16 октября, 2021 Автор: Соня Крапива

Как оформляется протокол собрания образец

Оформление протокола совещания, рекомендации и образец

К таким мероприятиям обычно готовятся тщательно. На крупных предприятиях часто есть сотрудник, который ответственен за подготовку встреч, это может быть помощник руководителя, секретарь или референт. Этот человек формирует все накопившиеся вопросы, которые требуется решить, оповещает всех причастных лиц о времени и месте проведения совещания.

Интересный факт, что участие в совещаниях является частью должностных обязанностей работников предприятия, поэтому отказаться от него можно только по уважительной причине.

Ведет совещание обычно руководитель компании, но это может быть и другое назначенное лицо. Этот специалист оглашает вопросы и проводит голосование. Ведение самого же протокола совещания по образцу, принятому на предприятии, может осуществляться человеком, ответственным за организацию мероприятия или самим ведущим.

Руководство предприятия вправе установить процедуру подписания протокола всеми должностными лицами, которых касаются принятые решения на совещании.

Подготовка

Чтобы совещание было эффективным, руководящим сотрудникам нужно знать о следующих правилах:

  1. Нужно четко определить тему и желаемые итоги. Это позволит организованно провести мероприятие.
  2. Тщательная разработка повестки дня. Нужно установить последовательность рассмотрения вопросов. При этом начинать лучше с легких вопросов, переходя к более сложным.
  3. Необходимо ознакомить участников с фактами, которые будут обсуждаться. Это лучше делать до совещания.
  4. Нужно заранее отправить приглашение лицам, которые должны присутствовать. Если некоторые не смогут помочь в решении вопросов, но должны знать результаты мероприятия, то им нужно предоставить протокол.
  5. Место совещания должно выбираться на основе его целей. Условия размещения людей имеют важное значение в создании деловой обстановки.

протокол совещания при директоре образец

Эти нюансы являются основными в подготовке к совещанию. При их соблюдении мероприятие будет проведено эффективно и организованно.


Правила составления документа

Четкой формы образца протокола совещания нет, поэтому руководство компании вправе самостоятельно определять его. В тоже время существуют общие принципы составления подобных деловых документов, которых рекомендуется придерживаться.

Что должно содержаться в документе:

  • дата, место проведения;
  • номер документа (при условии, что ведется регистрация таких документов);
  • наименование предприятия, если совещание проводится в отдельном структурном подразделении, то об этом также вносится информация;
  • полный перечень лиц, присутствующих на встрече, с указанием должностей и ФИО;
  • данные о лице, которое ведет собрание и протоколирует все происходящее.

Основная часть протокола (по образцу) должна содержать:

  • все вопросы, которые поставлены на повестку дня;
  • если проводилось голосования, то зафиксированные результаты;
  • принятые решения;
  • краткое содержание выступлений участников.

В ряде случаев в протокол вносят четкие сроки выполнения того или иного задания, чтобы дисциплинировать сотрудников, ответственных за исполнение.

Допускается к протоколу прилагать документы, отражающие суть проблем, которые решались на совещании. На собрании можно проводить фото- и видео фиксацию, но при условии, что все участники согласны.

Пример составления протокола производится на листе бумаги формата А4, допускается другой размер документа на фирменном бланке предприятия. Обычно фиксируется только один экземпляр протокола, копии которого выдаются причастным лицам. Документ может составляться как вручную, так и в печатном виде.

ПРОТОКОЛ № ___ общего собрания работников

г. ________________ «___»_____________ 20__г.

Всего работников организации –_____ человек

Присутствует на собрании – _____ человек (список прилагается).

Предложили: избрать председателем собрания ___________, секретарём – ___________.

ПОСТАНОВИЛИ:

Избрать председателем собрания ___________, секретарём – ___________.

Голосовали: «за» _____ человек; «против» _____ человек, воздержались _____ человек

Принято: единогласно, большинством голосов и т.п.

СЛУШАЛИ:

Лаговазов К.М. – предложил утвердить повестку дня собрания об утверждении требований работодателю о невыполнении им коллективного договора в части положения коллективного договора в части предоставления работникам, работающим свыше 10 лет дополнительного отпуска, 7 календарных дней.

ПОСТАНОВИЛИ:

Повестку дня утвердить.

Голосовали: «за» _____ человек; «против» _____ человек, воздержались _____ человек

Принято: единогласно, большинством голосов и т.п.

ПОВЕСТКА ДНЯ

Об утверждении требований работодателю о выполнении им коллективного договора в части положения коллективного договора в части предоставления работникам, работающим свыше 10 лет дополнительного отпуска, 3 календарных дня.

СЛУШАЛИ:

Выступила Фродорова Е.А., председатель ООО «Баромир», о нарушении работодателем положения коллективного договора в части предоставления работникам, работающим свыше 10 лет дополнительного отпуска, 3 календарных дня. Иванов А.А предложил:

1.Утвердить требования о выполнении условий коллективного договора, для чего до «__»_________ 20__ года издать приказ о предоставлении работникам, работающим свыше 10 лет дополнительного отпуска , 3 календарных дней на собрании работников.

2. В случае отказа работодателя в удовлетворении выдвинутого требования или несообщения своего решения вступить в коллективный трудовой спор:

создать примирительную комиссию, уполномочив представлять интересы работников в примирительных процедурах председателя профкома Фродорова А.А., члена профкома Лаговазова И.И.

ВЫСТУПИЛИ:

1.Р.Р. Симонова, лаборант – предложила поддержать предложение председателя профсоюзного комитета Фродорова А.А.

2. М.М. Фролова, бухгалтер – предложила утвердить требования о выполнении условий коллективного договора, для чего до «__»_________ 20__ года издать приказ о предоставлении работникам, работающим свыше 10 лет дополнительного отпуска , 3 календарных дней на собрании работников.

ПОСТАНОВИЛИ:

1.Утвердить требования о выполнении условий коллективного договора, для чего до «__»_________ 20__ года издать приказ о предоставлении работникам, работающим свыше 10 лет дополнительного отпуска , 3 календарных дней на собрании работников.

2. В случае отказа работодателя в удовлетворении выдвинутого требования или несообщения своего решения вступить в коллективный трудовой спор:

создать примирительную комиссию, уполномочив представлять интересы работников в примирительных процедурах председателя профкома Фродорова А.А., члена профкома Лаговазова И.И.

3. Предоставить право представителям работников участвовать во всех примирительных процедурах рассмотрения коллективного трудового спора, принимать решения по урегулированию коллективного трудового спора, заключать соглашения с правом подписи.

Голосовали: «за» — ______ человек; «против» — ______ , воздержались — ______ человек.

Принято: единогласно, большинством голосов и т.п.

Скачать документ «Образец протокола общего собрания работников»

«Шапка» документа

Рекомендуется проводить оформление протокола по образцу с учетом требований ГОСТа Р 6.30-2003. В этом документе указывается, что «шапка» должна содержать обязательно полное наименование предприятия, организационно-правовую форму. Если у организации есть официальное сокращенное название, то допускается его использование. Далее прописывается вид (название) документа, в данном случае: «Протокол». Рекомендуется нумеровать документы, а саму последовательность устанавливать в начале каждого года. После номера документа лучше уточнить заголовок, к примеру: «Протокол № … заседания трудового коллектива….».

Согласно ГОСТа, следует в обязательном порядке указывать место проведения совещания (город, село).

Дата документа должна соответствовать дню проведения совещания. Не рекомендуется указывать дату подписания протокола, так как он может по факту оформляться на следующий день, как, впрочем, и подписываться причастными лицами.

Хранение

Для решения вопроса хранения протоколов секретарю требуется ознакомиться с внутренними документами организации. Это зависит от специфики предприятия. Документы по совещаниям советов директоров или акционеров АО хранятся постоянно. Протоколы оставляют в месте расположения действующего органа организации. Документы собраний обычно хранятся 3 или 5 лет, а затем сдаются в архив и уничтожаются на основе инструкций.

как составить протокол совещания образец

Вводная часть

В этой части образца по заполнению протокола следует указать ФИО председателя и секретаря совещания, с указанием должностей. Если встречи проводятся на регулярной основе, то ответственному лицу за его проведение рекомендуется вписать эту функцию в должностные обязанности, чтобы избежать в дальнейшем конфликтных ситуаций. Если совещание – это разовое мероприятие, то надобности во внесении изменений в должностные инструкции нет.

Если на совещании есть приглашенные лица, которые не являются сотрудниками предприятия, либо работают в организации, но редко бывают на таких встречах, то их следует указать в разделе «Приглашенные». Если указываются не сотрудники предприятия, то их должности не указываются, а запись может звучать следующим образом: «Представитель ООО «…» ФИО».

Также в этой части указываются все присутствующие лица с указанием должностей. Если участников совещания слишком много, более 15 человек, то рекомендуется не указывать их ФИО, лишь должности.

В отдельных случаях можно провести регистрацию участников, а перечень зарегистрированных лиц приложить к протоколу.

Бланк и образец 2021

В наиболее простом случае бланк выглядит так.

А в качестве образца можно выбрать такую форму:

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. В разделе «ПОСТАНОВИЛИ» с описанием решения нередко приводятся и результаты процедуры голосование, если оно было проведено на собрании. Результаты фиксируются простым суммированием голосов «ЗА», «ПРОТИВ» и воздержавшихся.

Протоколирование

Далее всю работу по протоколированию обычно выполняет секретарь совещания. Он вносит в документ все речи докладчиков, прения (если они были). Если принимается решение и проводится голосование, то это также вносится в протокол, к примеру:

«.. По третьему вопросу повестки дня, выступал….должность… ФИО… краткое содержание речи (тезисно)…

«ЗА» — 56, «ПРОТИВ» — 1, «ВОЗДЕРЖАЛИСЬ» -10….».

Другой пример, если конкретному специалисту выдано производственное задание:

«.. По пятому вопросу выступал начальника цеха № 15 ФИО..

Принято решение: назначить ответственным за поставку металлопроката – мастера цеха № 4, цеха № 15 ФИО. Срок исполнения – до …дата…».

Такие записи делаются в отдельности по каждому вопросу.

Роль документации

В каждой организации независимо от ее размера и статуса, проводятся совещания. На них обсуждаются важные вопросы, к которым относится направление деятельности компании, сложности, возникающие во время работы и другие детали. С их помощью решаются значимые проблемы, а также придумываются меры, необходимые для урегулирования вопросов. При необходимости меняется стратегия или планы развития.

Или:  Как оформить транспортную накладную

Проведение совещания

Внимание! По закону разрешено не фиксировать все действия, совершаемые на совещании, в протоколе, поэтому руководство организации самостоятельно определяет, что именно подлежит протоколированию.

Роль протокола заключается в письменной регистрации вопросов, задач, мнений и советов, озвученных во время совещания. Много внимания уделяется принятым решениям, которые подлежат реализации. Протоколирование требуется на совещаниях, где принимаются решения относительно дальнейшего развития компании. Документ необходим, если на мероприятии участвуют представители других компаний или сотрудники государственных организаций.

Выписка

В ряде случаев на предприятии может потребоваться выписка из протокола. Для этого заинтересованное лицо должно обратиться к секретарю совещания и запросить копию или выписку из протокола. Последний документа рациональнее сделать, если на совещании освещалось слишком много вопросов, а должностное лицо интересует конкретный из них, к примеру, по причине того, что он касается именно его.

Секретарь делает выписку, в которой указывается «шапка», вводная часть и основная часть. Всю повестку дня и информацию по каждому вопросу не обязательно указывать, а лишь ту часть, которая интересует лицо, которое запрашивает информацию.

Отличия краткой от полной формы

Краткий и полный протоколы отличаются содержанием, поэтому по-разному отражают ход заседания или совещания. При этом отсутствуют различия в оформлении.

В кратком протоколе фиксируются исключительно существенные моменты мероприятия, представленные обсуждаемыми вопросами, сведениями об участниках, а также принятыми решениями. Данная форма используется при срочных совещаниях или когда заседание стенографируется или записывается на диктофон.

Внимание! С помощью краткого протокола невозможно представить полный ход обсуждения всех вопросов, а также отсутствуют мнения и замечания участников.

Полный протокол содержит все мнения, разговоры и реплики. Он позволяет зафиксировать позицию каждого участника события. В основной части содержится столько разделов, сколько вопросов было обсуждено на совещании.

КАКИЕ ТЕМЫ РАЗБИРАТЬ НА ПЛАНЕРКЕ С СОТРУДНИКАМИ

По тематике планерки можно разделить следующим образом:

  1. информационные, постоянное их проведение преследует основную цель, донести до сотрудников общее состояние дел на предприятии;
  2. планерки, проводящиеся с целью выявления проблемы, и нахождения путей ее решения;
  3. планирование, распределение задач, назначение ответственных лиц за их осуществление, мотивация сотрудников, отвечающих за конкретный проект, постановка конкретных сроков;
  4. обучающие, планерки, на которых осуществляется разбор новых продуктов, методов работы, происходит обмен навыками.

Правила оформления

Протокол общего собрания собственников или участников должен грамотно составляться и полностью соответствовать нормативным требованиям законодательства РФ.

По своему содержанию документ может быть как развернутым, так и кратким изложением проведенного собрания. В полной форме отображаются все выступления, которые имели место на общем собрании совещательного органа. В краткой же форме содержатся лишь данные о выступавших, тема произнесенной речи. Краткую форму называют протоколом-схемой. Форма составления протокола определяется председателем собрания или в ходе вынесения коллегиального решения. Образец протокола общего собрания участников представлен ниже.

протокол общего собрания образец

Данный документ оформляется с соблюдением всех норм и требований делопроизводства к внесению реквизитов в соответствии с ГОСТом.

Специфика проведения виртуальных планерок

С проведением планерок, где все сотрудники физически могут находится в одном кабинете, логически все объяснимо и понятно. Но что делать, когда необходимо провести мероприятие с сотрудниками из другого филиала, находящегося на большом расстоянии, либо с удаленными работниками?

В подобном случае не имеет смысла отменять их проведение, ведь благодаря современным средствам коммуникации, можно обеспечить виртуальное присутствие необходимых лиц. Для проведения можно использовать специальные программы, такие как skype или другие современные программы.

Тем не менее в подобного рода планерках, также есть свои особенности, к которым нужно отнестись с большой внимательностью:

1. Обеспечение стабильного интернета, увеличение скорости соединения. За 15-20 минут осуществить тестовую проверку связи, проверить технические моменты (звук, изображение).

2. При возникновении технических неполадок лучше перенести плановое мероприятие до момента устранения ошибок, если нет срочности для проведения планерки.

3. При проведении совещания, оптимальным вариантом будет использование презентации, с целью более наглядного преподнесения информации.

4. Проверять наличие обратной связи от слушателей, с помощью вопросов, голосований и прочих способов взаимодействия с сотрудниками и участниками беседы.

5. Для каждого вопроса отводить определенное время, с целью более плотного и эффективного проведения совещания. Потому, как односторонний монолог с экрана быстро утомляет и ведет у слушателя к отвлеченности внимания.

Источник



Что такое протокол и когда он составляется — примеры и образцы

В любой организации, где существуют постоянные или временные коллегиальные органы (комиссии), оформляется протокол, примеры, бланки и образцы которых предлагаем скачать в данной статье.

Коллегиальностью является принцип управления предприятием, когда главные управленческие решения принимаются не единолично, а уполномоченными лицами, обладающие равными правами. Принятые решения закрепляются документально в протоколе.

Что такое протокол и когда он составляется?

В системе организационно-распорядительных документов протоколу отведено особое место, он фиксирует ход обсуждения коллегиальным органом вопросов. С одной стороны, он имеет отношение к справочно-информационной документации, включает в себя сведения о процессе переговоров, с другой — документ содержит постановляющую часть, и рассматривается как распорядительная бумага.

Термин «протокол» — многопрофильное понятие. Еще в древние времена закрепился общий смысл документа, характеризующий его применение для фиксирования событий, договоренностей и фактов.

Многочисленные трактовки слова не имеют между собой особенных отличий, но они существуют и их необходимо выделить, определяя значение для определенной сферы жизнедеятельности.

Протокол — ярко структурированный документ, где выделяются базовые особенности:

  • обособленность, независимость от других правовых актов (в большинстве моментов);
  • значимость при рассмотрении определенного вопроса (в деловых переговорах, в сфере юриспруденции);
  • типовая структура оформления, шаблонный текст документа вне зависимости от сферы применения.

Менее отличительными моментами является общие сведения предназначения, которые заключаются в оформлении и сохранности информации о некоторых событиях, явлениях.

Какие бывают — виды

Существует несколько видов документа:

  • Краткий — записываются вопросы, обсуждавшиеся на заседании, ФИО докладчиков и принятые решения. Данная разновидность протокола рекомендована в случаях, когда проводится оперативное совещание или при условии передачи докладов и текстов секретарю.
  • Полный — фиксируются, кроме насущных, принятых управленческих решений и фамилий выступавших, также полная информация, передающая смысл докладов и выступлений членов заседания. Подобный вид позволяет детально задокументировать подробную картину совещания.
  • Стенографический — составляется на основании ответа о заседании (стенографического), дословно передается процедура обсуждения рабочих моментов и их решений.

Все разновидности протоколов оформляются на фирменном бланке организации с фиксацией наименования документа.

Как оформляется — основные реквизиты

Члены общества к общему мнению приходят путем голосования. Протоколы отображают деятельность предприятия детально, в правовых актах указывается информация об их составлении и содержании.

В первую очередь, на совещании необходимо включить диктофон. Далее записываются основные моменты: ФИО слушателей и докладчиков, коллегиальные решения. Не стоит упускать данных инициаторов вопросов, дополнений, кроме основного выступающего.

Нюансы оформления документа:

  • срок оформления оперативного протокола составляет 1-2 дня, полного — 3-5 дней;
  • при наличии черновика процедура составления облегчается, в него требуется внести изменения и дополнения после прослушивания диктофонной записи;
  • регистрация документа осуществляется после подписи руководителем;
  • протокол рассылается всем участникам совещания, выписки — приглашенным из сторонних компаний;
  • контроль за сроками исполнения решений строго соблюдается, удобнее это сделать при электронном документообороте.

В текстовой части протокола выделяются разделы:

  • «Слушали» — при кратком содержании указывается лишь фамилия выступающего, в полном варианте — также фиксируются ФИО докладчика и полный текст документа. Секретарем пишется вся информация, отчет. Если выступающий представляет в письменном виде вопросы для общего пользования, то в поле темы делается отметка о приложении текста. Копия с содержанием подшивается к протоколу.
  • «Выступили» — в укороченной разновидности документа обозначаются фамилии лиц, предложившим возможные варианты решения неоднозначных моментов в организации. В полном виде отображаются все данные, прозвучавшие на конференции. К ним относится встречные высказывания, обсуждения, споры.
  • «Постановили» — фиксируется общее мнение, принятое при помощи голосования. Формулировка решения должна звучать кратко и понятно без лишних деталей. Информация отображается без многозначного толкования, все крайне точно. Здесь фиксируются фамилии людей, принимавших участие в голосовании (поддержавших идеи, выступивших против или воздержавшихся от высказываний). В решении может быть неограниченное число пунктов, которые нумеруются в порядке значимости.

Каждый раздел пишется с новой строки.

Если какой-то участник имеет собственное видение разрешения той или иной ситуации, то свои мысли он вправе изложить в письменном виде на отдельном листе, который также подшивается к протоколу, о выписке делается отметка.

После заседания копируется бланк протокола с обязательным заверением печатью для должностных лиц. Запись оформляется на бумаге или с использованием электронных носителей, в зависимости от установленных требований и стандартов.

Протокол является одним из основных управленческих документов и включается в состав единой системы, отвечающей за порядок учета организационно-распорядительных бумаг в компании. Важно понимать, что в любой организации есть документация, названная протоколом, но не попадающая под его стандартное определение. При коммерческом сотрудничестве с контрагентами оформляются протоколы, фиксирующие планы, разногласия и согласования.

Источник

Протокол собрания учредителей

Документ под названием «Протокол собрания учредителей» – один из важнейших в пакете документации, сопровождающем текущую деятельность предприятий и организаций, находящихся в организационно-правовом статусе ЗАО, ОАО, ООО или ПАО.

Или:  Семь стадий разработки нового продукта

К составлению протокола нужно относиться в высшей степени внимательно, поскольку он относится к категории значимых документов, способных влиять на деятельность фирмы.

Необходимо учитывать и тот факт, что в случае спорных и конфликтных ситуаций, данный документ может быть оспорен в суде.

  • Бланк и образец
  • Бесплатная загрузка
  • Онлайн просмотр
  • Проверено экспертом

Зачем нужен протокол собрания учредителей

Уже начиная с самого открытия Общества, собрание учредителей устанавливает некоторые правила и порядок его работы, утверждает формы документов, назначает ответственных лиц и т.д. и все это подробнейшим образом фиксируется в данном документе. В процессе дальнейшей деятельности протокол также периодически бывает необходим.

Следует отметить то, что документ применяется в двух типах ситуаций:

  1. первые четко определены законом (открытие-закрытие Общества, утверждение Устава, выход участников, назначение директора, распределение доходов и убытков и т.п.),
  2. вторые – факультативные или говоря иначе добровольные (рассмотрение и прием нормативных актов, согласование сделок и т.д.).

Что делать если кто-то из участников собрания учредителей голосует «против»

Обычно учредители компаний сходятся во мнениях, но, как в любом правиле, здесь есть свои исключения, и иногда кто-то бывает против большинства. В этом случае, мнение участника следует занести в документ с обоснованием и приложением документов (если таковые были предоставлены). В дальнейшем данный учредитель в течение двух месяцев может обжаловать решение собрания в судебном порядке.

Если же в суд надумает обратиться участник собрания, проголосовавший «за» решение какого-либо вопроса в установленном общим собранием порядке, и это было зафиксировано в протоколе должным образом, то его шансы на успешное завершение судебного разбирательства будет крайне невелики, поэтому в таких случаях, лучше попытаться договориться с соучредителями мирным путем.

Порядок проведения собрания учредителей

Как было сказано выше, поводом для собрания учредителей могут послужить самые разные обстоятельства. Порядок действия здесь такой:

    сначала общим голосованием назначается председатель собрания и секретарь (правда, данная процедура не носит обязательный характер, поскольку довольно часто в составе учредителей Общества всего два участника).

При этом, если председателем собрания должен являться обязательно один из учредителей организации, то секретарем может быть абсолютно любой сотрудник предприятия.

Функция секретаря – протоколирование действий собравшихся и внесение всех необходимых записей в документ, а также обеспечения участников нужным количеством копий.

В некоторых случаях собрание утверждает схему голосования, которое может проходить путем простого поднятия рук или же протоколированием мнений.

На собрании может обсуждаться как один вопрос, так и сразу несколько. Все они обязательно должны быть вписаны в протокол.

Правила написания и оформления документа

Протокол собрания учредителей не имеет строго установленного, унифицированного образца, писать его можно в свободном виде. Как правило, на предприятиях имеется шаблон документа, по которому он и оформляется. Основное условие: протокол должен содержать сведения

  • о компании,
  • дате составления,
  • участниках собрания,
  • теме (если их несколько, они указываются отдельными пунктами)
  • и решении.

Документ можно писать как от руки, так и печатать на компьютер, большой разницы здесь нет, главное, чтобы он обязательно содержал оригинальные подписи всех собравшихся учредителей. Заверять печатью его не нужно – во-первых, он относится к внутренним документам предприятия, во-вторых, с 2016 года юридические лица на законном основании освобождены от обязательства удостоверять свои бумаги оттисками печатей и штампов.

Писать протокол можно как на фирменном бланке организации, так и на стандартном листе А4 формата в том количестве экземплярах, в котором это необходимо.

После проведения собрания, в течение десяти дней каждого его участника следует обеспечить своим экземпляром протокола, а одну копию, заверенную по всем правилам, передать на хранение в архив организации, где она должна содержаться ровно столько, сколько полагается по закону для подобного рода документов.

Пример составления протокола

Здесь представлен самый простой вариант протокола собрания учредителей, на основе которого легко можно понять, как составлять более сложные документы.

Вначале бланка пишется

  • наименование компании (в полном соответствии с учредительными документами),
  • населенный пункт, в котором осуществляет деятельность предприятие
  • и дата собрания.

Строкой ниже вписывается номер протокола (по внутреннему документообороту организации).

Далее идет описательная часть:

  1. по порядку перечисляются участники (вписывается фамилия, имя, отчество полностью и размер доли в уставном капитале),
  2. назначается председатель и секретарь (при необходимости),
  3. указываются вопросы, стоящие на повестке дня (отдельными пунктами),
  4. вписывается решение (также отдельными пунктами по каждому вопросу).

Если собранию были представлены какие-либо документы, которые сыграли свою роль при обсуждении вопросов, их нужно обязательно указать в приложении. В завершение протокол обязательно должен быть подписан всеми участниками собрания, включая секретаря (если таковой имел место быть).

Источник

Как оформляется протокол собрания образец

К таким мероприятиям обычно готовятся тщательно. На крупных предприятиях часто есть сотрудник, который ответственен за подготовку встреч, это может быть помощник руководителя, секретарь или референт. Этот человек формирует все накопившиеся вопросы, которые требуется решить, оповещает всех причастных лиц о времени и месте проведения совещания.

Интересный факт, что участие в совещаниях является частью должностных обязанностей работников предприятия, поэтому отказаться от него можно только по уважительной причине.

Ведет совещание обычно руководитель компании, но это может быть и другое назначенное лицо. Этот специалист оглашает вопросы и проводит голосование. Ведение самого же протокола совещания по образцу, принятому на предприятии, может осуществляться человеком, ответственным за организацию мероприятия или самим ведущим.

Руководство предприятия вправе установить процедуру подписания протокола всеми должностными лицами, которых касаются принятые решения на совещании.

Подготовка

Чтобы совещание было эффективным, руководящим сотрудникам нужно знать о следующих правилах:

  1. Нужно четко определить тему и желаемые итоги. Это позволит организованно провести мероприятие.
  2. Тщательная разработка повестки дня. Нужно установить последовательность рассмотрения вопросов. При этом начинать лучше с легких вопросов, переходя к более сложным.
  3. Необходимо ознакомить участников с фактами, которые будут обсуждаться. Это лучше делать до совещания.
  4. Нужно заранее отправить приглашение лицам, которые должны присутствовать. Если некоторые не смогут помочь в решении вопросов, но должны знать результаты мероприятия, то им нужно предоставить протокол.
  5. Место совещания должно выбираться на основе его целей. Условия размещения людей имеют важное значение в создании деловой обстановки.

протокол совещания при директоре образец

Эти нюансы являются основными в подготовке к совещанию. При их соблюдении мероприятие будет проведено эффективно и организованно.


Правила составления документа

Четкой формы образца протокола совещания нет, поэтому руководство компании вправе самостоятельно определять его. В тоже время существуют общие принципы составления подобных деловых документов, которых рекомендуется придерживаться.

Что должно содержаться в документе:

  • дата, место проведения;
  • номер документа (при условии, что ведется регистрация таких документов);
  • наименование предприятия, если совещание проводится в отдельном структурном подразделении, то об этом также вносится информация;
  • полный перечень лиц, присутствующих на встрече, с указанием должностей и ФИО;
  • данные о лице, которое ведет собрание и протоколирует все происходящее.

Основная часть протокола (по образцу) должна содержать:

  • все вопросы, которые поставлены на повестку дня;
  • если проводилось голосования, то зафиксированные результаты;
  • принятые решения;
  • краткое содержание выступлений участников.

В ряде случаев в протокол вносят четкие сроки выполнения того или иного задания, чтобы дисциплинировать сотрудников, ответственных за исполнение.

Допускается к протоколу прилагать документы, отражающие суть проблем, которые решались на совещании. На собрании можно проводить фото- и видео фиксацию, но при условии, что все участники согласны.

Пример составления протокола производится на листе бумаги формата А4, допускается другой размер документа на фирменном бланке предприятия. Обычно фиксируется только один экземпляр протокола, копии которого выдаются причастным лицам. Документ может составляться как вручную, так и в печатном виде.

ПРОТОКОЛ № ___ общего собрания работников

г. ________________ «___»_____________ 20__г.

Всего работников организации –_____ человек

Присутствует на собрании – _____ человек (список прилагается).

Предложили: избрать председателем собрания ___________, секретарём – ___________.

ПОСТАНОВИЛИ:

Избрать председателем собрания ___________, секретарём – ___________.

Голосовали: «за» _____ человек; «против» _____ человек, воздержались _____ человек

Принято: единогласно, большинством голосов и т.п.

СЛУШАЛИ:

Лаговазов К.М. – предложил утвердить повестку дня собрания об утверждении требований работодателю о невыполнении им коллективного договора в части положения коллективного договора в части предоставления работникам, работающим свыше 10 лет дополнительного отпуска, 7 календарных дней.

ПОСТАНОВИЛИ:

Повестку дня утвердить.

Голосовали: «за» _____ человек; «против» _____ человек, воздержались _____ человек

Принято: единогласно, большинством голосов и т.п.

ПОВЕСТКА ДНЯ

Об утверждении требований работодателю о выполнении им коллективного договора в части положения коллективного договора в части предоставления работникам, работающим свыше 10 лет дополнительного отпуска, 3 календарных дня.

СЛУШАЛИ:

Выступила Фродорова Е.А., председатель ООО «Баромир», о нарушении работодателем положения коллективного договора в части предоставления работникам, работающим свыше 10 лет дополнительного отпуска, 3 календарных дня. Иванов А.А предложил:

1.Утвердить требования о выполнении условий коллективного договора, для чего до «__»_________ 20__ года издать приказ о предоставлении работникам, работающим свыше 10 лет дополнительного отпуска , 3 календарных дней на собрании работников.

2. В случае отказа работодателя в удовлетворении выдвинутого требования или несообщения своего решения вступить в коллективный трудовой спор:

Или:  КРИЗИС 3 ЛЕТ У ДЕТЕЙ статья младшая группа по теме

создать примирительную комиссию, уполномочив представлять интересы работников в примирительных процедурах председателя профкома Фродорова А.А., члена профкома Лаговазова И.И.

ВЫСТУПИЛИ:

1.Р.Р. Симонова, лаборант – предложила поддержать предложение председателя профсоюзного комитета Фродорова А.А.

2. М.М. Фролова, бухгалтер – предложила утвердить требования о выполнении условий коллективного договора, для чего до «__»_________ 20__ года издать приказ о предоставлении работникам, работающим свыше 10 лет дополнительного отпуска , 3 календарных дней на собрании работников.

ПОСТАНОВИЛИ:

1.Утвердить требования о выполнении условий коллективного договора, для чего до «__»_________ 20__ года издать приказ о предоставлении работникам, работающим свыше 10 лет дополнительного отпуска , 3 календарных дней на собрании работников.

2. В случае отказа работодателя в удовлетворении выдвинутого требования или несообщения своего решения вступить в коллективный трудовой спор:

создать примирительную комиссию, уполномочив представлять интересы работников в примирительных процедурах председателя профкома Фродорова А.А., члена профкома Лаговазова И.И.

3. Предоставить право представителям работников участвовать во всех примирительных процедурах рассмотрения коллективного трудового спора, принимать решения по урегулированию коллективного трудового спора, заключать соглашения с правом подписи.

Голосовали: «за» — ______ человек; «против» — ______ , воздержались — ______ человек.

Принято: единогласно, большинством голосов и т.п.

Скачать документ «Образец протокола общего собрания работников»

«Шапка» документа

Рекомендуется проводить оформление протокола по образцу с учетом требований ГОСТа Р 6.30-2003. В этом документе указывается, что «шапка» должна содержать обязательно полное наименование предприятия, организационно-правовую форму. Если у организации есть официальное сокращенное название, то допускается его использование. Далее прописывается вид (название) документа, в данном случае: «Протокол». Рекомендуется нумеровать документы, а саму последовательность устанавливать в начале каждого года. После номера документа лучше уточнить заголовок, к примеру: «Протокол № … заседания трудового коллектива….».

Согласно ГОСТа, следует в обязательном порядке указывать место проведения совещания (город, село).

Дата документа должна соответствовать дню проведения совещания. Не рекомендуется указывать дату подписания протокола, так как он может по факту оформляться на следующий день, как, впрочем, и подписываться причастными лицами.

Хранение

Для решения вопроса хранения протоколов секретарю требуется ознакомиться с внутренними документами организации. Это зависит от специфики предприятия. Документы по совещаниям советов директоров или акционеров АО хранятся постоянно. Протоколы оставляют в месте расположения действующего органа организации. Документы собраний обычно хранятся 3 или 5 лет, а затем сдаются в архив и уничтожаются на основе инструкций.

как составить протокол совещания образец

Вводная часть

В этой части образца по заполнению протокола следует указать ФИО председателя и секретаря совещания, с указанием должностей. Если встречи проводятся на регулярной основе, то ответственному лицу за его проведение рекомендуется вписать эту функцию в должностные обязанности, чтобы избежать в дальнейшем конфликтных ситуаций. Если совещание – это разовое мероприятие, то надобности во внесении изменений в должностные инструкции нет.

Если на совещании есть приглашенные лица, которые не являются сотрудниками предприятия, либо работают в организации, но редко бывают на таких встречах, то их следует указать в разделе «Приглашенные». Если указываются не сотрудники предприятия, то их должности не указываются, а запись может звучать следующим образом: «Представитель ООО «…» ФИО».

Также в этой части указываются все присутствующие лица с указанием должностей. Если участников совещания слишком много, более 15 человек, то рекомендуется не указывать их ФИО, лишь должности.

В отдельных случаях можно провести регистрацию участников, а перечень зарегистрированных лиц приложить к протоколу.

Бланк и образец 2021

В наиболее простом случае бланк выглядит так.

А в качестве образца можно выбрать такую форму:

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. В разделе «ПОСТАНОВИЛИ» с описанием решения нередко приводятся и результаты процедуры голосование, если оно было проведено на собрании. Результаты фиксируются простым суммированием голосов «ЗА», «ПРОТИВ» и воздержавшихся.

Протоколирование

Далее всю работу по протоколированию обычно выполняет секретарь совещания. Он вносит в документ все речи докладчиков, прения (если они были). Если принимается решение и проводится голосование, то это также вносится в протокол, к примеру:

«.. По третьему вопросу повестки дня, выступал….должность… ФИО… краткое содержание речи (тезисно)…

«ЗА» — 56, «ПРОТИВ» — 1, «ВОЗДЕРЖАЛИСЬ» -10….».

Другой пример, если конкретному специалисту выдано производственное задание:

«.. По пятому вопросу выступал начальника цеха № 15 ФИО..

Принято решение: назначить ответственным за поставку металлопроката – мастера цеха № 4, цеха № 15 ФИО. Срок исполнения – до …дата…».

Такие записи делаются в отдельности по каждому вопросу.

Роль документации

В каждой организации независимо от ее размера и статуса, проводятся совещания. На них обсуждаются важные вопросы, к которым относится направление деятельности компании, сложности, возникающие во время работы и другие детали. С их помощью решаются значимые проблемы, а также придумываются меры, необходимые для урегулирования вопросов. При необходимости меняется стратегия или планы развития.

Проведение совещания

Внимание! По закону разрешено не фиксировать все действия, совершаемые на совещании, в протоколе, поэтому руководство организации самостоятельно определяет, что именно подлежит протоколированию.

Роль протокола заключается в письменной регистрации вопросов, задач, мнений и советов, озвученных во время совещания. Много внимания уделяется принятым решениям, которые подлежат реализации. Протоколирование требуется на совещаниях, где принимаются решения относительно дальнейшего развития компании. Документ необходим, если на мероприятии участвуют представители других компаний или сотрудники государственных организаций.

Выписка

В ряде случаев на предприятии может потребоваться выписка из протокола. Для этого заинтересованное лицо должно обратиться к секретарю совещания и запросить копию или выписку из протокола. Последний документа рациональнее сделать, если на совещании освещалось слишком много вопросов, а должностное лицо интересует конкретный из них, к примеру, по причине того, что он касается именно его.

Секретарь делает выписку, в которой указывается «шапка», вводная часть и основная часть. Всю повестку дня и информацию по каждому вопросу не обязательно указывать, а лишь ту часть, которая интересует лицо, которое запрашивает информацию.

Отличия краткой от полной формы

Краткий и полный протоколы отличаются содержанием, поэтому по-разному отражают ход заседания или совещания. При этом отсутствуют различия в оформлении.

В кратком протоколе фиксируются исключительно существенные моменты мероприятия, представленные обсуждаемыми вопросами, сведениями об участниках, а также принятыми решениями. Данная форма используется при срочных совещаниях или когда заседание стенографируется или записывается на диктофон.

Внимание! С помощью краткого протокола невозможно представить полный ход обсуждения всех вопросов, а также отсутствуют мнения и замечания участников.

Полный протокол содержит все мнения, разговоры и реплики. Он позволяет зафиксировать позицию каждого участника события. В основной части содержится столько разделов, сколько вопросов было обсуждено на совещании.

КАКИЕ ТЕМЫ РАЗБИРАТЬ НА ПЛАНЕРКЕ С СОТРУДНИКАМИ

По тематике планерки можно разделить следующим образом:

  1. информационные, постоянное их проведение преследует основную цель, донести до сотрудников общее состояние дел на предприятии;
  2. планерки, проводящиеся с целью выявления проблемы, и нахождения путей ее решения;
  3. планирование, распределение задач, назначение ответственных лиц за их осуществление, мотивация сотрудников, отвечающих за конкретный проект, постановка конкретных сроков;
  4. обучающие, планерки, на которых осуществляется разбор новых продуктов, методов работы, происходит обмен навыками.

Правила оформления

Протокол общего собрания собственников или участников должен грамотно составляться и полностью соответствовать нормативным требованиям законодательства РФ.

По своему содержанию документ может быть как развернутым, так и кратким изложением проведенного собрания. В полной форме отображаются все выступления, которые имели место на общем собрании совещательного органа. В краткой же форме содержатся лишь данные о выступавших, тема произнесенной речи. Краткую форму называют протоколом-схемой. Форма составления протокола определяется председателем собрания или в ходе вынесения коллегиального решения. Образец протокола общего собрания участников представлен ниже.

протокол общего собрания образец

Данный документ оформляется с соблюдением всех норм и требований делопроизводства к внесению реквизитов в соответствии с ГОСТом.

Специфика проведения виртуальных планерок

С проведением планерок, где все сотрудники физически могут находится в одном кабинете, логически все объяснимо и понятно. Но что делать, когда необходимо провести мероприятие с сотрудниками из другого филиала, находящегося на большом расстоянии, либо с удаленными работниками?

В подобном случае не имеет смысла отменять их проведение, ведь благодаря современным средствам коммуникации, можно обеспечить виртуальное присутствие необходимых лиц. Для проведения можно использовать специальные программы, такие как skype или другие современные программы.

Тем не менее в подобного рода планерках, также есть свои особенности, к которым нужно отнестись с большой внимательностью:

1. Обеспечение стабильного интернета, увеличение скорости соединения. За 15-20 минут осуществить тестовую проверку связи, проверить технические моменты (звук, изображение).

2. При возникновении технических неполадок лучше перенести плановое мероприятие до момента устранения ошибок, если нет срочности для проведения планерки.

3. При проведении совещания, оптимальным вариантом будет использование презентации, с целью более наглядного преподнесения информации.

4. Проверять наличие обратной связи от слушателей, с помощью вопросов, голосований и прочих способов взаимодействия с сотрудниками и участниками беседы.

5. Для каждого вопроса отводить определенное время, с целью более плотного и эффективного проведения совещания. Потому, как односторонний монолог с экрана быстро утомляет и ведет у слушателя к отвлеченности внимания.

Источник