цели, расставленные приоритеты развития.

3 Поквартальный план с шагами, ответственными, точками и формами контроля.

4 Детальный план действий на ближайший месяц, начиная со следующего дня после сессии.

1. Вступление. Открытие сессии.

2. Аналитический обзор текущей ситуации (в динамике последних лет).

3. Постановка ключевых целей, определение показателей.

4. Определение ключевых факторов успеха и поиск возможностей.

5. Анализ препятствий и угроз.

6. Разработка стратегии.

7. Создание плана действий. Фиксирование сроков и ответственных.

8. Подведение итогов и завершение сессии.

Это базовый сценарий. Однозначно требующий индивидуализации. В зависимости от ситуации и продолжительности сессии в нем могут быть уместны и вопросы связанные с миссией и ценностями, с доработкой под стратегию организационной структуры, с распределением ролей, с поиском новых ниш, более глубоким анализом имеющихся ресурсов в т.ч. производственных мощностей, оценки тенденций развития рынков и общества. И так далее.

Или:  Бланк об оплате товара образец

Как разработать программу стратегической сессии с чистого листа

А есть ли алгоритм, который вам поможет разработать с чистого листа свой сценарий?Вот три пункта, которые позволят составить индивидуальный план стратегической сессии :

1. Сформулируйте главную решаемую задачу.

2. Сформулируйте вопросы, требующие ответа для решения главной задачи. (какие это могут быть вопросы: как у нас сейчас обстоят дела, почему плохо, какие возможны варианты улучшения, какие выберем, что и когда будем делать и другие).

3. Расставьте эти вопросы в логической последовательности и зафиксируйте это как план сессии.

Итак, укрупненно разработана программа стратегической сессии, некая дорожная карта предстоящего процесса.. Далее потребуется детально наполнить каждый пункт : определить какие методы и техники будут использованы, какая потребуется вводная информация, как и в каком виде вы будете фиксировать итоги, какие будут задействованы раздаточные материалы и технические средства.

Также следует определить время начала этапов и их ориентировочную продолжительность. Как рассчитать время каждого этапа и сессии в целом? Каждый этап детализируйте на малые шаги. Суммируйте время каждого шага, чтобы получить общее время на этап. Потом сложите время всех этапов. В расчетах учитывайте количество участников.

Например: этап состоит из вступительного слова модератора (5 минут), выступления каждого участника (2 минуты), заключительного слова модератора (7 минут). У нас 15 участников, на их выступления потребуется 15 человек *2 минуты = 30 минут. Плюс вступление и заключительная часть 5 и 7 минут. Итого: 30+5+7=42 минуты.

Не забудьте запланировать время на открытие, закрытие сессии, кофе паузы и обед.

Еще стоит помнить, что при проведении сессии естественным образом присутствуют периоды снижения активностей группы, своебразные энергетические ямы . Примерно в 11 и в 15 часов, обычно отмечается умеренное снижение активности. И главная сонливость поджидает группу сразу после обеда, в районе 14 часов.Для этих периодов, можно в программе сессии, заранее зарезервировать время и запланировать мероприятия для повышения энергии в группе.

Главная задача сценария стратегической сессии — разработать дорожную карту, которая приведет к цели!

Источник

Зачем нужна стратегическая сессия и как ее реализовать

Один из самых востребованных инструментов для проведения консалтинга — стратегическая сессия. Какие задачи решаются с помощью сессии? Как успешно провести стратегическую сессию в 2020 году и нужна ли она вообще? Читайте в нашей статье.

Один из самых востребованных инструментов для проведения консалтинга — стратегическая сессия. Какие задачи решаются с помощью сессии? Как успешно провести стратегическую сессию в 2020 году и нужна ли она вообще? Читайте в нашей статье.

Вы узнаете:

  • Что представляет собой стратегическая сессия.
  • Какие трудности бывают при проведении сессии.
  • Как проводить стратегическую сессию.

Понятие стратегической сессии

Инструмент стратегической сессии подразумевает собой коллективную деятельность в виде общения значимых работников и руководства организации, целью которой является обоюдная разработка ключевых для компании решений. Модератор, или по-другому коуч консультант, руководящий данный процессом, способствует коллективу сформировать единый взгляд на последующие мероприятия, направленные на достижение успеха. В своей работе они используют инструменты фасилитации и контроля. Фасилитация стратегических сессий является своего рода импровизацией. Модератор меняет вектор общения в зависимости от возникающих обстоятельств. Инструменты контроля подразумевают собой работу по четкому алгоритму.

Оба инструмента требуют от модератора наличие навыков коучинга. Именно от модератора зависит качество проведения стратегической сессии.

Можно ли провести сессию самостоятельно?

Представители руководства компаний часто задаются вопросом, можно ли организовать сессию стратегического развития самостоятельно. Рассмотрим ответ на этот вопрос подробнее.

Эксперты считают, что данное мероприятие не рекомендуется проводить самим. Организация стратегической сессии — очень важный и ответственный процесс, требующий от ответственного лица определенной квалификации.

Некоторые компании имеют в составе своего персонала модератора, способного организовать подобные собрания. Однако такой метод не всегда правилен из-за одного нюанса под названием субординация. Привлеченный специалист за пределами штата способен проводить собрание максимально объективно. Сотрудник компании вряд ли сможет сохранить необходимое хладнокровие. Именно поэтому оценить реальные результаты ему будет сложно.

Цели стратегической сессии

Сессия стратегического планирования назначается для достижения нескольких крупных целей. Рассмотрим их более подробно:

  1. Разработка плана компании на долгосрочный и краткосрочный период.
  2. Определение ключевых приоритетов развития компании на ближайший период.
  3. Модернизация структурных отделов.
  4. Разработка обоснованной стратегии функционирования.
  5. Поиск решений для выхода из внезапно возникших или прогнозируемых ситуаций.
  6. Разработка единых целей и корпоративных стандартов.
  7. Оптимизация отдела управления.

Участие в стратегической сессии позволяет компании решить ключевые стратегические вопросы. Мероприятие позволяет обновить и оптимизировать корпоративную систему. Основные инструменты для достижения этих целей — споры и мозговой штурм. Модератор сессии формирует такую обстановку, в которой участники мероприятия могут спокойно дискуссировать, выражать свою позицию руководителям. При этом начальство на протяжении всей сессии старается максимально понять своих подчиненных. В результате взаимного понимания участники сессии достигают поставленных задач.

Именно поэтому стратегическая сессия для руководителей и подчиненных должна включать в себя как можно большее количество участников. Не рекомендуется ограничивать мероприятие двумя или тремя представителями руководства.

Этапы проведения мероприятия

Чтобы достичь поставленных целей, рекомендуется как можно тщательнее продумать структуру мероприятия. План стратегической сессии должен учитывать все нюансы и возможные внештатные ситуации.

Подготовка к мероприятию занимает столько же дней, сколько и его проведение. Требуется определить цели проведения сессии, сформулировать специфику компании, спланировать, к чему может привести каждая последующая коммуникация. Рекомендуется полностью разбираться с внутренней структурой компании. Необходимо продумать возможные методы избегания конфликтных моментов в процессе общения и самого мероприятия.

Проведение мероприятия включает в себя следующие этапы:

  1. Старт. Настраивание участников на дальнейшее общение.
  2. Формирование целей и разработка ключевых ориентиров. и обнаружение возможных проблем.
  3. Прогнозирование. Определение того, чему могут поспособствовать обнаруженные проблемы.
  4. Выбор альтернатив, поиск иных методов развития.
  5. Анализ альтернативных решений и подбор положительных перспектив.
  6. Подробный разбор выбранной стратегии, проработка решения.
  7. Определение степени контроля, обзор системы проверки.
  8. Разработка стратегии действий и подробного плана работы.
  9. Финал. Подведение результатов, актуализация ключевых мнений.

Само мероприятие чаще всего проходит в течение одного-четырех дней. Однако, при возникновении потребности, компания может организовать сессию на более долгий период. На период проведения влияет размер поставленных целей и сложности их достижения.

Одна из ключевых стадий проведения сессии — начало мероприятия. То, насколько внимательно участники будут относиться к процессу дискуссий, влияет на успешность всей работы.

Трудности в проведении сессии

В процессе проведения сессии компании могут встретиться с некоторыми сложностями. Основные трудности возникают из-за плохой подготовки модератора. Ведь, как мы говорили ранее, процедура подготовки к мероприятию должна проходить примерно столько же дней, сколько и будет проводиться будущее мероприятие. Если на моменте запуска мероприятия произойдет ошибка, в дальнейшем на сессии могут возникнуть более сложные ситуации.

Выделяют три ключевые ошибки в проведении стратегической сессии

Отсутствие необходимой мотивации людей, принимающих участие в мероприятии. Если участники сессии не хотят участвовать в процессе дискуссий и обсуждений, модераторы мероприятия могут столкнуться с большими проблемами. Причиной отсутствия мотивации зачастую является непонимание коучем специфики деятельности компании. Именно поэтому перед проведением мероприятия модератор должен подробно и тщательно разобраться во всех подводных камнях организации. Он должен точно понять, что от него требует компания-заказчик.

Нехватка времени. Еще одно последствие плохой подготовки — недостаток времени для полноценного и качественного проведения мероприятия. Самый эффективный метод борьбы с данной ошибкой — предварительное планирование временного резерва для каждой стадии мероприятия. Обсуждение того или иного вопроса может порой перетекать в долгую дискуссию. Поэтому модератор должен заранее подготовиться к этой проблеме.

Конфликтные и спорные вопросы. Конфликты, споры и сложные дискуссии, порой возникающие из-за категорично противоположного мнения, должен исправить коуч мероприятия. От уровня квалификации модератора зависит то, будет ли спорная ситуация превращена в большой конфликт, или дискуссия успокоится еще на начальном этапе. Главное понимать, что правда формируется в споре, но не в ссоре.

Реализация проведения мероприятия

План проведения мероприятия мы подробно изучили. Теперь рассмотрим методы ее осуществления.

  1. Стратегический метод. Это коммуникация с руководством предприятия для разработки общей стратегии развития.
  2. Поддерживающий метод. Это разбор ошибок и изменение вектора движения в перспективе.
  3. Антикризисный метод. Это оперативная реакция на внезапно созданную кризисную ситуацию.

Несмотря на то, что каждый метод различается по ключевым задачам, процесс их реализации очень схож.

Важной частью проведения мероприятия являются организационные моменты. Именно они определяют всю успешность проведения сессии. Для начала модератор должен правильно настроить общение с заказчиком. Он должен понять всю суть ситуацию и утвердить ключевые задачи. После этого он должен понять логистику мероприятия, в том числе финансовую сферу. Рекомендуется получить сведения обо всех участниках сессии. Это позволит лучше спрогнозировать их возможную реакцию.

На самой сессии модератор должен работать по заранее спланированному сценарию, проявляя во внештатных ситуациях импровизацию. При правильной разработке плана коуч может иметь алгоритмы работы с подобными моментами.

Еще один важный нюанс — последующее сопровождение модератором компании. Одного мероприятия не всегда достаточно для достижения установленных целей. Именно поэтому дальнейшая работа коуча с компанией усиливает положительный результат. На этой стадии модератор превращается в своего рода консультанта.

Как правильно провести сессию стратегического планирования?

Узнайте ответ на этот и похожие вопросы в статье электронного журнала «Генеральный Директор».

Вывод

В заключении подведем итог, что стратегическая сессия представляет собой сферу современного коучинга, направленную на развитие средних и крупных компаний. Она способствует поиску единого вектора движения, который сможет удовлетворить потребности всех руководящих сотрудников и основного персонала.

Роль коучинга в процессе проведения подобного мероприятия является ключевым аспектом. Чем меньше модератор будет связан с предприятием и его руководством, тем объективнее будут его показатели и тем эффективнее пройдет будущее мероприятие. Этапу подбора коуча важно уделить особое внимание.

Источник