8 октября, 2021 Автор: Соня Крапива

Как посчитать фактическую численность работников

Штатная и фактическая численность работников: определение, отличия, формулы расчета

Что такое штатная численность работников, чем она отличается от фактической, для чего нужно рассчитывать эти показатели? Не только начинающему бизнесмену, но и опытному руководителю бывает сложно разобраться в подобных вопросах. Но для успешного выполнения производственных планов компании нужно правильно составить штатное расписание, оптимально укомплектовать штат и распределить функционал, формировать фонд оплаты труда. Как в этом помогут показатели штатной и фактической численности сотрудников – поговорим в статье.

Вы узнаете:

  • Что такое штатная численность сотрудников и в чем отличия от фактической численности.
  • Кто входит в штатную численность работников.
  • Для чего нужно рассчитывать показатели фактической и штатной численности.
  • Какие контролирующие органы могут запросить сведения о численности персонала компании.
  • Как определить штатную численность работников.
  • Как посчитать фактическую численность сотрудников.

Что такое штатная численность работников организации

Начнем с того, что законодательно четкое определение штатной численности не закреплено. Но обычно этим термином называют число работников, входящих в штат компании, согласно штатному расписанию. Учитываются только сотрудники, для которых эта организация является основным местом работы. Совместители, сезонные работники не входят этот список.

По сути, штатная численность работников – это то количество сотрудников, которое необходимо для обеспечения нормальной жизнедеятельности предприятия и развития бизнеса. Руководитель утверждает штатное расписание, и в соответствии с ним формирует команду, распределяет функционал.

В отличие от штатной численности, фактическая просто учитывает всех сотрудников без исключения, которые вышли на работу в конкретную дату. Для подсчета используется табель учета рабочего времени.

Кто входит в штатную численность работников

При подсчете штатной численности учитываются:

  • сотрудники, которые работают, а также те, кто находятся в простое, независимо от причины;
  • сотрудники в командировках, отпусках (в том числе декретном, по уходу за ребенком), на больничном;
  • сотрудники, отсутствующие на рабочем месте в связи с участием в избирательной комиссии или выполнением других общественных и государственных обязанностей;
  • работники под арестом и следствием;
  • сотрудники, отсутствующие в связи с повышением квалификации;
  • отстраненные от работы совершившие прогул, участвующие в забастовке;
  • вакантные места.

Не входят в список:

  • внешние совместители;
  • временные работники, принятые по срочным трудовым договорам;
  • работники, привлеченные по гражданско-правовым договорам (подряда, оказания услуг и т.д.);
  • другие работники, привлеченные по специальным договорам с государственными организациями;
  • собственники компании, если они не получают заработную плату и не внесены в штатное расписание.

Так, условно штатная численность работников предприятия может составлять 500 человек, а фактическая на конкретную дату – 350, потому как:

  • 50 работников в отпуске;
  • 50 на больничном;
  • 50 в командировке.

Может быть и наоборот: когда фактическая численность больше штатной. Это происходит при привлечении временных, сезонных работников для выполнения каких-либо проектных работ.

Предприниматели на УСН и патентной системе налогообложения должны быть внимательны в этом вопросе. Они не могут превышать фактическую численность нанятых работников над штатной. По закону, на УСН штатное количество работников должно быть не более 100, а на ПСН – не более 15.

Штатная и фактическая численность работников

Фактическую численность как показатель на сегодняшний день не требуется предъявлять в ФСС и ФНС, она не указывается ни в одном отчетном документе. Но контролирующий орган в любой момент может запросить эти данные. Обычно информация о фактической численности представляется в виде справки в свободной форме за подписью главного бухгалтера или начальника отдела кадров. Источником сведений о фактической численности является табель учета рабочего времени, который ведется в каждой организации.

Информация о количестве персонала в штате (штатная численность) необходима для формирования фонда оплаты труда, понимания, сколько денежных средств нужно направить на зарплату, налоги и т.д. В процессе корректировки штатного расписания руководитель может перераспределять задачи, функционал и деньги предприятия, тем самым повышая производительность.

Таким образом, сведения о штатной численности нужны для оптимизации кадрового состава компании и затрат на оплату труда работникам.

Справку о штатной численности могут запросить некоторые контрольные органы и организации. Среди них: налоговая служба (для понимания может ли компания предоставить отчетность в в электронном виде, или ей необходимо отчитываться в бумажной форме), запрос банковской организации (при запросе кредитования), ПФР.

Или:  Маникюр который подходит к любому образу самые универсальные варианты нейл дизайна

Как рассчитать штатную численность работников

Для расчета штатной численности придется прибегнуть к сложным формулам и уточнению некоторых нормативов. Для бюджетных учреждений законодателем даны четкие рекомендации, но частные организации и предприниматели могут пользоваться этими расчетами, брать их за образец.

Например, Росздравом для всех бюджетных медицинских учреждений утверждены «Рекомендации по определению штатной численности работников бюджетных организаций на основе нормативов по труду». В документе сказано, что «для установления штатной численности работников применяются следующие виды нормативных материалов – норма времени, выработки (нагрузки), управляемости, норма времени обслуживания, численности, типовые штаты».

Если частное предприятие берет за основу рекомендованное нормирование труда с учетом невыходов на работу, то формула расчета выглядеть так:

Штатная численность = нормативная численность * плановый коэффициент невыходов на работу.

  1. Количество работников по нормативу штатной численности рассчитывается следующим образом:

Нормативная численность (Н) = ПОР / (ФРВ * НВ*КВН)

ПОР – плановый объем работ,

ФРВ – фонд рабочего времени на планируемый период (в часах),

НВ – норма выручки,

КВН – плановый коэффициент выполнения норм (определяется как плановая выручка периода в текущем году / фактическая выручка в аналогичном периоде прошлого года).

  1. Норматив не учитывает человеческий фактор, ведь сотрудники болеют, уходят в отпуск, повышают квалификацию. Поэтому для уточнения расчета используется коэффициент невыходов.

Этот показатель в свою очередь рассчитывается, как

КН = 1 + НВ / НФ1 × ССЧ

НВ – суммарное время невыходов за год,

НФ1 – нормативный фонд рабочего времени на одного сотрудника (годовой),

ССЧ – среднесписочная численность штатных работников, рассчитать которую нужно за последние два года.

При расчете коэффициента невыходов, учтите, что согласно ТК РФ, плановое количество нерабочих дней составляет 49.

28 рабочих дней – очередной трудовой отпуск,

7 рабочих дней – установленная норма отпусков без сохранения заработной платы,

14 рабочих дней – норматив невыхода на основании листа временной нетрудоспособности (больничный).

Таким образом, при 8-часовой рабочем дне общее количество нерабочих часов за год составляет – 392 дней.

Расчет штатной численности позволяет вывести оптимальное число сотрудников предприятия (или подразделения, отдела) и не перерасходовать денежные средства на оплату труда.

Определите оптимальную численность сотрудников компании

В статье электронного журнала «Генеральный Директор» вы найдете полезные рекомендации и формулы.

Как посчитать фактическую численность работников

Как уже было сказано выше, фактическая численность работников в учреждении – это количество сотрудников, которые выполняли свои рабочие обязанности на определенную дату. Не имеет значения их формат устройства, форма занятости и структурное подразделение. За основу берется табель учета рабочего времени. Но постоянную фактическую численность, особенно на крупном предприятии, отследить довольно сложно. Поэтому дополнительно используется такой показатель как среднесписочная численность работников.

Это фактическое количество работников за учетный период за минусом отсутствующих только по уважительным причинам (отпуск, больничный, отгул).

Сведения о среднесписочной численности, в отличие от фактической, в обязательном порядке должны предоставляться в ФНС. Это ежегодная отчетность, подается раз в год до 20 января по форме, утвержденной Приказом ФНС России 29.03.2007 № ММ-3-25/174@.

Заключение

Штатная численность и фактическая численность работников – это два показателя, которые по сути отличаются на количество временных и сезонных работников.

К штатной мы относим тех, чьи позиции предусмотрены штатным расписанием.

К фактической – абсолютно всех работников, привлеченных к выполнению обязанностей, вне зависимости от формата трудоустройства.

На современных предприятиях довольно часто раздут штат, особенно управленческий, административный. Расчет плановой штатной численности работников по формуле позволяет определить наиболее оптимальную структуру компании, грамотное распределение функционала. Вычисления проводятся обязательно перед сокращением штата. Задача руководства – это умелое соблюдение пропорций штатного и фактического количества работников, так, чтобы ни один, ни второй показатель не были чрезмерно превышены. Баланс в данном случае свидетельствует о правильном размещении трудовых ресурсов и экономической обоснованности затрат на выплату заработной платы.

Источник



Структура и штатная численность организации

Документ "Структура и штатная численность организации" определяется учредителями при создании, реорганизации юридического лица, появлении нового вида деятельности. Он фиксируется в Уставе (Положении).

Или:  Образец Единого плат жного документа за электроэнергию и другие коммунальные услуги ТКО капремонт

Так как рыночные отношения требуют высокой оперативности и гибкости, вопросом составления и изменения структуры, а также численности персонала занимается генеральный директор организации. Он в соответствии с экономической ситуацией на рынке, финансовым состоянием организации, видами деятельности формирует структуру, определяет численный состав, выстраивает служебные отношения. Именно он несет ответственность перед учредителями за финансовый результат. На малых и средних предприятиях генеральный директор, в своем большинстве, является учредителем.

Чаще всего в коммерческих организациях структура и штатная численность закрепляются в виде схемы (двухмерное дерево с описанием линейно-функционального типа организации), на которой показаны связи между структурными подразделениями.

В теории менеджмента существуют и другие типы организационного построения – многомерные (например, матричная или проектная). Это более сложные схемы и построение на бумаги такой структуры не возможно. Поэтому документ «Структура и штатная численность» не является обязательным для предприятия.

Существуют ситуации, когда составление данного документа может только принести вред:

  • Если это малое предприятие, достаточно разработанных должностных инструкций.
  • Все решения принимает один человек.
  • Если предприятие занимается одним видом деятельности и не стоит делить работников на отдельные группы.
  • Предприятие строится по многомерной системе.

В случае, если руководитель предприятия принял решение о необходимости документа «Структура и штатная численность» нужно соблюдать некоторые правила.

Так как унифицированной формы не существует, поэтому при составлении структуры необходимо следовать стандартам ГОСТа.

Разрабатывать структуру должен менеджер по персоналу, то есть человек, обладающий нужными знаниями, опытом, информацией о рынке, состоянии организации.

«Структура и штатная численность» согласовывается с руководителями структурных подразделений.

Источник

Что такое организационные документы — виды, реквизиты, образцы для скачивания

Чтобы регламентировать работу предприятия, его учредители (руководители) оформляют надлежащи организационные документы. Такие бумаги считаются внутренними (локальными) нормативными актами, действующими исключительно в рамках конкретной организации.

Какие бывают организационные документы, как они составляются, какие реквизиты должны включаться в содержание — об этом читайте в статье ниже. Кроме того, приведены образцы оформления наиболее попопулярных бланков указанного характера.

Что такое организационные документы?

Любая организация – как крупная, так и мелкая – не сможет функционировать без своей внутренней структуры. Деятельность компании (учреждения) нужно регулярно систематизировать, обеспечивая должный порядок.

Чтобы создать необходимые предпосылки для нормального осуществления всех процессов, собственники и руководители предприятия регламентируют его работу путем оформления и утверждения так называемых организационных документов.

Организационной документацией подробно описывается структура компании, детализируются ключевые принципы её функционирования, предписываются правила выполнения тех или иных процессов, относящихся к её деятельности.

Организационные документы предприятия корректируются достаточно редко. После надлежащего утверждения они приобретают статус нормативных актов, постоянно действующих в конкретной организации.

Большая часть подобных актов составляется ещё на этапе создания предприятия. Впоследствии организационные документы регулируют деятельность компании, придавая её работе целенаправленность и упорядоченность.

Какие бывают — виды

На предприятии должны быть все типичные разновидности организационных документов, регламентирующих ключевые направления его деятельности. К такой документации относятся следующие акты компании:

  1. Устав. Это основной организационный документ юридического лица. Его содержанием регламентируются порядок создания предприятия, его функции, ключевые характеристики, главные цели, важные задачи и определяющие принципы работы. Уставы бывают типовые (включают стандартные реквизиты) или индивидуальные (базируются на типовых). Общий порядок составления уставов определен законодательно (статьей 52 Гражданского кодекса РФ).
  2. Положение. Различают общие положения, которые включают главные сведения об организации (отделе, цехе), а также типовые положения (они составляются для определенных отраслей, сфер) и индивидуальные положения (базируются на типовых, регламентируют деятельность определенного органа управления компании или конкретной должности). Распространенные примеры – Положение о структурном подразделении (для каждого подразделения предприятия составляется свое отдельное Положение), Положение о ведении бухучета и прочие.
  3. Инструкция. Это специальный документ методологического характера, который регламентирует порядок действий для определенных ситуаций. С помощью инструкций регулируются алгоритмы решения различных вопросов (операционных, технологических, юридических, финансовых, научных и прочих). Характерный пример – Должностная инструкция (она регламентирует права, обязанности, ответственность и полномочия конкретного должностного лица или специалиста в компании).
  4. Штатное расписание. Оно составляется в характерной табличной форме. Содержит сведения об имеющихся должностях, числе сотрудников для каждой должности, системах и размерах оплаты их труда. Документ не считается обязательным, но применяется повсеместно.
  5. Структура компании и её штатная численность. Включает информацию о составе всех структурных подразделений юрлица и числе сотрудников в каждом таком подразделении (отделе/цехе).
  6. Правила внутреннего трудового распорядка. Документ формируется в соответствии с требованиями статей 189-190 Трудового кодекса РФ. Эти Правила утверждаются директором компании. Они должны быть как у юрлица, так и у предпринимателя-физлица (ИП).
Или:  Отчет и дневник производственной практики

Как оформляются — основные реквизиты

Каждый из вышеперечисленных организационных документов оформляется в соответствии с определенными правилами и включает конкретные реквизиты.

Устав

Устав юридического лица включает следующие сведения:

  1. Общие положения о данной организации.
  2. Главные функции компании.
  3. Права, обязанности в организации.
  4. Менеджмент юридического лица.
  5. Контакты и взаимоотношения.
  6. Операционная и коммерческая деятельность.
  7. Активы компании, её основные средства и иное имущество.
  8. Контрольно-ревизионные процедуры.
  9. Правила реорганизации/ликвидации.
  10. Порядок и принципы образования уставного капитала (эмиссии акций).
  11. Порядок распределения (использования) полученной прибыли.
  12. Порядок формирования организации, а также осуществления и прекращения ее работы.
  13. Внутренняя организационно-управленческая структура.

Положение

Принципиальная структура Положения выглядит следующим образом:

  1. Главные цели и ключевые задачи деятельности компании (подразделения).
  2. Структура подразделений.
  3. Выполняемые функции, имеющиеся права, возложенные обязанности.
  4. Ответственность лиц, выполняющих поставленные цели (назначенные задачи).
  5. Менеджмент, контроль, ревизионные процедуры.
  6. Реорганизация/ликвидация юрлица (подразделения юрлица).

Инструкция

Должностная инструкция характеризуется наличием таких реквизитов:

  1. Общие положения о должности.
  2. Основные функции, ключевые обязанности, имеющиеся права, а также ответственность должностного лица.
  3. Контакты должностного лица с иными должностями и подразделениями в компании.
  4. Оценка выполняемой работы.

Штатное расписание

Как правило, штатное расписание содержит следующие сведения (в табличной форме):

  1. Перечень имеющихся должностей/позиций/специальностей.
  2. Число сотрудников по каждой должности/позиции/специальности.
  3. Оплата труда (система, размеры) по каждой должности / специальности / позиции.

Структура и штатная численность

Данный документ обычно включает такую информацию (в табличной форме):

  1. Наименование конкретного подразделения (отдела/цеха).
  2. Код конкретного подразделения (отдела/цеха).
  3. Число сотрудников в конкретном подразделении (отделе/цехе).

Правила внутреннего трудового распорядка

Данный организационный документ содержит следующие главные реквизиты:

  1. Порядок и ключевые принципы найма/увольнения работников.
  2. Действующий распорядок трудового дня.
  3. Применяемый режим труда/отдыха.
  4. Установленные права/обязанности трудящихся.
  5. Правила и ключевые принципы поощрения/наказания персонала.

Корректное оформление вышеперечисленной организационной документации считается важным условием её легитимности для конкретной компании.

Выводы

Организационные документы предприятия – это регламенты, которые утверждаются его собственниками (руководителями). Они считаются обязательными в пределах конкретной организации.

Рассматриваются как юридические (правовые) акты, которые издаются владельцами компании (или её руководством) для всестороннего регулирования её деятельности.

Зачастую данными регламентами затрагиваются вопросы управления, кадровой работы, документооборота, учета, а также операционной и прочей деятельности.

Источник

Структура и штатная численность образец оформления

ПО ЗАКОНУ

6 МИН

Как составить штатное расписание

Объясняем, что такое штатное расписание и чем оно полезно в случае проверок и не только.

Зачем нужна «штатка»

Штатное расписание — учётный документ с информацией о структуре компании, численности работников, их должностях, квалификации, окладах и надбавках. Он нужен всем юрлицам и ИП, у которых есть постоянные сотрудники.

Запросить штатное расписание во время проверки могут налоговая или трудовая инспекции, Пенсионный фонд или Фонд соцстрахования. Например, чтобы сопоставить реальные зарплаты сотрудников с указанными на бумаге.

Штатное расписание пригодится не только в случае проверки. Документ полезен для:

  • Визуализации структуры компании, количества работников в каждом отделе и подсчёта зарплат. Названия должностей в «штатке» и трудовых договорах должны совпадать.
  • Анализа эффективности компании, её подразделений и кадров.
  • Напоминания о вакансиях. В штатном расписании прописываются незанятые должности.
  • Защиты в судебных спорах по вопросам сокращений. С помощью штатного расписания можно доказать, что руководитель не мог предложить сотруднику другую должность.

Кого не нужно вносить в штатное расписание:

  • ИП, который нанимает сотрудников. В отличие от директора организации или акционерного общества с точки зрения закона он не является работником.
  • Подрядчиков, работающих по договорам ГПХ. Отношения с ними регулируются нормами Гражданского кодекса, тогда как штатное расписание — нормами ТК.

За отсутствие штатного расписания компания может получить штраф. Для ИП он составит до 5000 рублей, для юрлиц — до 50 тысяч рублей.

Источник