8 октября, 2021 Автор: Соня Крапива

Что нужно знать о документах в делопроизводстве 8212 виды классификация реквизиты

Понятие бланк документа и его виды, формуляры документов

Бланком документа называется стандартный лист с воспроизведенными на нем постоянными реквизитами и местом для переменных реквизитов.

Официальные документы организаций, как правило, оформляются на стандартных бланках предприятия и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения. Исключения составляют документы, издаваемые от имени двух или более организаций, они составляются на стандартных листах бумаги без бланка.

Состав видов бланков, применяемых в организации, утверждается руководителем по представлению службы ДОУ. Бланки документов подлежат учету. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

Бланки с воспроизведением Государственного герба РФ изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющие выданные Министерством РФ по делам печати, телерадиовещания и средств массовых телекоммуникаций лицензии на соответствующий вид деятельности, по заказам федеральных органов исполнительной власти. Изготовление бланков без Гос. герба РФ на компьютерных принтерах и копировально-множительных аппаратах осуществляется только с разрешения службы ДОУ. Употребление бланков произвольной формы не разрешается.

Устанавливаются два основных формата бланков документов: А4 (210*297 мм) — основной формат; А5 (210*148 мм) — допускается для оформления коротких документов, например справок, командировочных удостоверений. Допускается использование бланков форматов: А3 (420*297 мм) и А6. Размер зависит от характера и объема документа. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Стандартом устанавливаются следующие виды бланков:

— бланки для писем;

— Общие бланки (бланки для всех остальных документов);

— бланки конкретного вида документа.

На бланках для писем размещают все постоянные реквизиты, а на общих бланках не размещают справочные данные об организации. Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Расположение постоянных реквизитов на бланке может быть Продольным и Угловым (смотрите следующие рисунки).

Пример бланка для писем с продольным расположением реквизитов (когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков)

bl-prod.gif (3606 bytes)

Пример общего бланка с угловым расположением реквизитов

bl-uglov.gif (2579 bytes)

Для оформления документа какого-то определенного вида (приказа, делового письма и т. д.) потребуются не все реквизиты, а только некоторая часть из полного списка. Причем какие именно реквизиты следует оформлять на документе данного вида и в какой последовательности они должны быть расположены на страницах документа строго определено стандартом. ФОРМУЛЯРОМ документа называется набор реквизитов в документе, расположенных в установленной стандартом последовательности. Формуляр, предназначенный для создания определенного вида документа, называется типовым. Таким образом можно говорить о формуляре акта, формуляре протокола, формуляре приказа и т. д.

Например, формуляр акта включает в себя перечень и порядок реквизитов, оформляемых в актах:

1. Акт оформляется на общем бланке

2. Гриф утверждения

3. Наименование вида документа

4. Дата составления документа

5. Место составления документа

6. Заголовок к тексту

8. Отметка о наличии приложения (если необходимо)

9. Подписи членов комиссии, составившей акт

10. Фамилия исполнителя и номер его телефона

При создании унифицированной системы организационно-распределительной документации (УСОРД) создается формуляр-образец. ГОСТ 6.10.5-87 УСД. Требования к формуляру-образцу. Формуляр-образец — модель построения формы документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к основным реквизитам и построения конструкционной сетки и расположению зоны частей.

Источник



Унифицированные формы документов

В бухгалтерском учете каждая операция должна подтверждаться первичным документом (ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Кроме того, первичные документы необходимы для подтверждения расходов по налогу на прибыль и налогу при УСН (ст. 252 НК РФ). При этом организация может использовать унифицированные формы документов. Но всегда ли они обязательны?

Что такое унифицированные формы

Унифицированные формы документов – это формы, утвержденные Росстатом, Госкомстатом или Центральным Банком России. К примеру, Госкомстат утвердил:

  • формы по учету труда и его оплаты (приказ о приеме на работу, личную карточку работника, штатное расписание и т.д.) (Постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1);
  • формы по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения (Постановление Госкомстата от 09.08.1999 № 66).

Применение унифицированных форм

С 2013 года формы первичных учетных документах, содержащиеся в альбомах унифицированных форм, не являются обязательными к применению (Информация Минфина № ПЗ-10/2012). Организация сама решает, какие формы она будет использовать – унифицированные или собственноручно разработанные. Свой выбор нужно закрепить в учетной политике. Но нужно помнить, что в бухгалтерских программах, как правило, используются унифицированные формы документов.

Вместе с тем, некоторые унифицированные формы обязательны к применению, то есть нельзя использовать вместо них свои формы. Речь идет о (Письмо Минфина от 25.01.2017 № 03-01-15/3482):

  • банковских документах;
  • кассовых документах (утв. Постановлением Госкомстата от 18.08.98 № 88);
  • транспортной накладной (утв. Постановлением Правительства от 15.04.2011 № 272).

Как самим разработать форму первичного документа

Первичный документ должен содержать 7 обязательных реквизитов (п. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ):

  • наименование документа;
  • дата составления документа;
  • наименование организации;
  • содержание операции;
  • величина натурального и/или денежного измерения операции с указанием единиц измерения;
  • наименование должности лица, совершившего операцию и ответственного за ее оформление;
  • подписи лиц с указанием ф.и.о.

Образцы многих необходимых для работы бухгалтера неунифицированных документов мы привели в разделе «Формы». Там же вы можете скачать чистый бланк документа.

Источник

Организация работы с документами

11 июня 2013

Организация работы с документами

Софья Ульянцева

кандидат исторических наук, эксперт в области управления документацией, автор методик построения документных систем, руководитель направления консалтинга в управлении документами фирмы «1С».

Системы документации

Часто учреждения, организации, предприятия используют неоправданное разнообразие видов документов, отражающих типовые операции. Если при организации работы с документами объединить их в системы документации, руководствуясь методом их унификации, то можно сократить до оптимального минимума количество используемых видов документов и привести к единообразию их формы, структуру и языковые конструкции. При этом, несомненно, повышается качество документов и сокращается время их подготовки.

Согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», понятие «Системы документации» определяется как совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Понятие «Унифицированная система документации» — как система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. То есть, системы документации адаптируются под потребности и специфику данного предприятия. Читайте также про внедрение инструментов бережливого производства.

Документы, отнесенные к одной системе документации, имеют общие правила работы с ними — подготовки, согласования, утверждения, регистрации, исполнения. Общие правила работы с документами, входящими в одну систему документации, обусловлены типовыми управленческими функциями. Объединение документов в системы документации сокращает количество локальных нормативных актов, регламентирующих работу с документами.

Виды систем документации

В практике делопроизводства традиционно сложились следующие системы документации:

  • организационно-правовая;
  • организационно-распорядительная;
  • договорная;
  • регламентная;
  • информационно-справочная;
  • планово-отчетная;
  • финансово-бухгалтерская;
  • кадровая.

Перечисленные системы документации используются практически во всех организациях. Однако это не полный перечень, поскольку здесь не учтена отраслевая специфика, которая отражается, в первую очередь, в проектной, технической, конструкторской документации.

Организационно-правовая документация

Организационно-правовые документы являются правовой основой деятельности организации. На основании этих документов осуществляется деятельность организации в целом, отдельных подразделений и каждого отдельно взятого работника. Организационно-правовые документы взаимосвязаны информацией, содержащейся в них: организационной структурой предприятия, перечнями видов деятельности, должностей, сфер ответственности.

Виды организационно-правовых документов:

  • устав;
  • учредительный договор;
  • структура и штатная численность;
  • штатное расписание;
  • положение об организации;
  • положение о подразделении;
  • должностная инструкция.

Организационно-распорядительная документация

Организационно-распорядительные документы издаются уполномоченным лицом для инициации, утверждения или квалификации какого-либо события (факта, действия) текущей деятельности организации и (или) предписания отдельным лицам или подразделениям совершить определенные действия. Помимо общей цели (предписание) организационно-распорядительные документы объединены общей содержательной структурой документа, а также общим алгоритмом их подготовки, согласования, утверждения и условиями их последующего хранения.

Виды организационно-распорядительных документов:

  • приказ;
  • решение;
  • распоряжение.

Договорная документация

Договорная документация регулирует хозяйственные и иные взаимоотношения субъектов экономической деятельности. Договорная документация объединяется общим подходом к подготовке и дальнейшему сопровождению, учету и хранению этих документов. Договорные документы взаимосвязаны как условиями взаимоотношений, так и выполнением обязательств по этим условиям всеми сторонами договора, поэтому договорная документация содержит цепочки документов: «договор-дополнительное соглашение к договору-сопроводительные документы (спецификации, акты, накладные, счета-фактуры)».

Или:  Как происходит смена свидетельства о регистрации ТС при смене фамилии

К договорной документации относятся:

  • типовая форма договора;
  • договор, заключенный организацией;
  • дополнительное соглашение к договору, заключенному организацией;
  • другие документы, сопровождающие договор (спецификация,накладная, счет-фактура, акт выполненных работ).

Регламентная документация

Регламентные документы — это локальные нормативные акты, в которых описываются процессы деятельности организации, закрепляется функциональное распределение зон ответственности за подразделениями и отдельными работниками при выполнении отдельных операций, а также содержатся требования к взаимодействию подразделений при последовательном выполнении операций.

Регламентные документы объединены общей содержательной структурой, едиными требованиями к их подготовке, согласованию, утверждению и хранению. Совокупность регламентных документов представляет собой регламентную базу организации. Регламентные документы не должны пересекаться по содержащейся в них информации и противоречить друг другу. Регламентные документы классифицируются по нескольким уровням, в которых документы одного уровня являются дополнением к документам другого уровня. Так выстраиваются цепочки регламентных документов (схема 1).

выстраивание цепочки регламентных документов

Виды регламентных документов:

  • политика;
  • положение;
  • инструкция;
  • правила;
  • порядок (регламент);
  • методика;
  • стандарт;
  • технологическая карта.

Информационно-справочная документация

Информационно-справочные документы имеют вспомогательную функцию по отношению к другим документам и предназначены для передачи сведений от одного адресата другому или фиксации информационных данных. Информационно-справочные документы объединены назначением (вспомогательной функцией) и общим подходом к регистрации: они не регистрируются централизованно, отдельные документы могут вообще не регистрироваться, в остальных случаях их регистрируют авторы документов.

Виды информационно-справочных документов:

  • служебная записка;
  • объяснительная записка;
  • служебное письмо;
  • протокол;
  • акт;
  • заявление;
  • справка;
  • сводка;
  • список;
  • перечень.

Планово-отчетная документация

Планово-отчетная документация обеспечивает планирование деятельности организации, что позволяет ставить цели и рассчитывать ресурсы для развития и распределения по целям и задачам. Все планово-отчетные документы составляются на определенный период и включают различные зарегистрированные данные. Отклонение от плановых показателей может быть вызвано низкой исполнительской дисциплиной, текущей конъюнктурой рынка и неверным планированием.

Виды планово-отчетной документации:

  • стратегия;
  • программа;
  • план работы;
  • бизнес-план;
  • отчет.

Финансово-бухгалтерская документация

Бухгалтерская (финансовая) отчетность содержит информацию о финансовом положении организации на отчетную дату, финансовом результате ее деятельности и движении денежных средств за отчетный период. Эти документы являются письменным доказательством действительного осуществления хозяйственной операции и права на ее совершение. Финансово-бухгалтерские документы объединены едиными принципами и правилами ведения бухгалтерского учета, которые установлены Федеральным законом Российской Федерации от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Финансово-бухгалтерские документы подразделяются на первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и отчетную бухгалтерскую документацию.

Кадровая документация

Кадровые документы служат основой для оформления и закрепления трудовых отношений. В кадровых документах фиксируется информация о наличии и движении персонала, в результате чего все кадровые процедуры (прием, перевод, поощрение, применение дисциплинарного взыскания, командировка, отпуск, увольнение) приобретают документальное оформление. Кадровые документы отражают все направления деятельности кадровой службы организации.

Кадровые документы довольно специфичны и наиболее формализованы. Кадровым службам следует руководствоваться Трудовым Кодексом РФ, федеральными законами, в которых затронуты вопросы труда, Указами Президента, Постановлениями Правительства РФ, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов федерации, а также актами органов местного самоуправления, содержащими нормы трудового права.

Кадровая документация в свою очередь систематизируется следующим образом:

  • плановые кадровые документы;
  • документы, подтверждающие трудовые правоотношения;
  • нормативные кадровые документы;
  • документы по оценке трудовой деятельности;
  • учетные кадровые документы;
  • отчетно-статистические кадровые документы;
  • финансово-бухгалтерские кадровые документы;
  • документы по социальному обеспечению;
  • личные документы работников.

Технология работы с системами документации

Отнесение различных видов документов к системам документации — важный подготовительный этап при построении процессов делопроизводства и документооборота.

Цель этой работы:

  • привести документы организации к единому стандарту разработки и оформления;
  • сократить количество видов документов, используемых в организации;
  • выявить типовые операции обработки документов и автоматизировать их;
  • организовать оптимальное хранение документов различных видов;
  • настроить права доступа к документам различных видов.

Организация работы с различными системами документации основана на методах унификации, которая включает приведение множества видов документов к оптимальному минимуму (унификация видов документов) и установление типовой композиции текстов документов (унификация структуры текстов).

Унификация — это наиболее эффективный метод устранения неоправданного многообразия документных форм и сокращения избыточной информации в документах. Унифицированные документы не требуют особого напряжения при восприятии, облегчают и ускоряют работу как автора, так и исполнителя документа.

Для того чтобы правильно отнести все используемые виды документов к системам документации необходимо провести следующую работу:

1. Определить состав документов, используемых в организации.
2. Унифицировать виды документов (сократить их количество).
3. Унифицировать тексты документов (разработать шаблоны документов).
4. Объединить унифицированные документы в системы документации.

1. Определение состава документов, используемых в организации

В ходе аудита делопроизводственных процессов необходимо выявить все виды документов, которые циркулируют в организации. Для этого можно провести анкетирование всех подразделений компании и выяснить, для каких задач и целей они используют те или иные виды документов. Скорее всего, результат будет предсказуемым: при решении сходных задач сотрудники разных подразделений используют различные виды документов, создавая тем самым избыточность используемых видов.

2. Унификация видов документов

Задача, которая стоит на этапе подготовки к автоматизации — сократить количество используемых видов документов, привести используемые документы к единообразию. Для этого следует определить круг вопросов и процессов, подлежащих документированию (эти сведения были получены в ходе анкетирования) и сформировать оптимальный состав документов.

3. Унификация текстов документов

На этом этапе должен быть выработан стандарт подготовки различных видов документов, включающий как обязательный набор реквизитов, так и обязательную структуру текста.

В основе унификации текстов лежит метод выделения постоянной и переменной информации. Постоянная информация составляет существо управленческой ситуации и действия, является общей темой документа. Переменная информация дополняет и конкретизирует основную тему.

Унификация текстов проводится поэтапно. Унифицируются структуры текстов и языковые средства выражения, и для унифицированных текстов разрабатываются трафареты, анкеты, таблицы.

Работа по унификации текстов документов завершается подготовкой шаблонов для всех видов документов, которые предполагается использовать в дальнейшей деятельности организации (схема 2).

Пример шаблона приказа

4. Объединение унифицированных документов в системы документации

Все документы, которые решено использовать для документирования деятельности организации, следует объединить в системы документации по тем признакам, которые указаны в соответствующих нормативных документах. В дальнейшем такая систематизация документов используется при организации электронного хранения документов, настройках доступа к документам, настройках базовых и комплексных процессов для обработки различных видов документов.

Системы документации могут лечь в основу организации справочника «Внутренние документы», например, программы «1С:Документооборот 8». Такая организация внутренних документов значительно облегчает поиск и размещение информации в системе. Правильная классификация исключает дублирование информации и включение документов со схожими признаками в разные разделы списка.

Использование методического материала, например, выпущенного фирмой «1С» для подготовки к автоматизации документооборота организации, позволит самостоятельно и в сжатые сроки организовать работу с документами и в крупной компании, в небольшой фирме. Материалы содержат комплекты нормативных документов по организации делопроизводства и документооборота, а также рекомендации по их использованию.

Источник

Главное о бланках организаций

С бланками документов, составляемых внутри организации, мы имеем дело довольно часто, будь то оформление писем, приказов, распоряжений или множества других документов, составлять которые – наша обязанность. В этой статье мы поясним, что такое бланк, какие бывают бланки, а затем рассмотрим, как их утверждают, учитывают и хранят.

Что является бланком

Сегодня в различных организациях можно увидеть множество вариантов бланков, среди которых нетрудно потеряться: это русскоязычные бланки и двуязычные (оформленные на русском и иностранном языках), бланки с немыслимыми логотипами и иными подобными обозначениями и без таковых, бланки с большим количеством справочной информации об организации или с полным ее отсутствием, цветные и черно-белые…

Между тем в современном делопроизводстве понятие «бланк» довольно точно определяется в государственных стандартах и иных документах, составляющих основу деятельности делопроизводителей и документоведов.
Определение бланка документа содержится в известном нам ГОСТ Р 51141-98 «делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»:

Или:  Образец договора обязательств недвижимость

Извлечение
из ГОСТ Р 51141-98

2.2. делопроизводство

2.2.1. Документирование

44) бланк документа: набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа […]

Такое же определение приводится в разделе 2 «Терминология» Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 1 , но далее имеется дополнение:

Извлечение
из Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003
5.

5. Разработка стандартных бланков

Бланк представляет собой лист бумаги стандартного формата, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты, содержащие постоянную для данного вида документа информацию, включая постоянные части текста. Это могут быть название вида документа, справочные данные об организации, всевозможные символы и другая, постоянная для данной группы документов информация, включающая постоянные (трафаретные) части текста.

В п. 5.2 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 указывается, что в бланк документа обязательно включаются реквизиты, идентифицирующие автора письменного документа: официальное название организации – автора документа, ее ведомственная принадлежность и организационно-правовое положение, юридический (фактический) адрес или название населенного пункта, в котором размещается руководящий орган организации. Кроме того, в состав бланка входят также графические отметки, предназначенные для размещения обязательных реквизитов документов, которые будут изготавливаться на бланках.

Из вышеизложенного следует, что набор реквизитов для бланков документов может быть разным – главное, чтобы они идентифицировали организацию, издающую тот или иной документ. Таким образом, каждая организация самостоятельно определяет, какими должны быть бланки составляемых в ней документов.

Обратите внимание! В соответствии с п. 5.2 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 понятие бланка в полной мере применимо только к письменным бумажным документам, так как правила записи информации и ее размещения на машинных носителях принципиально иные. Вместе с тем при автоматизации ДОУ (документационного обеспечения управления) практикуется создание машинных шаблонов или унифицированных бланков (электронных форм), использование или заполнение которых позволяет создавать юридически полноценные документы, соответствующие современным правилам и действующим бумажным формам.

Требования к бланкам

Законодательство не содержит требований к бланкам документов, а также не предусматривает обязанности составления документов исключительно на бланках. Например, для таких распространенных организационно-правовых форм коммерческих организаций, как акционерные общества, общества с ограниченной ответственностью, унитарные предприятия, в законе предусмотрено право, а не обязанность этих организаций иметь среди прочего бланки со своим фирменным наименованием 2 . Надо сказать, что есть среди таких организаций и те, которые не пользуются этим правом и не всегда оформляют документы на бланках или просто не придают особого значения бланкам организации как таковым. Кроме того, есть организации, в бланках которых кроме наименования организации больше никакой информации не содержится. В обоих случаях это выглядит, мягко говоря, непрезентабельно в глазах их контрагентов. Важно позаботиться о том, чтобы бланки организации представляли эту организацию самым выгодным образом.

Требования к бланкам документов установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». ГОСТ Р 6.30-2003 носит рекомендательный характер, но для того, чтобы бланки организаций были более упорядоченными, все же следует руководствоваться его положениями.

Общие требования к бланкам следующие (раздел 4 «Требования к бланкам документов» ГОСТ Р 6.30-2003):

К сведению. Для организаций – субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, реквизиты «Наименование организации», «Справочные данные об организации» и «Место составления или издания документа» печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

В свою очередь, в п. 5.3 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 предусмотрено, что организация имеет право сама решать, какие размеры полей целесообразно установить для различных видов документов, но не менее тех размеров, которые установлены ГОСТ Р 6.30-2003. Также отмечается, что формат бланка выбирается в зависимости от объема текста и количества реквизитов, которые должны быть размещены при подготовке документа, и что на практике могут использоваться также комбинированные форматы бланков, обусловленные характером документов, например с использованием горизонтального расположения большей стороны бланка. При этом при подготовке документа на нескольких листах все листы имеют одинаковые размеры полей.

К сведению. Как правило, первая страница документа печатается на бланке, а остальные – на обычных листах бумаги, которые имеют аналогичные бланку формат, размер полей и цвет.

Разновидности бланков

В зависимости от расположения реквизитов ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два варианта бланков: угловой и продольный (п. 4.4). Использование углового или продольного бланка не влияет ни на юридическую силу документа, ни на его правовой статус.

Как отмечено в п. 5.4 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003, угловой бланк является наиболее удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа. В этом случае правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизитов «Адресат» и «Гриф утверждения», резолюций, отметок о рассылке и др. Также целесообразно изготовлять угловые бланки в случае, когда реквизиты, напечатанные на национальном и русском языках, размещаются в пределах площади, отводимой для углового варианта. При этом каждый реквизит указывается сверху на русском языке, а ниже – на национальном.

Согласно п. 5.4 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 на продольных бланках название организации, вида документа и другие необходимые реквизиты размещаются вдоль верхнего поля и центруются (центрируются). Продольный бланк письма целесообразно использовать в случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков, например, в случае, когда реквизиты бланка даются на двух и более языках. При этом слева следует печатать реквизиты на русском языке, а справа – на национальном, на одном уровне. Если количество используемых национальных языков более одного, сверху следует указывать реквизиты на русском, а ниже – на национальном языке, продлевая строку до границы правого поля.

Следуя этим правилам, бланк можно изготавливать не только на русском и национальном языках, но также на русском и любом из иностранных языков. Например, если известно, что партнеры организации – в основном зарубежные компании, находящиеся в разных странах мира, то такая организация может изготовить бланки для работы с разными партнерами на русском и на известном им иностранном языке. Чаще всего это практикуют российские компании с иностранным капиталом, международные сетевые компании, представительства и филиалы зарубежных компаний в России, а также российские компании, имеющие тесные взаимоотношения с зарубежными партнерами.

Эмблему организации (включая фирменное наименование, товарный знак или знак обслуживания) на бланках с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строк реквизита «Наименование организации», а на бланках с продольным расположением реквизитов – в центре верхнего поля. Возможно расположение эмблемы организации на части площади, занимаемой реквизитом «Наименование организации», а также на левом поле бланка на уровне реквизита «Наименование организации». Эмблема организации может быть выполнена в цветном или черно-белом варианте с использованием графических элементов, символов, рисунков, а также оригинального написания наименования организации – все это отличает организацию от других.

Важно помнить о том, что на бланке возможно размещение эмблемы организации, включающей в себя фирменное наименование и товарный знак (знак обслуживания), исключительное право использования которых принадлежит непосредственно данной организации. Следовательно, нельзя использовать фирменное наименование, тождественное или сходное до степени смешения с фирменным наименованием другой организации, если ее деятельность носит аналогичный характер и зарегистрирована она в едином государственном реестре юридических лиц под этим наименованием ранее вашей организации. То же касается и товарного знака (знака обслуживания): нельзя использовать обозначение, сходное до степени смешения с зарегистрированным товарным знаком другой организации в отношении товаров, выпускаемых под этим знаком, или однородных товаров, без ее разрешения. Приведем выдержки из Гражданского кодекса Российской Федерации:

Или:  Образцы приказов с конфиденциальной информацией

Извлечение
из Гражданского кодекса Российской Федерации

Статья 1474. Исключительное право на фирменное наименование

1. Юридическому лицу принадлежит исключительное право использования своего фирменного наименования 3 в качестве средства индивидуализации любым не противоречащим закону способом (исключительное право на фирменное наименование), в том числе путем его указания на вывесках, бланках, в счетах и иной документации, в объявлениях и рекламе, на товарах или их упаковках.

Сокращенные фирменные наименования, а также фирменные наименования на языках народов Российской Федерации и иностранных языках защищаются исключительным правом на фирменное наименование при условии их включения в единый государственный реестр юридических лиц.

2. Распоряжение исключительным правом на фирменное наименование (в том числе путем его отчуждения или предоставления другому лицу права использования фирменного наименования) не допускается.

3. Не допускается использование юридическим лицом фирменного наименования, тождественного фирменному наименованию другого юридического лица или сходного с ним до степени смешения, если указанные юридические лица осуществляют аналогичную деятельность и фирменное наименование второго юридического лица было включено в единый государственный реестр юридических лиц ранее, чем фирменное наименование первого юридического лица.

4. Юридическое лицо, нарушившее правила пункта 3 настоящей статьи, обязано по требованию правообладателя прекратить использование фирменного наименования, тождественного фирменному наименованию правообладателя или сходного с ним до степени смешения, в отношении видов деятельности, аналогичных видам деятельности, осуществляемым правообладателем, и возместить правообладателю причиненные убытки.

Статья 1484. Исключительное право на товарный знак

1. Лицу, на имя которого зарегистрирован товарный знак (правообладателю), принадлежит исключительное право использования товарного знака в соответствии со статьей 1229 настоящего Кодекса любым не противоречащим закону способом (исключительное право на товарный знак), в том числе способами, указанными в пункте 2 настоящей статьи. Правообладатель может распоряжаться исключительным правом на товарный знак.

2. Исключительное право на товарный знак может быть осуществлено для индивидуализации товаров, работ или услуг, в отношении которых товарный знак зарегистрирован, в частности путем размещения товарного знака:

1) на товарах, в том числе на этикетках, упаковках товаров, которые производятся, предлагаются к продаже, продаются, демонстрируются на выставках и ярмарках или иным образом вводятся в гражданский оборот на территории Российской Федерации, либо хранятся или перевозятся с этой целью, либо ввозятся на территорию Российской Федерации;

2) при выполнении работ, оказании услуг;

3) на документации, связанной с введением товаров в гражданский оборот;

4) в предложениях о продаже товаров, о выполнении работ, об оказании услуг, а также в объявлениях, на вывесках и в рекламе;

5) в сети «Интернет», в том числе в доменном имени и при других способах адресации.

3. Никто не вправе использовать без разрешения правообладателя сходные с его товарным знаком обозначения в отношении товаров, для индивидуализации которых товарный знак зарегистрирован, или однородных товаров, если в результате такого использования возникнет вероятность смешения.

Пункт 4.6 ГОСТ Р 6.30-2003 и п. 5.8 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливают также следующие виды бланков: общий бланк (для изготовления любого вида документов, кроме письма), бланк письма, бланк конкретного вида документа (кроме письма).

Общий бланк организации (Пример 1) может включать следующие основные реквизиты 4 :

Источник

Что нужно знать о документах в делопроизводстве — виды, классификация, реквизиты

В области документов присутствует четкая иерархия видов и их классификации. Деятельность хозяйствующих субъектов характерна своей цикличностью рабочих моментов, управленческих функций (документирование однотипных бумаг осуществляется по единым нормам).

Объединение в систему и применение метода унификации повышает качество документации, значительно сокращает время при их оформлении.

Что такое документ?

В соответствии с классическим определением документ является материальным носителем информации.

Иными словами, книга, художественный фильм, скульптура — документы, рассказывающие об обычаях, людях и событиях. Его смысл заключается в сохранении и передаче данных во времени и пространстве.

Сейчас не любой носитель информации является документальным, требуется его соответствующее оформление (наличие необходимых реквизитов).

Документ – это сведения, сохраняемые физическими лицами и предприятиями в качестве доказательств деятельности или обязательств.

Все определения данного термина подчеркивают его информационную сущность.

В законодательном акте об «Информации, информационных технологиях» сказано, что информацией являются предоставленные сведения вне зависимости от форм и методов их передачи. Отображая их в документе, они сохраняются и передаются другим лицам, при необходимости используются повторно.

Виды документации в делопроизводстве

Современное делопроизводство различает множество документов разных видов. Они требуют точного оформления, хранения и обработку. Для этого их необходимо классифицировать, то есть разделить служебные бумаги на виды, группируя по схожим признакам и разделяя их. Все эти мероприятия способствуют выявлению оптимальных методов работы.

Главная цель классификации и деления на группы — повышение оперативности и эффективности деятельности администрации компании. Также процесс упорядочивает документацию и облегчает поиск нужно бланка в общем массиве, ускоряет исполнение поручений, распоряжений.

Многообразие документов в сфере управления классифицируются по различным основаниям. Данная классификация является наиболее распространенной.

Документы делятся на группы в зависимости от:

  • способа документирования (рукописные, электронные, графические, фотодокументы);
  • сферы применения (организационно-распорядительные, научно-технические, бухгалтерские, статистические, по охране труда);
  • наименования;
  • содержания (простые, посвященные одному вопросу, и сложные);
  • характера содержания (первичные с исходной информацией и вторичные, обобщающие данные);
  • места составления (внутренние, входящие, исходящие);
  • ограниченности доступа (открытые, секретные);
  • происхождения (служебные или личные);
  • юридической силы (оригиналы или подлинники, копии и их заверенные варианты, выписки, дубликаты);
  • формы изложения (индивидуальные, трафаретные, типовые, примерные, унифицированные);
  • срока исполнения (срочные и не срочные);
  • срока хранения (временные до 10 лет, долговременные свыше 10 лет, постоянные);
  • степени обязательности (информационные и директивные, обязательные для исполнения).

На предприятии документация чаще разделяются на блоки:

    — устав, должностные инструкции, положения о структурных подразделениях; — приказы, распоряжения, решения, указания; — письма, докладные записки, справки.

Секретные документы могут быть предназначены только для служебного пользования или представлять сведения с ограниченным доступом в соответствии с законодательством РФ, а также государственную тайну.

Каждая классификация связана с функциональным и целевым назначением документации.

Очень важно оформляя договор, сделку на покупку недвижимости или иной ситуации необходимо точно понимать какой форме отдается предпочтение для придания документу юридической силы.

Правила оформления и основные реквизиты

Любая служебная бумага наделена несколькими внешними признаками, позволяющими однозначно отнести ее к тому или иному виду. К ним могут относится форма, тип носителя информации, метод фиксации данных.

При выборе способа оформления данных в делопроизводстве используется рукописное написание, печатание при помощи компьютера, графическое изображение, аудио и видеозапись.

Элементами (реквизитами) любого документа являются:

  • название,
  • адресат,
  • дата,
  • место составления или издания,
  • государственный герб,
  • код формы документа,
  • автор,
  • текстовая часть,
  • автограф должностного лица, (утверждения),
  • оттиск печати,
  • идентификатор электронной копии.

В соответствии с государственным стандартом делопроизводства 7.0.8-2013 эти составляющие являются обязательными элементами официальных бумаг.

Цель создания документа определяет число необходимых реквизитов, их состав.

От грамотного оформления с соблюдением всех норм зависит юридический статус бумаги, этим свойством она наделена на уровне законодательства.

Отсутствие обязательного реквизита лишает документ значимости, а оформленная на его основании сделка считается ничтожной, информация недостоверной.

Документация подтверждает правовые обязательства (деловую деятельность) предприятия в случае соблюдения утвержденного порядка оформления.

Совокупностью реквизитов называется формуляр.

Бланки бывают угловые и продольные (в зависимости от расположения реквизитов).

На практике достаточно часто встречается типовые формы того или иного вида документа (приказ, счет-фактура, накладная, платежная ведомость) и обязательные реквизиты для их заполнения определяется ГОСТом.

Разновидности документов в делопроизводстве наделены персональной информационной сущностью. На любом предприятии, ведущем хозяйственную деятельность, деловые бумаги служат обязательным звеном внутренней деятельности и обеспечивают взаимодействие между отделами.

Базой при принятии руководителем управленческих решений является актуальные и правдивые сведения.

Различные виды документации одновременно исполняют в делопроизводстве функции предмета труда и его результата.

Источник