Как оформляется копия трудовой книжки для кредита
Как заверить копию трудовой книжки правильно?
Копия трудовой книжки может потребоваться каждому человеку и объясняется это тем, что сам оригинал этого документа на протяжении всего срока трудоустройства человека не может выноситься из стен организации. Поэтому при возникновении необходимости предоставления дубликата трудовой работник должен обратиться в отдел кадров организации, при отсутствии же такого подразделения на предприятии эта задача выполняется самим руководителем организации, в чьем ведении и находится ведение, внесение записей и хранение трудовых книг работников.
Как и к другим документам, к ксерокопии трудовой книжки предъявляются определенные требования. Для того чтобы дважды не исправлять ошибки, тем самым тратя на это личное время, каждый человек должен знать, как именно должна быть оформлена ксерокопия трудовой, об этом и пойдет речь в данной статье.
Образец заверения трудовой книжки
В случае возникновения необходимости предоставить заверенную копию трудовой, прежде чем обращаться за ее получением к кадровику по месту работы лучше ознакомиться с образцами подобных копий и обратить внимание, как именно ксерокопия должна быть оформлена, какие надписи обязательны и каким образом должны быть проставлены печати.
Оптимальным способом будет более подробно уточнить о требованиях к дубликату трудовой и ее заверению по месту требования, такой подход позволит сэкономить как время работника, так и кадровика.
Копия трудовой книжки
При начале трудовой деятельности гражданином на первом месте работы кадровым отделом заводится на нового работника трудовая книжка. В этот документ вносится не только сведения о принятии на работу, но и другие отметки, такие как:
- Повышение квалификации (разряда, категории, звания).
- Переход из одного структурного подразделения предприятия в другое.
- Пребывание женщин в декретном и отпуске по уходу за ребенком.
Таким образом, вполне допустимо назвать трудовую книгу, паспортом гражданина на месте работы. Поэтому и копия этого документа не может быть просто отксерокопирована, она должна быть соответствующим способом заверена.
В каких случаях нужна копия трудовой книжки
Очень часто в жизни могут возникнуть ситуации, когда в той или иной государственной инстанции или в каком-то учреждении для оформления документов может потребоваться ксерокопия трудовой книги, так ее могут запросить в следующих ситуациях:
- Повышение квалификации (разряда, категории, звания).
- Переход из одного структурного подразделения предприятия в другое.
- Пребывание женщин в декретном и отпуске по уходу за ребенком.
Как видно из данного перечня, случаев запроса копии трудовой предостаточно, а если учесть, что в учреждениях часто бывают большие очереди, как, например, при оформлении загранпаспорта, лучше будет человеку знать каким образом должен быть оформлен дубликат, в этом случае это позволит значительно сэкономить время.
Формат копии
Очень часто на практике встречаются случаи снятия ксерокопии с трудовой в виде четырех страниц документа на одном офисном листе бумаги стандартного формата, объясняется выполнение ксерокопирование таким образом элементарно- экономией бумаги. Но такой вариант многими организациями не принимается и возвращается с требованием предъявления ксерокопии подобно оригиналу, то есть одного разворота на одном листе офисной бумаги.
Нельзя не упомянуть и о желательном оформлении копии схоже оформлению книги, так как оно более удобно для прочтения и восприятия информации, изложенной на этом носителе информации, в отличие от альбомного. Если учесть, что данный бумажный носитель в дальнейшем будет подшит к делу, то оформлении копии подобно книге избавит от необходимости переворачивания документа, что не всегда бывает удобно.
Отметка о копийности
Как уже упоминалось выше дубликат трудовой книги это непросто скопированная бумага, он в обязательном порядке подлежит соответствующим образом заверению, то есть на каждом листочке обязательно проставление пометки, свидетельствующей о том, что это копия.
Однако, вот в этом пункте и есть двоякость, так как единственный ГОСТ, в котором прописываются правила заверения документа, гласит о том, что достаточно на каждой страничке поставить пометку «Верно», но во многих инстанциях требуют дубликата, на котором сделана надпись «Копия верна».
С одной стороны, это можно признать за противоречие между практикой и нормативными требованиями, но с другой, если учесть, что этот ГОСТ относится ко всем видам документов, а не только к ксерокопиям трудовых книг это вполне объяснимо.
К тому этот нормативный документ носит необязательный, а рекомендательный характер, то намного проще еще на этапе заверения отксерокопированных листов упомянуть о желаемой отметке это избавит и секретаря от повторной работы и человека, обратившегося за дубликатом, от лишних временных потерь.
Подпись заверяющего лица
На дубликате трудовой книги кроме отметки о том, что данный документ является копией, должна присутствовать и подпись сотрудника организации, который уполномочен заверять такого рода бумаги. При наличии в организации отдела кадров, это – подпись заведующего этого подразделения, если же по тем или иным причинам такого в организации нет, то ксерокопия трудовой должна быть заверена подписью руководителя организации.
Печать
Сверху подписи, заверившего ксерокопию трудовой обязательно присутствие печати, таким образом, документ будет иметь большую защищенность от подделок. Штамп на дубликат может быть поставлен как руководителем преприятия, так и заведующим отдела кадров, если копия заверяется данным отделом. Нужно учесть один немаловажный момент, печать ни в коем случае не должна закрывать надпись о том, что это копия и в то же время не должна располагаться на пустом месте.
На ксерокопии трудовой, как и в любом другом документе должна быть указана дата оформления этого дубликата, этот момент очень важен, так как он является показателем достоверности данных, которые отражены на этих листах бумаги. Так, например, если работник запрашивает копию для предоставления в кредитную организацию, то сведения о трудоустройстве играют ключевую роль при принятии банком положительного или отрицательного решения для выдачи займа, обратившемуся клиенту.
Основная масса банков нашей страны устанавливает срок годности этой копии в один календарный месяц. Форма же проставления даты выдачи копии может быть любой: как цифрами, так и прописаны словами, нередко можно встретить и оформление в виде сочетания цифрового и словарного обозначения даты заверения ксерокопии трудовой.
Срок действия копии трудовой книжки
Работник имеет право предоставить ксерокопию трудовой в течение месяца, с того дня когда она была заверена, если же в течение этих тридцати дней в основной трудовой документ человека были внесены новые записи и поправки, то в этом случае ранее полученная копия становится недействительной, так как не содержит всех данных, которые имеются в подлиннике.
Но учреждения, в которые предъявляются эти копии, могут и сократить этот срок, так часто в требованиях банков можно встретить цифру в 14 дней. Это не является нарушением, а вполне правомочное явление.
Отметка о подлиннике
Сведения о местонахождении самого документа необязательно должны быть указаны, поэтому на практике можно встретить двоякое оформление данного пункта. Объясняется же это тем, что трудовая книга не может быть выдана на руки работнику на всем протяжении времени работы в этой организации. Получить сам оригинал можно только при увольнении, при завершении последнего рабочего дня. Поэтому и сведений об оригинале в большинстве случаев на отксеренных бумагах не содержится.
Как правильно заверить копию трудовой книжки
Для заверки ксерокопии основного трудового документа нужно сделать ксерокопию всех страничек трудовой книги. Ксерокопия должна быть качественной, не следует менять масштабность на аппарате, после того как все листы документа, на которых имеются записи, будут отксерокопированы. Их нужно заверить.
На последней отксеренной странице должны быть указаны следующие сведения:
- Номер исходящей записи.
- Прописано, то что работник по сегодняшний день является таковым.
- Точная дата оформления копии.
- ФИО, заверившего эту копию, с указанием занимаемой им должности.
- Штамп организации.
Кроме этого, внизу каждой странички копии должно быть указано, что это копия, кем и когда она выдана, и обязательно наличие печати. Печать проставляется не на пустом чистом месте листа, а если учесть размер трудовой и размер офисной бумаги, то пустого пространства там будет достаточно. Штамп же должен быть поставлен именно на трудовой.
Способы заверения
В делопроизводственной практике можно встретить два способа заверения копий основных трудовых документов граждан:
Разница между этими способами заключается в том, что в первом случае вся информация о факте заверки проставляется на каждой страничке копии, во втором же сведения о дубликатности и заверке записываются только на последний лист, то есть на подшитый дополнительный листок.
Второй способ является менее гарантирующим подлинность, так как при желании листы копии трудовой могут быть с легкостью заменены, поэтому большую популярность получала постраничный способ заверки.
Дополнительные надписи
Во многих организациях, для предъявления в которые и заверяется ксерокопия трудовой, выносится такое требование, как обязательное присутствие после последней записи в трудовой упоминания о том, что работник до нынешнего дня трудоустроен в этом предприятии. Но вследствие того, что такого требования нет в правилах оформления трудовых книг в большинстве случаев таких записи кадровиками не выполняются.
В результате этой двоякости заверенные копии с первого раза не принимаются и работник бывает вынужден переделывать ксерокопию согласно выдвинутым требованиям. Нужно отметить, что в таких случаях уже кадровики вносят такие изменения, но тем самым нарушают основной свод правил, которым руководствуются. Ведь, если рассуждать логически, то отсутствие записи об увольнении является прямым доказательством, того что работник и по сей день трудится в данной организации.
Штампы
На предприятиях с большим числом работников для ускорения процесса заверки дубликатов трудовых используются штампы, то есть своеобразная печать , в которой уже присутствуют все пометки, необходимые для того, чтобы снятая ксерокопия трудовой считалась действительной, а вручную же работнику при их использовании нужно поставить только лишь свою подпись.
В нынешнее время признаются действительными как ксерокопии, заверенные вручную, так и проштампованные. Поэтому увидев штамп, на ксерокопии трудовой не стоит опасаться.
Заверенная копия трудовой довольно востребованный документ, если учесть, как часто люди в нынешнее время обращаются за кредитами или оформляют загранпаспорта.
Во всех этих и во многих других случаях обязательно среди других документов должен присутствовать и этот, поэтому не стоит относиться к нему как к обычной отксерокопированной бумаге, а желательно знать каким образом он должен быть оформлен. Это позволит избежать лишних затрат времени на решение бюрократических задач.
Источник
Заверение трудовой книжки в 2020 году по-новому: образцы
Заверение трудовой книжки с 2020 года делайте по-новому ГОСТу. Правила в нем рекомендательные, но безопаснее использовать их, чтобы избежать штрафа. Заверение трудовой книжки в 2020 году зависит от того, куда ее представляют. Образцы смотрите в статье.
Общие правила заверения копии трудовой книжки в 2020 году
В 2020 году компания сама решает, как будет заверять копии документов для сотрудников. Можно разработать свой порядок или ориентироваться на правила из нового ГОСТ Р 7.0.97-2016 (приказ Росстандарта от от 25.05.2017 № 435-ст).
Ранее действовал ГОСТ Р 6.30-2003 (постановление Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст). Сравнение старых и новых правил смотрите в таблице ниже. О том, как по новым правилам оформлять копии и выписки для работников и налоговиков, рассказали эксперты Системы Главбух.
Таблица 1. Сравнение новых и старых правил заверения трудовой книжки.
| Для чего нужна копия трудовой книжки | Старые правила | Новые правила |
|---|---|---|
| Для внутреннего пользования | Напишите: «Верно», должность лица, который ее заверяет, его подпись с расшифровкой и дату заверения | Аналогично старым правилам |
| Для другой организации | В отличие от старых правил новый порядок требует ставить на копиях отметку, где хранится оригинал |
Новый ГОСТ — это рекомендованный стандарт. Применять его не обязательно. Но лучше оформлять копии трудовых книжек по новым стандартным правилам из ГОСТа. Они понятны всем — и тем, кто выдает документ, и тем, кто получает. Также тот факт, что безопаснее заверять копии документов с учетом новых требований, подтверждает и судебная практика (вопрос 2 Обзора судебной практики, утв. Президиумом Верховного суда 20.06.2012).
Правила из ГОСТа обязательны только для тех организаций, которые утвердят это в своем внутреннем документе, например в положении или приказе. О том, как составить организационные и распорядительные документы на 2020 год, рассказали эксперты Системы Главбух.
Заверение трудовой книжки в 2020 году
По новому ГОСТу есть два варианта отметок на копии документа. Какой вариант выбрать, зависит от того, кому нужна копия – внутренним или внешним пользователям (п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016). Варианты заверительных надписей для разных случаев найдете ниже в образцах.
Для внутреннего пользования. По новому ГОСТу на копии, которую компания делает для себя, надо поставить отметку «Верно» («Копия верна»). Рядом должны быть должность работника, который отвечает за заверение документов, его личная подпись и расшифровка, дата заверения копии, печать организации или отдела кадров
Образец заверения трудовой книжки для внутреннего пользования
Для другой организации. При оформлении документа для других юридических лиц дополнительно к заверительной надписи укажите место, где храните оригинал документа. Например, «Подлинник документа находится в ООО “Альфа” по адресу: г. Москва, Новослободская ул., д. 6, оф. 14а в деле № 145 за 2017 год». Надпись заверьте печатью, если компания не отказалась от ее использования.
Образец заверения трудовой книжки для другой компании в 2020 году
Заверить копию трудовой книжки может сотрудник отдела кадров. Но если отдела кадров нет, тогда это могут сделать главный бухгалтер или непосредственно сам руководитель компании. О том, как учитывать и хранить трудовые книжки, рассказали экспертов Главбух.
Чтобы заверить копию трудовой книжки, заверьте каждый лист копии. Если копия трудовой книжки содержит большое количество листов, можно поступить так. На первом листе или на оборотной стороне последнего листа копии документа сделайте запись: «Копия». Сшейте ниткой и пронумеруйте все листы копии. Концы нитки выведите на оборот последнего листа копии, опломбируйте и сделайте запись: «Верно. Всего прошито, пронумеровано и скреплено печатью __ листов». Ниже записи руководитель организации или сотрудник отдела кадров указывает свою должность, ставит личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения и печать так, чтобы часть оттиска заходила на пломбу.
Когда выдавать копию трудовой книжки
Выдать копию трудовой книжки следует в течение трех рабочих дней после получения заявление от работника. О том, как вести электронные трудовые книжки и выдавать сведения о трудовой деятельности, рассказали эксперты Системы Главбух.
За нарушение срока выдачи трудовой книжки, ее копии или выписки из нее (в случае, если работник пожалуется в трудинспекцию) работодатель и его должностные лица могут быть привлечены к следующей ответственности (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):
- предупреждение или штраф на должностных лиц, а также работодателя-ИП в размере от 1 000 до 5 000 рублей;
- штраф на работодателя-организацию от 30 000 до 50 000 рублей.
Копия трудовой книжки или выписка из нее представляется работодателем работнику бесплатно.
Источник
Копия трудовой книжки в 2021 году
Копия трудовой книжки нужна для разных целей. Порядок заверения документа о стаже работы установлен на законодательном уровне.
Копия трудовой книжки нужна для разных целей. Порядок заверения документа о стаже работы установлен на законодательном уровне.
Трудовики начали штрафовать за ошибки в трудовых книжках. Журнал «Упрощенка» выяснил, как правильно заполнить трудовые книжки:
Для чего нужна копия трудовой книжки
Должным образом заверенная трудовая может потребоваться по разным причинам:
Что изменилось при выдаче копии трудовой книжки в 2021 году
Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 предусматривает, что при заверении документа о трудовом стаже следует указывать место хранения подлинника книжки. То есть в заверительной надписи должно указываться примерно следующее:
Порядок выдачи копии трудовой книжки
Для выдачи копии трудовой книжки сотрудник должен написать заявление на имя работодателя. На основании такого заявления выдается копия документа, подтверждающего трудовой стаж, в течение трех рабочих дней. Именно такой срок указан в ст. 62 ТК РФ, а также в п. 7 Правил ведения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.
Каким-то образом регистрировать выдачу копии трудовой книжки не нужно. Возвращать неиспользованную заверенную копию трудовой сотрудник также не должен.
Статьи по теме:
Нужно ли оформлять заявление на копию трудовой книжки
Оформление заявления на выдачу заверенной копии документа о трудовом стаже предусмотрено положениями Трудового кодекса. При этом никаких штрафных санкций в адрес работодателя за выдачу копии без заявления не предусмотрено. Но рекомендуется все же соблюдать требования ТК РФ, чтобы обезопасить себя от возможных претензий со стороны работников в случае опоздания с ответом на устный запрос.
Посмотрите образец заявления на нашем сайте.
Как сделать копию трудовой книжки
Алгоритм заверения документа таков:
- проверка внесения всех записей текущего работодателя (в том числе о переводах и награждениях);
- снятие ксерокопии;
- прошивка всех страниц документа;
- заверение сшивки с изнаночной стороны (если документ не прошивается, то заверяется каждая страница копии):
- надпись «Верно»;
- должность, подпись и расшифровка подписи лица, заверившего документ, а также печать.
Допустимо дополнить запись словами «Работает по настоящее время» или иной необходимой информацией.
Кто удостоверяет запись о том, что копия верна в трудовой книжке
Поставить свою подпись под заверительной надписью вправе руководитель или лицо, уполномоченное руководителем вести учет трудовых книжек и обеспечивать их хранение.
Такое лицо назначается приказом и может быть как специалистом отдела кадров, так и бухгалтером, а также сотрудником иного структурного подразделения.
Действительна ли простая ксерокопия трудовой книжки
В некоторых случаях простой незаверенной ксерокопии трудовой книжки может быть достаточно для работника. Например, если сотруднику нужна копия документа исключительно для заполнения заявления на загранпаспорт. Так как сейчас при подаче документов на такой паспорт нет требования о предоставлении трудовой книжки для подтверждения правильности заполнения заявления, то и заверенная копия трудовой не прикладывается.
Но чаще всего копию трудовой все-таки необходимо заверить, иначе она просто не имеет юридической силы.
Сколько действительна копия трудовой книжки
На законодательном уровне срок действия заверенной копии документа не установлен ни в одном правовом акте. Но те структуры, для которых предназначен заверенный документ, могут обозначать свои сроки, в течение которых они готовы принимать к рассмотрению копию трудовой книжки.
Очевидно, что после изменения содержания самой трудовой книжки, копия, сделанная со старыми данными, должна признаваться недействительной.
Надо ли при заверении указывать срок действия копии трудовой книжки
В предыдущем разделе мы уже отметили, что на законодательном уровне срок действия трудовой не установлен. Вместе с тем, если при выдаче копии трудовой уже есть информация о предстоящем сокращении или увольнении сотрудника по иной причине, то справедливо обозначить срок, после которого содержание трудовой книжки предполагает измениться, а значит, копия такого документа станет недействительной.
Нужна ли копия трудовой книжки на работе по совместительству
В перечень документов, предъявляемых для трудоустройства, копия трудовой книжки не входит. Поэтому по совместительству предоставлять ее не нужно.
Вместе с тем, работодателю по совместительству иногда необходимо получить такой документ для подтверждения стажа при расчете соцпособия, например. В этом случае сотруднику следует обратиться к своему основному работодателю с заявлением на выдачу копии трудовой.
Как оформляется копия трудовой книжки для кредита
Каждый банк самостоятельно устанавливает требования к пакету документов на кредит. В том числе, кредитные учреждения обозначают срок с момента заверения копии, в течение которого они готовы принять такую копию к рассмотрению.
Также банки могут потребовать указание в записи информации о том, что работник продолжает трудиться на дату подписания копии документа о трудовом стаже.
В любом случае рекомендуется уточнять требования конкретного банка для оформления копии документа о стаже при подаче документов на кредит.
В 2021 году копия трудовой книжки может быть электронной
Заполнить электронную трудовую книжку можно в программе БухСофт. Программа сама заполнит нужные графы и отправит отчет в ПФР в один клик. Бухгалтеру не нужно будет разбираться во всех тонкостях заполнения.
Заполнить ЭТК онлайн можно в программе БухСофт. Программа проверит ЭТК на ошибки и сформирует файл для распечатки.
Все об электронных трудовых книжках: видео обзор от главного эксперта по кадровым вопросам
Об этом сообщила эксперт по кадровым вопросам Елена Орлова в программе журнала «Упрощенка» «Налоговые изменения —2020».
Источник
Для чего нужна копия трудовой книжки?
Иногда работники обращаются в бухгалтерии организации, где они работают, с просьбой выдать им копию трудовой книжки. Для чего может понадобиться этот документ? Как оформить копию трудовой книжки? И нужно ли хранить копии трудовых книжек работников после увольнения?
Для чего нужна копия трудовой книжки
Работник может попросить копию трудовой книжки для самых разных целей:
- для получения кредита в банке;
- для предъявления будущему работодателю при поиске новой работы;
- для оформления субсидий и льгот в органах соцзащиты населения:
- для каких-либо судебных разбирательств и т.д.
Срок выдачи копии трудовой книжки
Если работник подал письменное заявление с просьбой выдать ему копию трудовой книжки, то такую копию необходимо сделать и передать ему в течение 3 рабочих дней с момента подачи заявления (ст. 62 ТК РФ, п. 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 N 225).
Срок действия копии трудовой книжки законодательством не установлен. Нужно понимать, что копия подтверждает содержание трудовой книжки лишь на момент ее изготовления. Уже на следующий день в трудовую книжку могут быть внесены дополнительные записи. Как правило, организация или орган, требующие представления копии трудовой книжки, сами ограничивают срок действия копии трудовой книжки (например, один месяц с момента заверения).
Как заверить копию трудовой книжки
Сделайте копии нужных работнику страниц трудовой книжки. Далее можно либо сшить эти страницы и заверить сразу всю подшивку. Либо заверить каждую страницу отдельно.
Заверение делается следующим образом (п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016, утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст):
- слово «Верно» или «Копия верна»;
- наименование должности лица, заверившего копию;
- его подпись;
- расшифровка подписи (ф.и.о.);
- дата заверения.
Если копия трудовой книжки выдается для представления в другую организацию, необходимо дополнительно указать место хранения подлинника трудовой книжки (то есть указать наименование организации, в которой хранится трудовая книжка) и заверить эту запись печатью организации при ее наличии.
Также для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.
Можно ли выдать вместо копии саму трудовую книжку
Если работник не увольняется, то отдать ему трудовую книжку можно только в одной ситуации – если он оформляет пенсию. Тогда он вправе получить трудовую книжку в течение 3 рабочих дней с момента подачи в бухгалтерию письменного заявления. Но, поскольку за сохранность трудовой книжки отвечает работодатель, важно получить с работника расписку, что он получил трудовую книжку на руки (ст. 62 ТК РФ, п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 N 225).
Нужно ли хранить копии трудовых книжек после увольнения сотрудника
Теоретически копия трудовой книжки может понадобиться, например, для подтверждения страхового стажа уволившегося работника при проверке правильности начисления ему соцстраховского пособия. Верховный суд неоднократно приходил к выводу, что законодательством не предусмотрена обязанность работодателя хранить копии трудовых книжек. На момент обращения в ФСС за средствами на выплату пособия организации, как правило, представляют все необходимые подтверждающие документы. И если на тот момент претензий к работодателю не было, то и впоследствии их быть не должно (Определение ВС от 08.11.2017 N 302-КГ17-16190).
Переход на электронные трудовые книжки
С 2020 г. начался переход на электронные трудовые книжки. В разделе «Статьи» на нашем сайте вы найдете множество полезных материалом, посвященных электронным трудовым книжкам. Например, о внедрение электронной трудовой книжки.
Источник