6 апреля, 2022 Автор: Соня Крапива

Бланк передачи дел при образец

Передача дел при увольнении: инструкция для работодателя

Процедура передачи дел представляет собой прием-передачу документов и(или) материальных ценностей прежним работником новому. Разберемся, что делать, чтобы после расторжения трудового договора у сторон трудовых отношений не возникло взаимных претензий.

Кто обязан передавать дела

Если работник занимает руководящую должность или отвечает за какое-то имущество (материально ответственный), при увольнении он передает права, документы, ценности новому сотруднику, пришедшему на его место. Сама процедура передачи не прописана в законодательстве. Но у работодателя есть возможность в локальных нормативных актах указать перечень должностей, при увольнении с которых передача дел обязательна. Там же желательно прописать алгоритм действий, чтобы ни у кого не возникало вопросов, что и как делать.

Что делать работодателю

Если согласно внутренним ЛНА работник должен передавать дела, то после получения заявления об уходе от такого сотрудника можно готовиться к оформлению этой процедуры. Для начала работодатель готовит приказ, используя, например, наш образец плана передачи дел при увольнении. Главное требование к распоряжению — в нем надо четко указать: кто, кому и что передает, в какие сроки.

Содержание плана будет меняться в зависимости от специфики должности. Если смотреть в образец, главбуху придется отдать преемнику печати, пароли от сервисов для сдачи отчетности, бумаги на материальные ценности и основные средства, предоставить сведения по имущественным обязательствам. При увольнении кадрового специалиста или юриста новому работнику предстоит сдать совсем другие бумаги.

Независимо от того, что именно передают и кто в этом участвует, по завершении приема-передачи необходимо составлять акт. Он может быть в произвольной форме, но обязательно должен быть подписан минимум тремя лицами: увольняющимся, его преемником (или иным уполномоченным лицом), руководителем (заместителем). Такой документ в дальнейшем упростит взаимоотношения сторон рабочего процесса, а его образец смотрите ниже.

Нюансы, о которых нельзя забывать

Первое, о чем надо помнить, — заставить подчиненного передавать дела вне его рабочего времени или уже после увольнения нельзя. Поэтому распоряжение о приеме-передаче документов и ценностей можно выпустить заранее, без привязки к дате приема нового работника. Поскольку такой внутренний документ будет обязательным для исполнения, отказ можно расценивать как нарушение трудовой дисциплины. За это позволено привлекать к дисциплинарной ответственности. Кроме того, для восстановления документов, которые работник отказывает передать, работодатель вправе привлечь третье лицо и оплатить его работу. Но в таком случае расходы компании можно будет переложить на увольняющегося, но в пределах его среднемесячной зарплаты. При этом задерживать выплату остальных причитающихся сумм или выдачу трудовой книжки запрещено на уровне закона.

Еще один момент: нельзя заставить участвовать в процессе будущего сотрудника, если с ним еще не заключен трудовой договор. Если есть возможность, можно принять человека временно на свободную должность (должна иметь отношение к должности, которую в дальнейшем он будет занимать), уточнив при этом, что он обязан участвовать в процессе приема-передачи.

Что предпринять, если работник уволился, но ничего не передал? Поскольку законом такая процедура не предусмотрена, никаких санкций в отношении уволившегося быть не может. Поэтому один из вариантов — составить опись имеющихся бумаг и ценностей с приходом нового сотрудника. Это как минимум снимет ответственность с вновь принятого человека и подтвердит, что его предшественник не исполнял служебные обязанности должным образом.

Или:  Все о договоре купли продаже квартиры в 2020 году

Источник

Акт приема-передачи дел

Смена ответственного за делопроизводство лица может быть связана как с увольнением этого лица, так и с его уходом в отпуск, на больничный и так далее. Кроме того, по истечении определенного срока хранения в подразделении дела передаются в установленном порядке в архив организации или государственный архив.

Поскольку некоторые документы представляют культурную, историческую, экономическую и другую ценность, важно обеспечить их сохранность с тем, чтобы к ним позже можно было обратиться. Акт приема-передачи дел выполняет несколько функций:

  • Фиксирует текущее качественное и количественное состояние документов. При оформлении акта выявляются факты утери, порчи, гибели документов и т.п.
  • Позволяет выявить виновного за утерю документов и привлечь его к ответственности.
  • Ложится в основу приказа об организации розыска документов в случае, если обнаруживается утеря.

Процесс приема-передачи дел постоянного и длительного хранения осуществляется комиссионно.

Основанием для приема-передачи дел становится изданный руководителем организации приказ о смене ответственного лица.

Стоит помнить о том, что за утерю некоторых документов (например, бухгалтерских) организацию может ждать ответственность вплоть до уголовной.

Передавать дела можно как в пределах одной организации, так и из одной организации в другую, например, при разделении архивных фондов. Форма акта в данном случае не будет отличаться от внутренней. Количество экземпляров акта зависит от количества заинтересованных сторон.

Составление акта

В организации, как правило, существуют свои, разработанные на внутреннем уровне, формы актов приема-передачи дел. На нашем сайте имеется шаблон акта, которым вы можете воспользоваться для собственных нужд.

Акт приема-передачи дел должен содержать в себе следующие обязательные структурные элементы:

  1. «шапку», в которой указываются данные организации (наименование, адрес), для ИП — ФИО;
  2. дату и место составления акта, номер акта;
  3. основание для передачи — дату и номер приказа о смене ответственного лица;
  4. ФИО, должность лица, передающего дела;
  5. ФИО, должность лица, принимающего дела;
  6. перечень дел, оформленный в установленном порядке таким образом, чтобы документы были идентифицированы максимально четко (заголовок дела, номенклатурный номер, крайние даты);
  7. отметки о состоянии дел, если необходимо. Выносится, как правило, отдельным пунктом «Примечание». Здесь вносятся сведения об утере, повреждении или наоборот, обнаружении документов, утерянных прошлым ответственным лицом;
  8. отметку об итоговом количестве переданных единиц цифрами и прописью;
  9. подписи сторон и расшифровку.

Акт приема-передачи дел. Часть 1

С момента подписания акта ответственность за дела несет принявшее их лицо.

Хранение

Поскольку, как правило, передаются документы, имеющие ценность, акты не уничтожаются сразу после смены ответственного лица, а хранятся в подразделении, принявшем документы, в течение времени, совпадающего со временем хранения самих документов. То есть если в архив были переданы документы постоянного срока хранения, акт хранится также постоянно, поскольку становится учетным документом.

Или:  Образец сметы московской области

Источник

Акт приема передачи документов: образец

Передача официальных бумаг от одного лица к другому представляет собой юридически значимую процедуру и требует документального подтверждения. Таким подтверждением и является акт приема-передачи документов. Законодательство не имеет строго установленной формы такого документа. Подойдет и самостоятельно разработанная. Но она должна иметь обязательные реквизиты.

Акт приема-передачи документов: образец простой

Обязательные реквизиты в акте придадут ему юридическую силу. Эти реквизиты приведены в ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения», ГОСТ 6.10.5-87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца» и, в частности, в законе «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ. К обязательным реквизитам относятся:

  • название документа;
  • дата его составления;
  • ФИО, должности и подписи с расшифровкой составителей акта и лиц, обеспечивающих передачу документов;
  • перечень передаваемых по акту документов

Ознакомьтесь с простыми образцами акта приема-передачи документов. Бланки доступны для скачивания.

Заполнить акт вы можете как от руки в бумажной форме, так и в электронной на компьютере. В обоих случаях на документе должны стоять подписи передающих и принимающих лиц. По одному для каждой из сторон. Подписи ставят на каждом экземпляре документа.

Акт приема-передачи документов главного бухгалтера

Главный бухгалтер при увольнении обязан передать своему преемнику все документы и материальные ценности, за которые ответственна бухгалтерия. Руководитель оформляет соответствующий приказ.

По результатам передачи, как правило, оформляют акт либо специальную опись. Обратите внимание, что бухгалтерские документы, в частности первичку, отчетность, регистры, учетные политики, аудиторские заключения и т. п., нужно хранить не менее пяти лет после отчетного года. Включите подобные документы, по которым не истек срок, в опись или акт.

Акт приема-передачи документов при увольнении руководителя

Порядок передачи документации разработайте самостоятельно и утвердите внутренними документами. Оформите приказ о передаче.

На период передачи дел бывшим руководителем, заключите с ним срочный трудовой договор или гражданско-правовой договор. Это необходимо, если в трудовом договоре с ним не была закреплена обязанность передать дела вновь назначенному руководителю. Можете принять бывшего руководителя на должность заместителя при условии, что она вакантна.

Источник



Бланк передачи дел при образец

Акт приема-передачи дел это документ, предназначенный для официальной регистрации факта передачи обязанностей и должности от одного сотрудника другому при увольнении, уходе в отпуск или переводе в другой филиал/отдел. Составление происходит в несколько шагов:

  1. Создание специальной комиссии: Назначение приемника и полная проверка текущей документации/качества работы. На этом этапе выявляются всевозможные ошибки и нарушения, допущенные уходящим сотрудником. Позднее они будут перечислены в акте и обработаны назначенным на должность лицом. В случае обнаружения серьёзных просчётов/недостач вопрос выносится на более высокий уровень, после чего назначается повторная, углублённая проверка всей документации и проделанной работы;
  2. Подготовка документации и текущих задач к передаче: На этом этапе новый сотрудник обучается, принимает все дела и должностные инструкции, получает рекомендации и ответы на все возможные вопросы. Комиссия проверяет успешность прохождения обучения и принимает решение о переходе к следующему шагу.
  3. Оформление акта приема передачи дел: На основании полученных данных заполняется тело документа, и выставляются подписи всех участников процесса. После этого передача считается завершённой.
Или:  Проводим замену печного радиатора ВАЗ 2110 своими руками

Количество экземпляров определяется численностью заинтересованных сторон. Обычно, документ составляется для личного дела и для отдела кадров, т. е. в двух экземплярах.

Что же касается составления акта при уходе сотрудника (например, главного бухгалтера или руководителя ТСЖ) в отпуск, то процесс, аналогичен описанному выше, и для оформления используется один тот же образец. Разница лишь в том, что должность сдаётся на время и ошибки, допущенные в ходе работы, могут быть исправлены тем же сотрудником по возвращении из отпуска.

Важно! Для корректного оформления, с точки зрения законодательства, форму акта необходимо утвердить в учредительных документах и подготовить соответствующий приказ о порядке передачи дел и должности между сотрудниками.

Передача дел при смене главного бухгалтера

Так как это особый случай, рассмотреть его стоит отдельно. Во время увольнения главного бухгалтера проверкой занимается не только комиссия и приемник, но и специальная аудиторская компания или группа сотрудников. Во внимание принимаются все важные для организации процессы и документы:

  • Соответствие формы заполнения бухгалтерских документов стандартам предприятия;
  • Корректный учёт движения ДС, наличие необходимых документов, подходящие условия хранения наличности, своевременность регистрации всех операций;
  • Корректность учёта взаиморасчётов
  • Правильность начисления амортизации и допустимое состояние основных средств;
  • Корректный учёт имущества организации: своевременность проведения инвентаризации, наличие подписей главного бухгалтера, полнота учёта, состояние имеющегося имущества;
  • Правильность и своевременность расчётов с сотрудниками. Корректность оформления личной документации
  • Все вопросы, касающиеся налогового учёта и взаимодействия с гос. органами;
  • Надлежащее хранение бухгалтерских архивов и прочей документации;

Информация по каждому вышеперечисленному пункту заносится в акт приема-передачи дел, где свои подписи проставляют все члены комиссии, увольняющийся и вновь назначаемый главный бухгалтер, глава организации. Данный образец содержит унифицированную форму, официально утверждённую законодательством РФ:

Стоит также упомянуть, что акт приема-передачи используется и для обмена судебными делами между государственными органами судебного аппарата. Для составления подобного вида документа используется следующий образец:

Передача дел при смене руководителя товарищества собственников жилья

Как и любая другая организация, ТСЖ назначает и периодически переизбирает руководство, в связи с чем имеет место вопрос освоения должности новым сотрудником. Общая последовательность действий при смещении руководителя аналогична описанной выше ситуации (при увольнении). Специально созданная комиссия из трёх членов правления ТСЖ проводит комплексный аудит и регистрирует все недочёты, в том числе расхождения в вопросах инвентаризации и состоянии имущества. В случае раскрытия серьёзных нарушений, вопрос выносится на рассмотрение общего собрания.

Примерный образец акта приема-передачи должности и дел председателя ТСЖ:

Также предлагаем просмотреть полезную видеоконсультацию по оформлению увольнения главы бухгалтерского отдела:

Источник