7 октября, 2021 Автор: Соня Крапива

Как проходит принудительное изъятие

Осторожно: изъятие документов

Материал предоставлен журналом
Балтийский банк» подготовить в пятидневный срок копии более чем 46 000 документов. За то, что банк их не представил, налоговая инспекция попыталась его оштрафовать. Однако суд отказал налоговикам. По мнению суда, подготовка копий документов в таком объеме «требует значительных усилий по их изготовлению, что невозможно сделать в пятидневный срок». Таким образом, банк не виновен в правонарушении. Следовательно, привлечь его к ответственности нельзя (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 29 октября 2002 г. № А56-6328/02).

Если вы не представите документы в срок, инспекторы вправе не только их изъять, но и оштрафовать фирму на 50 рублей за каждый непредставленный документ (ст. 126 НК РФ).

В некоторых случаях в требовании о представлении документов налоговики не указывают, какие конкретно бумаги им нужны. Зачастую там содержится расплывчатый перечень таких документов. Например, налоговики могут потребовать первичные документы (без указания их названий, номеров и дат), регистры бухгалтерского учета за тот или иной период (также без указания их названия) и т. п. Если в такой ситуации вы документы не представите, оштрафовать вас не смогут.

Пример 3.Налоговики потребовали с коммерческой фирмы «Ижора» представить «первичные учетные документы, договора и регистры бухгалтерского учета за период с 23 ноября 1999 года по 1 октября 2000 года». Фирма их не представила, и налоговики попытались ее оштрафовать. Суд признал их действия незаконными. В требовании о представлении документов не были указаны их точные реквизиты и количество (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 6 августа 2001 г. № А56-5917/01).

Изъятие копий или подлинников документов называется выемкой. Ей посвящена статья 94 Налогового кодекса.

С чего начинается выемка

Перед началом выемки инспектор обязан предъявить вам постановление о ее производстве. В нем должны быть указаны причины выемки и перечислены подлежащие изъятию документы.

Обратите внимание: постановление должно быть утверждено руководителем налоговой инспекции или его заместителем. Иначе оно недействительно.

Затем инспектор разъясняет всем присутствующим их права и обязанности и предлагает выдать документы добровольно. Если вы соглашаетесь, то составляется акт добровольной передачи документов.

Вот пример этого акта:

добровольной передачи документов

г. Серпухов 19 мая 2003 г.

Я, Васильев Василий Васильевич, генеральный директор ООО «Пассив», в добровольном порядке передал документы для проведения выездной налоговой проверки старшему государственному налоговому инспектору ИМНС России по г. Серпухову, советнику налоговой службы II ранга Петровой П.П. согласно прилагаемой описи на 3 (трех) листах.

По завершении проверки прошу вернуть мне документы в полном объеме и передаваемом виде.

опись на 3 (трех) листах.

Генеральный директор ООО «Пассив» Васильев /Васильев В.В./

старший государственный налоговый инспектор,

советник налоговой службы II ранга Петрова /Петрова П.П./

Как проходит принудительное изъятие

Если вы отказались передать документы добровольно, налоговый инспектор приступает к их принудительному изъятию. При этом он может вскрывать любые помещения или другие места, где могут находиться документы. Все изъятое инспектор предъявляет понятым и всем присутствующим.

Участники выемки имеют право делать замечания, которые инспектор обязан занести в протокол. Изъятые документы номеруются и скрепляются подписью руководителя фирмы или печатью. Руководитель может отказаться поставить свою подпись или печать (в протоколе об этом делается специальная отметка). Но на дальнейшее развитие событий это никак не повлияет.

Протокол (акт) выемки

Закончив выемку, налоговый инспектор составляет протокол или акт (в Налоговом кодексе этот документ называется и протоколом (ст. 94), и актом (ст. 89)). В нем инспектор описывает все действия, которые проводил во время выемки, и перечисляет изъятые документы.

Протокол подписывают инспектор и все участники выемки. Копию протокола налоговики обязаны вручить руководителю фирмы под расписку.

Пример протокола (акта) выемки приведен на стр. 66.

Что при выемке запрещено

Запрещено проводить выемку в ночное время – с 22.00 до 6.00 (п. 21 ст. 5 УПК РФ) и без понятых.

Понятые вызываются в количестве не менее двух человек. Они должны быть незаинтересованы в исходе дела, поэтому налоговики понятыми быть не могут.

Инспекторы не вправе проводить выемку в ходе камеральной или встречной проверки. А также вообще вне рамок налогового контроля.

Принудительное изъятие возможно только в процессе выездной налоговой проверки.

Налоговики не могут изъять документы, которые не имеют отношения к предмету выездной проверки, указанному в решении о ее проведении.

Пример 4.Проверяя ООО «Практика аудит», налоговики изъяли документы, часть которых принадлежала общественной организации «Волгоградская палата аудиторов». Общество обратилось в суд, чтобы признать действия инспекторов незаконными. Судьи иск удовлетворили (постановление Федерального арбитражного суда Поволжского округа от

11 апреля 2002 г. № А12-13738/2000-С25).

Если инспекторы нарушат процедуру выемки, то суд не примет доказательства, полученные в результате изъятия. А значит, вы сможете избежать штрафов.

Протокол (или акт) выемки

г. Серпухов 19 мая 2003 г.

Начато в 11 ч 20 мин.

Окончено в 16 ч 30 мин.

Старший государственный налоговый инспектор ИМНС по г. Серпухову, советник налоговой службы II ранга Петрова П.П., руководствуясь статьями 31, 89 и 94 Налогового кодекса РФ, на основании постановления о производстве выемки от 19 мая 2003 г. № 5 произвела выемку документов по договору между ООО «Пассив» и ЗАО «Актив».

При выемке присутствовали:

1. Генеральный директор ООО «Пассив» Васильев В.В. и понятые.

2. Смирнов Л.Н., проживающий по адресу: г. Серпухов, ул. Ленина, д. 7, кв. 9.

3. Веселова И.С., проживающая по адресу: г. Серпухов, ул. Ленина, д. 9, кв. 4.

Всем указанным лицам в соответствии со статьей 89 Налогового кодекса разъяснено их право присутствовать при всех действиях государственного налогового инспектора, производящего выемку, и делать замечания, которые должны быть занесены в протокол. Понятым в соответствии со статьей 98 Налогового кодекса разъяснена их обязанность удостоверить факт, содержание и результаты выемки.

Перед производством выемки генеральному директору ООО «Пассив» Васильеву В.В. было предъявлено постановление о производстве выемки от 19 мая 2003 г. № 5 и предложено выдать документы по договору между ООО «Пассив» и ЗАО «Актив».

Генеральный директор ООО «Пассив» Васильев В.В. добровольно выдал:

1. Договор между ООО «Пассив» и ЗАО «Актив» от 12 июля 2002 г. № 28/02.

2. Акты выполненных работ по договору от 12 июля 2002 г. № 28/02.

3. Счета-фактуры на выполнение работ по договору от 12 июля 2002 г. № 28/02.

4. Документы, подтверждающие оплату по договору от 12 июля 2002 г. № 28/02.

5. Счета на оплату по договору от 12 июля 2002 г. № 28/02.

Опись изъятых документов на 3 (трех) листах прилагается.

При осмотре указанных документов видимых следов подчисток и исправлений не обнаружено.

Изъятые документы предъявлены понятым и упакованы в пакет.

Пакет опечатан печатью ИМНС по г. Серпухову.

Копии с изъятых документов подготовлены, заверены старшим государственным налоговым инспектором Петровой П.П. и переданы генеральному директору ООО «Пассив» Васильеву В.В.

Протокол прочитан вслух старшим государственным налоговым инспектором Петровой П.П. всем присутствовавшим при выемке.

Источник

Акт изъятия документов

Изъятие или, как еще говорят, выемка документов на предприятиях и в организациях может производиться в самых разных ситуациях. Для того, чтобы зафиксировать список изъятых документов, участниками процедуры составляется специальный акт.

  • Бланк и образец
  • Бесплатная загрузка
  • Онлайн просмотр
  • Проверено экспертом

Кем и в каких целях изымаются документы

Чаще всего к этому прибегают инспекторы различных государственных контролирующих структур:

  • налоговой инспекции – для проверки бухгалтерской деятельности компании и сообразности ее с действующим законодательством;
  • таможенной службы – для контроля за движением товаров через границу;
  • следственных органов – для разбирательств в рамках уголовных или административных производств и т.д.

Какие бумаги могут изыматься

Изъятию могут быть подвергнуты любые бумаги, относящиеся к тому делу, по которому у сотрудников надзорной организации возникли вопросы. Изымание других документов, в том числе регистрационных и учредительных свидетельств предприятия, недопустимо.

При этом специалистам контролирующих ведомств позволяется самостоятельно определять значение того или иного документа.

Исключение составляют бумаги, в которых содержится государственная или другая законом охраняемая тайна – их выемка может быть осуществлена только при разрешении прокурора.

Точно также ограничения касаются документов, в которых есть информация о личных вкладах и счетах граждан в кредитных учреждениях – их изъятие возможно исключительно на основании решения, принятого по суду.

Следует отметить, что в процессе изъятия забираются именно оригиналы документов, а на их место подшиваются надлежащим образом заверенные копии.

Если возможность изготовить копии документов непосредственно на месте отсутствует, изымающие лица вправе сделать их и передать заинтересованной стороне в течение рабочей недели после выемки оригинальных бумаг.

Обоснование для действий специалистов надзорных структур

Просто прийти и изъять нужные бумаги работники контролирующих организаций права не имеют. Для этого нужны веские основания. В качестве таковых, например, при налоговых проверках может выступать отказ работников предприятий от предоставления документов, имеющих значение для проведения мероприятий финансового контроля. Выемка дает возможность избежать в дальнейшем уничтожения, сокрытия или исправления данных бумаг.

На какой период можно забирать бумаги

Однозначно период изъятия документации законодательно не определен – он зависит от конкретной ситуации и обстоятельств дела.

В любом случае, после того как процесс исследования бумаг и расследования по производству будет завершен, все документы должны быть возвращены владельцу.

Порядок процедуры изъятия документов

  1. Перед тем, как приступить непосредственно к изъятию документов, специалисты надзорной структуры обязаны предоставить заинтересованным лицам письменное постановление, ввиду выполнения которого производится данная процедура. Также они должны зачитать права и обязанности владельцев бумаг, затем предложить им выдать нужные документы по собственной воле. Если ответ отрицательный, происходит выемка по принуждению.

ВАЖНО! При выемке обязательно должны присутствовать понятые, в количестве не менее двух человек.

Выемка должна производиться строго в дневное время суток.

При нарушении вышеописанного порядка, действия работников проверяющей организации могут быть обжалованы в судебной инстанции.

Особенности составления акта, общие моменты

Сейчас стандартного унифицированного акта изъятия документов нет, так что он может быть составлен в произвольном виде или, если в учреждении, проводящем проверку, имеется разработанный и утвержденный шаблон документа – по его типу. Главное, чтобы формуляр соответствовал некоторым нормам и правилам деловой протокольной документации.

В частности, он должен включать в себя три основных раздела:

  1. начало — наименование документа и его номер, дата составления;
  2. основной блок – данные о сторонах, участвующих в процессе изъятия документов, и перечень забираемых бумаг;
  3. заключение – подписи присутствующих лиц.

Акт можно заполнять в рукописном виде или на компьютере (обязательной последующей распечаткой), на фирменном бланке надзорного ведомства или на обыкновенном листе бумаги.

Единственное условие, которое должно быть учтено: акт в обязательном порядке должны подписать все лица, присутствовавшие при изъятии: инспекторы, проводящие выемку, работники предприятия, которому принадлежат бумаги, а также понятые. Кроме того, акт должен быть заверен печатью учреждения, специалисты которого изымали документы.

Акт составляется в нескольких равнозначных экземплярах – по одному для каждого участника процесса.

Образец акта изъятия документов

В самом начале акту присваивается номер.

Далее идет основная часть, где по порядку вписывается:

  • должность, ФИО сотрудника который проводит выемку документов, а также наименование организации, в которой он работает;
  • точное время (в часах и минутах) и дата проведения данной процедуры;
  • присутствующие при выемке другие должностные лица;
  • компания, в которой происходит изъятие бумаг;
  • полный перечень изымаемых документов (обозначив их номер и дату составления). Если в акте сделать это невозможно (например, по причине большого объема документации), допускается вписать данные бумаги в отдельное приложение, информацию о котором надо также внести в акт;
  • общее количество листов всех документов;
  • количество экземпляров составленного акта.

Владелец бумаг может давать комментарии в процессе их изъятия, и, по его же требованию, они должны фиксироваться в акте.

Источник

Приказ ФТС России от 05.02.2019 № 180 «Об утверждении Порядка изъятия таможенных, транспортных (перевозочных), коммерческих и иных документов, средств идентификации таких документов и товаров для проведения таможенной экспертизы и формы акта об изъятии таможенных, транспортных (перевозочных), коммерческих и иных документов, средств идентификации таких документов и товаров для проведения таможенной экспертизы»

В соответствии с пунктом 10 статьи 393 Таможенного кодекса Евразийского экономического союза (Федеральный закон от 14 ноября 2017 г. N 317-ФЗ "О ратификации Договора о Таможенном кодексе Евразийского экономического союза" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2017, N 47, ст. 6843), частью 13 статьи 335, статьей 247 Федерального закона от 3 августа 2018 г. N 289-ФЗ "О таможенном регулировании в Российской Федерации и о внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2018, N 32, ст. 5082, N 49, ст. 7524), пунктом 1 Положения о Федеральной таможенной службе, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 16 сентября 2013 г. N 809 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2013, N 38, ст. 4823, N 45, ст. 5822; 2014, N 37, ст. 4971; 2015, N 2, ст. 491, N 47, ст. 6586; 2016, N 17, ст. 2399, N 28, ст. 4741; 2017, N 25, ст. 3689), приказываю:

1. Утвердить Порядок изъятия таможенных, транспортных (перевозочных), коммерческих и иных документов, средств идентификации таких документов и товаров для проведения таможенной экспертизы (далее — Порядок) (приложение N 1).

2. Утвердить форму акта об изъятии таможенных, транспортных (перевозочных), коммерческих и иных документов, средств идентификации таких документов и товаров для проведения таможенной экспертизы (приложение N 2).

3. Центральному информационно-техническому таможенному управлению (В.Ю. Скиба) и Главному управлению информационных технологий (Г.В. Песчанских) в течение 180 дней со дня вступления в силу настоящего приказа обеспечить доработку информационно-программных средств Единой автоматизированной информационной системы таможенных органов в целях реализации Порядка.

4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя руководителя ФТС России Д.В. Терещенко.

5. Настоящий приказ вступает в силу по истечении 30 дней после дня его официального опубликования.

1. Порядок изъятия таможенных, транспортных (перевозочных), коммерческих и иных документов, средств идентификации таких документов и товаров для проведения таможенной экспертизы (далее — Порядок) определяет последовательность действий должностных лиц таможенных органов Российской Федерации (далее — таможенные органы) при осуществлении изъятия таможенных, транспортных (перевозочных), коммерческих и иных документов, средств идентификации таких документов и товаров (далее — изъятие документов и (или) средств идентификации) для проведения таможенной экспертизы.

2. Изъятие документов и (или) средств идентификации осуществляется должностным лицом таможенного органа, к компетенции которого относится осуществление таможенных операций, связанных с применением меры, обеспечивающей проведение таможенного контроля, — изъятие документов и (или) средств идентификации для проведения таможенной экспертизы (далее — уполномоченное должностное лицо таможенного органа) на основании решения о назначении таможенной экспертизы в присутствии декларанта, иного лица, обладающего полномочиями в отношении товара, или их представителей.

В случае если декларант, иное лицо, обладающее полномочиями в отношении товара, или их представители при изъятии документов и (или) средств идентификации отсутствуют, такое изъятие осуществляется в присутствии двух понятых.

3. При изъятии документов и (или) средств идентификации уполномоченное должностное лицо таможенного органа, производившее изъятие, с использованием программных средств Единой автоматизированной информационной системы таможенных органов (далее — ЕАИС ТО) составляет акт об изъятии таможенных, транспортных (перевозочных), коммерческих и иных документов, средств идентификации таких документов и товаров для проведения таможенной экспертизы (далее — акт) в виде электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного должностного лица таможенного органа, а также в виде документа на бумажном носителе, подписанного декларантом, иным лицом, обладающим полномочиями в отношении товара, или их представителями, присутствовавшими при изъятии документов и (или) средств идентификации, а в случае отсутствия указанных лиц — двумя понятыми, в трех экземплярах.

Номер акта формируется в следующем порядке:

— элемент 1 — код таможенного органа, совершающего изъятие документов и (или) средств идентификации (восемь знаков);

— элемент 2 — день (два знака), месяц (два знака), две последние цифры года;

— элемент 3 — порядковый номер (шесть знаков, начиная с 000001 с 1 января календарного года).

4. Первый экземпляр акта на бумажном носителе вместе с изъятыми документами и (или) средствами идентификации таможенный орган, производивший изъятие, направляет в таможенный орган, уполномоченный на проведение таможенной экспертизы, или иную экспертную организацию (эксперту).

Второй экземпляр акта на бумажном носителе остается в таможенном органе, производившем изъятие.

Третий экземпляр акта на бумажном носителе таможенный орган, производивший изъятие, вручает декларанту, иному лицу, обладающему полномочиями в отношении товара, или их представителям, присутствующим при изъятии документов и (или) средств идентификации.

В случае, если изъятие документов и (или) средств идентификации произведено в отсутствие декларанта, иного лица, обладающего полномочиями в отношении товара, или их представителей, третий экземпляр акта в виде электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного должностного лица таможенного органа, производившего изъятие, направляется в день составления акта декларанту, иному лицу, обладающему полномочиями в отношении товара, или их представителям, посредством автоматизированной подсистемы "Личный кабинет" (далее — АПС "Личный кабинет"), размещенной в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".

При отсутствии подключения декларанта, иного лица, обладающего полномочиями в отношении товара, или их представителей к АПС "Личный кабинет" акт направляется на бумажном носителе посредством почтовой связи в течение трех рабочих дней со дня его составления.

5. Для обеспечения идентификации изъятых документов и (или) средств идентификации уполномоченное должностное лицо таможенного органа осуществляет способом, исключающим вскрытие упаковки без нарушения целостности средств идентификации, одно из следующих действий:

помещает изъятые документы и (или) средства идентификации в сейф-пакеты;

упаковывает изъятые документы и (или) средства идентификации с применением скотча индикаторного (пломбировочного) с наименованием и кодом таможенного органа, уполномоченное должностное лицо которого произвело изъятие документов и (или) средств идентификации;

упаковывает изъятые документы и (или) средства идентификации с применением пломб свинцовых с оттиском или одноразовых (контрольных) номерных пломб с наименованием и кодом таможенного органа, уполномоченное должностное лицо которого произвело изъятие документов и (или) средств идентификации;

упаковывает изъятые документы и (или) средства идентификации с применением защитных марок-наклеек с наименованием и кодом таможенного органа, уполномоченное должностное лицо которого произвело изъятие документов и (или) средств идентификации.

6. На изъятые документы и (или) средства идентификации, упакованные с применением средств идентификации, указанных в пункте 5 Порядка, уполномоченное должностное лицо таможенного органа, производившее изъятие, накладывает информационную этикетку, сформированную с применением штатных программных средств или автоматизированной системой кодирования и идентификации.

Информационная этикетка содержит:

наименование таможенного органа, производившего изъятие;

номер декларации на товары (транзитной декларации, пассажирской таможенной декларации, декларации на транспортное средство, иных документов);

номер решения о назначении таможенной экспертизы;

наименование и количество изъятых документов и (или) средств идентификации;

фамилию, имя, отчество (при наличии) уполномоченного должностного лица таможенного органа;

подпись и оттиск личной номерной печати уполномоченного должностного лица таможенного органа или оттиск печати таможенного органа.

Источник



Как оформить акт об уничтожении копий документов из личного дела

Многие компании хранят в личных делах работников копии документов, например паспорта или ИНН. С такой практикой не согласны Роскомнадзор и суды. Чтобы избежать штрафа, уничтожьте копии документов, которые компания не вправе держать у себя. Уничтожение оформите актом.

На что обратить внимание

1. Хранить в личном деле копии документов с персональными данными работника можно при соблюдении трех условий. Первое: есть письменное согласие работника на хранение сведений. Второе: работодатель заранее определил цели хранения информации, и они соответствуют п. 1 ст. 86 ТК. Третье: объем указанных персональных данных не является избыточным. Если хотя бы одно из условий не выполнено, компанию могут оштрафовать на 30–50 тыс. ₽, а должностное лицо — на 5–10 тыс. ₽ (ч. 1 ст. 13.11 КоАП). Роскомнадзор и суды считают, что сам факт наличия у работодателя копии документа работника свидетельствует об избыточной обработке персональных данных (постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 11.03.2014 № А53-10287/2013). Поэтому хранить такие документы в личном деле не советуем.

2. Чтобы уничтожить копии бумаг в личных делах, создайте комиссию и проведите экспертизу ценности документов (п. 4.7 Правил, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526, далее — Правила). По ее итогам составьте акт о выделении к уничтожению копий документов, не подлежащих хранению (п. 4.11 Правил). Сам факт уничтожения оформите отдельным актом.

3. Проверяющие должны четко указать, в чем именно заключается избыточная обработка персональных данных. Если такой информации в предписании Роскомнадзора нет, обжалуйте его в суде (решение АС Курской области от 28.02.2020 по делу № А35-5100/2019).

В БухСофт есть удобная распознавалка первички. Убедитесь сами — закажите бесплатный доступ на 15 дней.

4. Разъясните кадровикам, что хранение копий паспортов и иных документов, полученных от работников при трудоустройстве, может привести к применению недостоверных сведений. Использование неактуальных данных — нарушение ч. 6 ст. 5 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ.

5. Кадровики часто хранят в личных делах фотографии, указывая, что они нужны для идентификации сотрудников. Проверяющие отклоняют такой довод. Идентификацию надо проводить по документу, удостоверяющему личность. Кроме того, использование фотографии — это обработка биометрических персональных данных, которая допускается по общему правилу с письменного согласия работника (постановление Пятнадцатого ААС от 14.03.2014 № 15АП-22502/2013).

Источник

Или:  Трудовой договор с начальником юридического отдела